Gmail-Konten bereinigen

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie vorhandene Gmail-Konten bereinigen, indem Sie bewusst alle geschäftlichen E-Mail-Adressen daraus entfernen. Wenn Ihr Unternehmen nicht Cloud Identity oder Google Workspace verwendet, haben einige Ihrer Mitarbeiter möglicherweise mithilfe von Gmail-Konten auf Google-Dienste zugegriffen. Einige dieser Gmail-Konten verwenden eventuell eine geschäftliche E-Mail-Adresse wie alice@example.com als alternative E-Mail-Adresse.

Ein Gmail-Konto sollte bereinigt werden, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

  • Sie möchten, dass der Inhaber des Gmail-Kontos zu einem verwalteten Nutzerkonto wechselt.
  • Sie möchten, dass das Gmail-Konto keine geschäftliche E-Mail-Adresse mehr als alternative Adresse verwendet. Mögliche Gründe dafür könnten sein, dass das Konto einem ehemaligen Mitarbeiter gehört oder Sie den Inhaber des Kontos nicht kennen.

Wenn Sie die geschäftliche E-Mail-Adresse aus einem Gmail-Konto entfernen, kann dies ein Risiko für Social Engineering minimieren: Wenn ein Gmail-Konto eine anscheinend vertrauenswürdige E-Mail-Adresse wie alice@example.com als alternative Adresse verwendet, kann der Inhaber des Kontos möglicherweise Mitarbeiter oder Unternehmen davon überzeugen, ihm Zugriff auf Ressourcen zu gewähren, auf die er nicht zugreifen darf.

Vorbereitung

Um ein Gmail-Konto zu bereinigen, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Jedes Gmail-Konto, das Sie bereinigen möchten, muss die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Eine der alternativen E-Mail-Adressen des Gmail-Kontos entspricht einer der Domains, die Sie Ihrem Cloud Identity- oder Google Workspace-Konto hinzugefügt haben. Sowohl primäre als auch sekundäre Domains sind zulässig, Alias-Domains werden jedoch nicht unterstützt.

Prozess

Die Bereinigung von Gmail-Konten funktioniert wie die Migration von Privatnutzerkonten, basiert jedoch auf der Idee, dass Sie absichtlich ein in Konflikt stehendes Konto erstellen.

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Vorgang. Rechteckige Felder auf der Seite Administrator kennzeichnen Aktionen, die ein Cloud Identity- oder Google Workspace-Administrator ausführt. Rechteckige Felder auf der Seite Nutzerkontoinhaber kennzeichnen Aktionen, die nur der Inhaber eines Privatnutzerkontos ausführen kann.

Diagramm: Der Bereinigungsprozess

Die Reihenfolge der Schritte unterscheidet sich geringfügig, je nachdem, ob der Inhaber des Gmail-Kontos zu einem verwalteten Nutzerkonto wechseln soll oder ob das Konto einfach seine geschäftliche E-Mail-Adresse aufgeben soll.

Zu einem Wechsel zu einem verwalteten Konto auffordern

Wenn Sie möchten, dass ein Nutzer zu einem verwalteten Konto wechselt, erstellen Sie in Cloud Identity oder Google Workspace ein Nutzerkonto für diesen Nutzer. Verwenden Sie als primäre E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse, die im Gmail-Konto als alternative E-Mail-Adresse eingetragen ist. Wenn der Gmail-Nutzer bob@gmail.com beispielsweise bob@example.com als alternative E-Mail-Adresse angegeben hat, verwenden Sie bob@example.com als primäre E-Mail-Adresse für den Cloud Identity- oder Google Workspace-Nutzer.

Der Inhaber des betroffenen Kontos hat zwei Möglichkeiten, sich anzumelden: über die Gmail-Adresse oder über die geschäftliche E-Mail-Adresse. Wenn sich der Inhaber mit der Gmail-Adresse anmeldet, wird die folgende Nachricht angezeigt. Sie gibt an, dass die geschäftliche E-Mail-Adresse vom Nutzerkonto getrennt wurde:

Screenshot: Nachricht, dass Ihr Konto geändert wurde

Der Kontoinhaber sieht diese Nachricht nur einmal. Wenn sich der Inhaber stattdessen mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse anmeldet, wird ein Auswahlbildschirm angezeigt:

Screenshot: Auswahlbildschirm

Wenn der Nutzer Google Workspace-Organisationskonto auswählt, muss er sich mit den Anmeldedaten des neu erstellten Nutzerkontos in Cloud Identity oder Google Workspace authentifizieren. Wenn er einen externen IdP verwendet, ist eine Einmalanmeldung Teil dieses Vorgangs. Da das Nutzerkonto in Cloud Identity oder Google Workspace neu ist, werden keine Daten vom Gmail-Konto übertragen.

Wenn der Nutzer Individuelles Google-Konto auswählt, wird ihm sein Gmail-Konto angezeigt, aber die folgende Meldung informiert ihn, dass die geschäftliche E-Mail-Adresse vom Nutzerkonto getrennt wird:

Screenshot: Die Adresse wird getrennt.

Nach der Bestätigung wird eine weitere Meldung angezeigt:

Screenshot: Meldung, dass die primäre Adresse geändert wurde

Konten zum Aufgeben der geschäftlichen E-Mail-Adresse zwingen

So können Sie ein Konto dazu zwingen, seine geschäftliche E-Mail-Adresse aufzugeben:

  1. Erstellen Sie in Cloud Identity oder Google Workspace ein Nutzerkonto mit der entsprechenden geschäftlichen E-Mail-Adresse. Da das verwaltete Nutzerkonto nie verwendet werden soll, weisen Sie ihm ein zufälliges Passwort zu.
  2. Löschen Sie das soeben erstellte Nutzerkonto.

Wenn Sie ein mit einem Privatnutzerkonto in Konflikt stehendes verwaltetes Konto erstellen und sofort wieder löschen, muss der Inhaber des Privatnutzerkontos dieses daraufhin umbenennen.

Der Inhaber des betroffenen Kontos hat zwei Möglichkeiten, sich anzumelden. Entweder nutzt er die Gmail-Adresse oder die geschäftliche E-Mail-Adresse:

  • Wenn sich der Inhaber mit der Gmail-Adresse anmeldet, wird die folgende Nachricht angezeigt. Sie gibt an, dass die geschäftliche E-Mail-Adresse vom Nutzerkonto getrennt wurde:

    Screenshot: Die geschäftliche E-Mail-Adresse wurde vom Nutzerkonto getrennt.

  • Wenn er sich stattdessen mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse anmeldet, wird folgende Nachricht angezeigt:

    Screenshot: Nachricht nach der Anmeldung mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse

    Nach der Bestätigung wird eine weitere Meldung angezeigt:

    Screenshot: Neue primäre Adresse

    Alle Einstellungen und Daten, die mit diesem Nutzerkonto erstellt wurden, sind vom Umbenennungsprozess nicht betroffen. Bei künftigen Anmeldeversuchen muss der Nutzer jedoch die Gmail-Adresse verwenden, da die geschäftliche Adresse nicht mehr mit dem Nutzerkonto verknüpft ist.

Best Practices

Wir empfehlen die folgenden Best Practices für das Bereinigen von Gmail-Konten:

Weitere Informationen