Paramètres d'administration - Envoi automatique d'e-mails

Règlement concernant les données envoyées par e-mail

Lors de la distribution de contenu Looker par e-mail, vous pouvez spécifier si le contenu est joint à l'e-mail ou intégré dans le corps de l'e-mail, ou fournir un lien vers le contenu dans Looker, ou les deux.

La page Envoi automatique d'e-mails, accessible depuis le panneau Admin sous Alertes et planifications, permet aux administrateurs de Looker de définir une règle de partage des données qui s'applique à toutes les distributions ponctuelles et planifiées d'e-mails utilisant la destination native de la messagerie Looker. Cette règle ne s'applique pas aux e-mails distribués à l'aide d'autres destinations natives ou de services intégrés de Looker via Looker Action Hub ou un hub d'action personnalisé.

Le paramètre Emailed Data Policy (Règles relatives aux données par e-mail) sélectionné s'applique à toutes les distributions ponctuelles ou programmées d'e-mails (nouveaux et existants). Ce paramètre ne peut pas être géré au niveau du modèle, ni pour des envois ponctuels ou planifiés.

Les Règles sur les données par e-mail incluent l'une des trois options de distribution suivantes:

  • Envoyer un lien uniquement: les e-mails ne contiendront qu'un lien et devront être associés à un compte Looker pour afficher l'affichage ou le tableau de bord planifié. Looker recommande cette option pour diffuser des données sensibles.
  • Envoi de données uniquement : vous pouvez joindre ou visualiser des tableaux de données ou des visualisations dans des e-mails.
  • Envoyer des liens et des données: vous pouvez joindre des tableaux de données ou des visualisations à vos e-mails, ou les intégrer dans un e-mail. Les utilisateurs peuvent choisir d'inclure des liens vers Looker pour chaque livraison.

Options de stratégie de données par e-mail par défaut

Lors de la mise à jour de Looker 7.8+ (ou version antérieure) de Looker 7.6 ou d'une version précédente, l'option Envoyer les liens et les données est sélectionnée par défaut. Voici quelques exceptions:

Si vous sélectionnez l'option Envoyer un lien uniquement lorsque vous configurez l'envoi d'e-mails via l'onglet Regards, tableaux de bord et anciens tableaux de bord, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre distribution, de lister les destinataires des e-mails, de définir le déclencheur ou la fréquence de diffusion et d'ajouter des options de planification avancées supplémentaires.

Vous pouvez consulter le résumé en bas du planificateur pour vérifier les paramètres de diffusion.

Ce message contient:

  • Nom de la distribution figurant dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de l'onglet "Explorer" ou de la section "Explorer". Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre d'un contenu Looker.
  • Un lien vers l'option Afficher le tableau de bord complet (pour les livraisons du tableau de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les livraisons de type "Regarder" ou "Explorer")
  • Message indiquant que l'administrateur Looker exige que vous vous connectiez à Looker pour afficher le contenu planifié.
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Pour afficher le contenu, les utilisateurs qui cliquent sur le lien envoyé par e-mail doivent se connecter à Looker et être autorisés à accéder au modèle à partir duquel le contenu est basé. Les envois par e-mail des planifications créées à partir de contenus intégrés n'incluront pas les liens renvoyant à Looker.

Envoyer des données seulement

Lorsque l'option Envoyer uniquement les données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi d'e-mails, de tableaux de bord et d'anciens tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de donner un nom à votre envoi, de lister les destinataires des e-mails, de choisir un format de données, de définir le déclencheur ou la fréquence de diffusion et d'ajouter des options de planification avancées supplémentaires.

Vous pouvez vérifier le Récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Programmer pour vérifier les paramètres de diffusion.

Ce message contient:

  • Nom de la distribution figurant dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de l'onglet "Explorer" ou de la section "Explorer". Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre d'un contenu Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, selon le format de données sélectionné.
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Toutes les personnes qui reçoivent l'e-mail peuvent consulter le contenu intégré ou joint.

