세아그룹 : Google Workspace 도입으로 자리잡은 협업 문화, 제조・생산 분야의 디지털 트랜스포메이션 밑거름
SeAH에 대하여
세아그룹은 1960년 설립해 60년 넘게 철강을 중심에 둔 전문 기업으로 성장해 왔습니다. ‘세계 속 아시아 일류 기업’이 되고자 했던 목표는 ‘세상을 아름답게’라는 의지로 변화하며 철강 시장의 지속 가능성을 꾀하고 있습니다. 세아그룹은 시대의 변화를 이끌어온 강관에서 새로운 시대를 열어가는 특수강을 넘어 로봇과 에너지 등 철강과 시너지를 낼 수 있는 새로운 시장으로 영향력을 넓혀가고 있습니다.
어떤 어려움을 겪고 계신지 알려주세요. Google Cloud가 도와드리겠습니다.
문의하기
VNTG에 대하여
VNTG는 제조 현장의 디지털 트랜스포메이션을 이끄는 IT 서비스 전문 기업입니다. 생산 공정에 대한 이해와 경험을 바탕으로 현장의 가치와 IT의 융합을 명확히 이해하고 제조 기업이 데이터 중심의 디지털 업무 환경을 갖출 수 있도록 맞춤형 IT 서비스를 제공합니다.
세아그룹은 온프레미스 기반의 그룹웨어와 파일 관리가 중심이 되는 문서중앙화, DRM을 기반으로 이뤄지던 업무 환경을 Google Workspace로 전환했습니다. 파일이 오가고, 취합되면서 이뤄지던 일들이 링크를 기반으로 관리되고, 많은 사람들이 동시에 접근할 수 있기 때문에 일의 진행이 비교할 수 없을 만큼 빨라졌습니다. 권한 중심의 보안 정책은 이력과 흐름을 명확히 파악할 수 있으면서도 업무 편의성이 높아졌습니다. 세아그룹의 구글 워크스페이스 도입은 어려운 결단이었지만 디지털 트랜스포메이션의 필요성을 경험하고 공감하는 밑바탕이 되어 주었습니다.
구글 클라우드 사용 효과
- DRM 대체하는 빠르고 안전한 문서 관리
- 글로벌 그룹사의 매끄러운 그룹웨어 활용
- 제조, 생산 현장의 디지털 도구 경험 안착
협업 중심 업무 문화로 디지털 전환의 공감대 정착
세아그룹은 60년 이상 다양한 산업 분야에 철강과 핵심 소재를 공급해 왔습니다. 국내외에 40개의 철강 전문 계열사가 건설부터 자동차 등 전통적인 산업 외에도 로봇, 에너지, 친환경 기술 등 다양한 분야에서 경쟁력을 자랑하고 있습니다. 세아는 최근 철강을 바탕으로 성장할 미래 산업을 위해 비즈니스의 디지털 트랜스포메이션을 추진하고 있습니다. Google Workspace는 문서와 커뮤니케이션을 중심에 두고 세아의 일하는 문화가 디지털로 전환하는 데에 중요한 역할을 맡고 있습니다.
"제조업에도 디지털을 중심으로 한 강력한 변화가 필요하다는 경영진의 목표가 있었습니다. 생산 현장도 디지털 트랜스포메이션 기반의 스마트 팩토리에 대한 기대와 요구가 늘어나는 추세이기 때문입니다. 이에 발맞춰 일하는 방법과 환경 자체가 변화해야 한다는 공감대가 사내에 자리를 잡게 됐습니다."
세아홀딩스 정보전략팀 김덕우 수석은 Google Workspace의 도입이 단순한 문서 도구, 클라우드 데이터 저장 등의 문제가 아니라 업무 환경의 변화, 더 나아가 데이터를 중심으로 철강, 제조 산업의 변화를 받아들일 수 있는 기반을 목표로 하고 있다고 설명합니다.
협업, 함께 일하는 방법의 변화
세아그룹은 그동안 사내에서 직접 개발한 그룹웨어를 온프레미스 환경에서 운영해 왔습니다. 이메일부터 사내 게시판, 서류 결재 등을 담고 있는 전통적인 그룹웨어는 애초 계획했던 그 자체의 역할을 잘 해냈지만 협업과 모바일이 중요하게 여겨지는 새로운 업무 환경을 품기에는 한계가 있었습니다. 변화는 더 빠르게 일어나고, 서류가 오가면서 업무가 진행되는 전통적인 방법을 대체해 효율성과 창의성을 높일 수 있는 방법이 필요했습니다.
이 고민은 2018년부터 이뤄졌습니다. 세아그룹은 Google Workspace 뿐 아니라 여러 협업 도구를 통한 변화와 시나리오를 고민했습니다. 협업 도구의 변화는 곧 업무 문화를 바꾸는 것이기 때문에 조심스러울 수밖에 없습니다. 명확한 지향점을 이룰 수 있는 서비스를 선택해야 했습니다.
하지만 도입을 검토하는 시점에서도 클라우드에 대한 불안감이 있었습니다. 기본 업무 인프라를 외부에 의존하는 데에 대한 걱정과, 기존 업무 환경을 반영하는 것에 대한 기술적인 문제, 그리고 DRM(Digital Rights Management) 기반의 문서 중앙화 시스템이 자리를 잡았기 때문입니다. Google Workspace는 문서를 다루는 방법부터 커뮤니케이션의 방법, 더 나아가 보안과 일하는 문화 등 거버넌스 전반에 변화를 주어야 하기 때문에 전체 구성원의 변화에 대한 공감대가 필요했습니다.
"문서의 관리는 늘 고민거리입니다. 문서 중앙화와 DRM은 모든 데이터가 체계적으로 관리되고 외부의 공격에서 안심할 수 있지만 이메일로 파일이 오가면서 업무가 이뤄지고, 파일을 쓸 때마다 DRM을 관리해야 하는 것은 어떻게 보면 업무 방식의 후퇴라고 느껴졌습니다. 업무의 패러다임이 바뀌고 있는 것은 분명하기 때문에 변화가 필요했습니다."
김덕우 수석은 기업 업무의 진행은 문서 흐름과 밀접하게 관련이 있다고 설명합니다. 혼자 처리하는 일보다 팀원간, 부서간 협업이 문서가 오가는 가운데 일어나는 것이 일반적입니다. 하지만 문서가 보안 장치로 잠겨 있고, 원격으로 접속이 이뤄지지 못하는 데다가 파일 단위로 오가는 것이 이제까지의 일하는 방법이었습니다. Google Workspace는 그 방법을 바꾸는 출발점이 되었습니다. 하나의 일을 함께 처리해 나가는 것입니다.
"부서간의 피드백이 모여서 하나로 완성되어야 하는 보고서를 만드는 일이 많습니다. 그런데 Google Workspace를 이용해서 2시간도 되지 않는 시간에 대표이사의 결재까지 마무리된 일이 있습니다. 이전같으면 이메일로 파일이 몇 차례 오가고, 인쇄해서 수정하는 과정이 반복되어야 했고, 문서가 결재 과정을 거쳐서 보고가 이뤄져야 했습니다. 며칠 걸리는 과정인데, Google Workspace를 이용해 업무와 관련된 모두가 한 개 문서에서 동시에 완성해 가는 과정이 놀라웠습니다."
누군가는 이동하는 지하철에서 처리하고, PC가 아니라 모바일로 결정이 이뤄지기도 합니다. 첨부가 아니라 링크를 통해서 업무가 흘러가기 때문에 파일 관리가 쉽고, 버전에 따른 혼선이 사라졌습니다.
문서 관리와 보안, 생각의 변화가 낳은 업무 흐름의 변화
세아그룹은 문서 관리를 위해서 문서 중앙화와 DRM을 이용했습니다. 이는 기업들이 문서 보안을 위해 가장 일반적으로 선택했던 방법입니다. 기본적으로 유출이나 해킹에서 문서를 보호할 수 있고, 문서가 한 곳에서 관리되기 때문에 기록이 자산으로 모이는 효과를 낳았습니다. 문서를 디지털로 정리하고 통합 관리하는 초기 단계라고 할 수 있습니다.