Lorsque l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi d'e-mails, de tableaux de bord et d'anciens tableaux de bord par e-mail, le programmeur contient des champs permettant de nommer votre distribution, de répertorier les destinataires des e-mails, de choisir un format de données, de définir le déclencheur ou la fréquence de diffusion et de spécifier des options de planification avancées supplémentaires. Vous pouvez aussi décider d'inclure ou non des liens vers le contenu Looker dans le corps de l'e-mail.

Vous pouvez vérifier le Récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Programmer pour vérifier les paramètres de diffusion.

Ce message contient:

  • Nom de la distribution figurant dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de l'onglet "Explorer" ou de la section "Explorer". Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre d'un contenu Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, selon le format de données sélectionné.
  • Un lien vers l'option Afficher le tableau de bord complet (pour les livraisons du tableau de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les livraisons de type "Regarder" ou "Explorer")
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut afficher le contenu intégré ou joint, mais le destinataire doit se connecter à Looker pour afficher le contenu Looker lié à l'e-mail. Les envois par e-mail des planifications créées à partir de contenus intégrés n'incluront pas les liens renvoyant à Looker.

Modification de l'option de stratégie de données de messagerie

Dans votre instance Looker, une option de stratégie de données par e-mail par défaut est sélectionnée en fonction des paramètres de l'instance avant une mise à jour de Looker 7.8. Toutefois, les administrateurs Looker peuvent modifier ce paramètre par défaut à tout moment en accédant à la page Envoi d'e-mails programmés du panneau Admin sous Alertes et planifications.

Si vous modifiez la règle concernant les données par e-mail, vous risquez de perturber les workflows automatisés configurés pour utiliser la messagerie. Les administrateurs doivent vérifier auprès de leurs utilisateurs s'ils ont été configurés et décider de la façon de gérer les modifications apportées à la règle relative aux données envoyées par e-mail.

Vous devrez peut-être tenir compte de facteurs supplémentaires et de compromis lorsque vous décidez de changer d'option de règle concernant les données par e-mail. Le tableau ci-dessous indique dans les grandes lignes ce qu'il advient d'une distribution planifiée lorsque les administrateurs changent d'option de règles d'envoi de données par e-mail.

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Si vous passez à l'option Envoyer un lien uniquement, tous les nouveaux envois ponctuels et planifiés par e-mail seront envoyés uniquement avec des liens renvoyant vers Looker et le titre du contenu Looker, plutôt que des contenus Looker intégrés ou joints.

De plus, les planifications existantes ne renvoient que les liens à Looker, même si elles avaient été précédemment configurées pour envoyer des données et des visualisations.

Les planifications existantes à partir d'une instance Looker qui avaient activé l'option de stratégie de données Envoyer des liens et des données mais n'ayant pas activé l'option Inclure les liens dans le planning ne seront pas transmises. Ces planifications s'affichent sur la page Historique du programmeur du panneau Admin, et un message d'erreur indique que l'option permettant d'inclure les liens dans les e-mails planifiés doit être activée lorsqu'une règle Envoyer uniquement un lien est activée. La planification doit être recréée pour résoudre l'erreur. La duplication des dates non valides ne permet pas de résoudre l'erreur.

Destinataires externes

Vous pouvez utiliser la page Envoi automatique d'e-mails dans la section Alertes et planifications du menu Admin pour surveiller les données envoyées par Looker à des utilisateurs non-utilisateurs. La page Envoi automatique d'e-mails répertorie toutes les adresses e-mail qui sont censées recevoir des looks ou des tableaux de bord, mais qui ne sont pas associées à l'un des comptes utilisateur de votre instance Looker.

Le tableau des adresses e-mail externes qui s'affiche sur la page contient les informations suivantes:

Colonne Définition
E-mail Adresse e-mail externe.
Programmé pour le Vue ou tableau de bord dont l'envoi est programmé vers l'adresse e-mail externe. Chaque entrée de cette colonne est un lien vers le style ou le tableau de bord.
Programmé par Nom de l'utilisateur Looker qui a créé la planification.