하지만 Google Workspace는 전혀 다른 방식으로 관리를 합니다. DRM 대신 계정 단위의 권한 관리가 이뤄집니다. 문서는 애초에 개인의 PC가 아니라 클라우드에 보관되고, 문서의 주소와 권한을 가진 사람은 누구든 문서에 적절한 방법으로 접근할 수 있습니다.
물론 문서 보안에 대한 우려가 없던 것은 아닙니다. DRM을 푸는 것은 단순한 암호 해제가 아니라, 문서의 관리 체계 자체를 바꾸는 정책의 변화이기 때문입니다. 하지만 세아그룹은 DRM과 문서 중앙화는 현 시대에 맞지 않는 부분이라고 판단했습니다. 무엇보다 DRM으로 통제되면서 온라인 협업이 이뤄질 수 없는 시스템의 한계를 이겨내야 했습니다. Google Workspace는 보안 정책 자체를 변경하는 과정인 셈입니다.
"백신이 없어도 되겠다는 생각이 들 정도입니다. PC를 비롯한 기기에는 문서 파일이 아예 없고, 모든 업무 기록은 구글 드라이브에 남습니다. 문서의 버전 관리나, 외근시 파일을 챙기는 불편이 아예 사라졌고, 오히려 PC에 업무 관련 파일을 담는 것이 오히려 더 불편해졌습니다. 동기화 걱정 없이 모든 문서는 어디에서나 항상 최신의 상태로 열어볼 수 있고, 계속해서 공동 작업이 이뤄지면서 꾸준한 생명력을 갖습니다."
김덕우 수석은 보안에 대한 우려는 적고, 얻을 수 있는 효과는 훨씬 크다고 말합니다. 특히 협업에 대한 가치와 DRM, 문서 중앙화를 맞바꾼 것은 무엇보다 큰 가치를 만들어낸다고 설명합니다. 당연히 보안으로 인한 말썽도 없었습니다.
보안의 관점도 달라졌습니다. Google Workspace로 공유한 문서는 누가 언제 열어보고, 어떤 작업을 더했는지에 대한 이력이 꼼꼼하게 남습니다. 또한 공유된 상대에게 적절한 권한 관리가 이뤄지기 때문에 보안과 관리가 매우 쉽게 이뤄집니다. 이전에는 변경이 이뤄지면 안 되는 문서는 PDF로 변환하고, 배포시에도 외부에 유출에 대한 당부를 해야 했습니다. 하지만 사실상 상대방에게 보낸 이후의 관리는 쉽지 않습니다. Google Workspace의 문서는 철저히 권한 중심의 관리 체계를 갖고 있기 때문에 읽기 전용, 혹은 편집 권한을 나눌 수 있습니다. 누가 문서를 열어보고 첨부해서 어디로 전송했는지, 다운로드가 이뤄졌는지 등 사후의 기록이 빠지지 않고 남기 때문에 오히려 관리가 더 쉽습니다.
문서중앙화와 DRM은 문서가 사내에 있을 때는 그 어떤 방법보다 탄탄한 보안이 이뤄지긴 합니다. 문서는 한 곳에서 통합 관리가 이뤄지고 사외 반출 승인 프로세스를 거쳐서 암호화된 문서를 푸는 제한적인 권한을 통해서 문서가 열리기 때문입니다. 외부의 공격에서 자유롭고, 처음 문서를 여는 사람에 대한 이력 관리는 이뤄지지만 일단 DRM이 풀린 이후에는 복제나 인쇄 등 아무 것도 추적, 관리할 수 없습니다.
쓰지 않을 때 꽁꽁 싸매고 있다가 업무를 위해서 푼 이후에 관리가 안 되는 것보다는 문서의 유통과 흐름을 읽는 것이 보안적으로 유리할 뿐 아니라 사내에서도 도메인 권한을 중심으로 문서에 제한이 없는 것처럼 매끄럽게 협업이 이뤄지기 때문에 훨씬 효율적입니다. 문서가 확실히 통제될 수 있다는 확신을 주는 것입니다.
직접 개발한 맞춤형 그룹웨어로 Google Workspace 가능성 확대
지금은 Google Workspace로 문서를 만들고, Google Meet로 대화하는 것이 자연스럽지만 시작은 세아 그룹의 IT 계열사인 VNTG가 이메일을 Gmail로 전환하는 데에서 시작했습니다. 스스로 확신을 가질 수 있어야 했고, 가장 잘 활용할 수 있는 부서가 성공적인 전환 시나리오를 만들어야 했습니다.
Gmail에 대한 사내 반응은 매우 빨랐습니다. 무엇보다 이전보다 스팸 메일이 비약적으로 줄었고, 보안적으로 실수할 수 있는 확률이 크게 줄었습니다. 보안과 장애에 대한 우려는 온프레미스로 운영하는 것과 비교할 수 없을 만큼 안정적이었습니다. 이메일 뿐 아니라 서비스 전체에 대한 신뢰도가 높기 때문에 IT 부서 입장에서도 위기에 대한 부담이 크게 줄었습니다. 이후 파일 대신 링크 중심으로 문서를 다루는 시나리오들이 시험되면서 2022년 5월부터 전사적인 전환이 이뤄졌습니다.
그 사이에 팬데믹을 통한 협업과 매끄러운 온라인 커뮤니케이션에 대한 수요가 뒤따랐고, 사내에서 여러가지 경험들이 이뤄졌습니다. 그 경험의 밑바탕으로 협업 플랫폼의 중요성이 사내에 널리 퍼졌고, 치밀한 검토를 거쳐 성공적으로 Google Workspace의 이전이 이뤄졌습니다.
Google Workspace 도입 이후 IT 관리 부서의 일도 바뀌었습니다. 도입이 이뤄지는 기간동안 자연스럽게 업무의 이동이 이뤄지면서 온프레미스에서 구글 클라우드 중심으로 접근이 옮겨졌고, 주로 다루는 언어도 C#에서 자바로 바뀌었습니다. 장애와 시스템 관리 대신 기능에 대한 부분에 집중됐고, 직원들의 요구사항에 직접 대응할 수 있도록 하는 것이 주 업무 형태가 되었습니다. 훨씬 생산성이 높아진 셈입니다.
특히 Google Workspace를 원하는대로 맞춤 관리할 수 있는 기술이 눈에 띕니다. 그룹웨어를 고민하는 기업들의 가장 큰 골칫거리는 전자결재입니다. 특히 우리나라의 업무 환경이 관리자들의 순차적인 상신 절차가 중요시되기 때문에 이를 효과적으로 받아들일 필요가 있었습니다. 특히 그룹사들의 경우 여러 계열사에 여러 역할로 겸직하는 경우가 있었습니다.
"시중에 나와 있는 전자결재 시스템들을 여럿 검토하고, 다른 기업들의 사례들을 살폈지만 현실적으로 입맛에 꼭 맞는 전자 결재 솔루션을 찾을 수는 없었습니다. 고민 끝에 IT 계열사인 VNTG를 통해 Google Workspace 기반의 전자결재 솔루션을 직접 개발했습니다. 이는 사내의 문화와 경험이 녹아 있기 때문에 필요한 시나리오들이 모두 검토됐고, 요구사항들을 세세하게 반영해서 완성했습니다. 인터페이스도 이전보다 더 좋아졌고, 새로운 기능에 대한 반영도 훨씬 수월해졌습니다. 그룹웨어 전체적으로 더 나은 경험을 주면서 Google Workspace의 자연스러운 이전에도 도움을 주었습니다."
김덕우 수석은 아직 국내에 그룹사 수준의 Google Workspace 기반 결재 솔루션이 흔치 않은데, 충분히 가능할 뿐 아니라 기존 환경보다 더 나은 솔루션을 운영할 수 있다는 것을 증명했다고 설명합니다. Google Workspace를 국내 업무 문화에 맞추는 것이 기술적으로 장벽이 없다는 것을 보여준 것입니다.
글로벌 접근성도 매우 좋아졌습니다. 세아그룹은 해외의 계열사도 많고, 전 세계를 시장으로 다양한 비즈니스가 이뤄지다 보니 해외에서 온프레미스 그룹웨어는 국내에서 운영되다 보니 해외에서 접속하는 과정이 순탄하지만은 않았습니다. 매끄럽지 않은 커뮤니케이션은 해외 프로젝트의 걸림돌이 되는 경우가 많았는데, 이를 해결하기 위해서 이미지를 줄이고, UI를 간소화한 라이트 버전을 운영하기도 했습니다. 하지만 UX가 다르고, 근본적인 속도 문제가 매끄럽게 해결되는 것도 아니었습니다.
Google Workspace는 전 세계 어디에서도 접근성이 뛰어났습니다. 해외 어디에서든 접속 속도가 빨랐고, 대용량 파일을 주고받거나 실시간 문서 협업이 비교할 수 없을 만큼 빨랐습니다.
"기나긴 디지털 트랜스포메이션 여정의 밑거름"
"지난해 5월 4500여 명 임직원 모두가 Google Workspace로 이전이 완료됐습니다. 하지만 지금도 꾸준히 변화 관리가 이어지는 과정입니다. 수많은 직원들이 오랫동안 써 오던 파일 중심의 업무 방법을 바꾸는 것은 쉽지 않습니다."
김덕우 수석은 Google Workspace의 도입은 2018년 처음 고민이 이뤄질 때부터 도입, 운영이 이뤄지는 지금까지도 진행형이라고 설명합니다. 단번에 바꿀 수 있는 일이 아니었기 때문에 철저한 시나리오의 검토와 기술적인 분석이 필요했고, 그 과정에서도 Google Workspace로 가는 것이 옳다는 확신을 가져야 했습니다. 내부 직원들의 교육과 적극적인 활용으로 공감대를 만드는 것도 중요했습니다.
도입 이후 서서히 Google Workspace의 강점을 이해하는 구성원들이 늘어나면서 성과는 눈에 띄게 늘어나고 있습니다. 특히 데이터의 활용, 디지털 전환에 대한 아이디어들이 나오기 시작했습니다. 생산 현장에서 대시보드를 공동으로 구축해서 공장의 대형 모니터에 주요 지표들을 띄우기도 하고, 글로벌 법인의 실적 데이터를 만들 때 취합 과정 없이 각 법인에서 각각의 데이터를 채워넣는 것으로 리포트가 완성됩니다. 데이터의 취합은 이전과 비교할 수 없을 만큼 빨라졌고, 그 정확도도 높아졌습니다.
다소 보수적인 생산 현장의 분위기가 달라지고 있는 것이지요. Google Workspace를 기반으로 그룹웨어가 구축됐기 때문에 내선 전화도 그대로 연결되어 있고, 그룹사 모두의 조직 구조가 한 눈에 들어오기 때문에 연결이 매우 쉬워졌습니다. Google Meet를 통한 화상 회의도 자연스럽게 문화로 정착됐습니다. 지금도 공장에는 데스크톱 PC를 쓰는 경우가 많기도 하고, 조용한 사무실에서 화상 회의를 하는 것도 쉽지는 않습니다. 이전에는 일부 회의실에 고가의 전용 화상 회의 솔루션을 설비해 두기도 했지만 모두가 이를 활용하는 것은 어려운 일이었습니다. Google Meet는 어디에서든 갖고 있는 기기로 접속할 수 있기 때문에 현장에서도 어디에서든 미팅에 참여할 수 있습니다.
"현장의 디지털 트랜스포메이션은 여전히 진행중입니다. Google Workspace의 활용은 그 변화의 한 가지 접근 방법입니다. 어떻게 보면 이메일이 Gmail로 바뀌고, 문서 편집 도구가 달라진 게 전부라고 느낄 수도 있지만 실제로는 문서를 다루고 커뮤니케이션하는 근본적인 방법이 달라지면서 이동성, 협업, 보안을 바라보는 가치가 완전히 달라졌습니다."
세아그룹은 최근 CIO실을 새로 열고, IT와 디지털트랜스포메이션을 중심으로 변화하는 큰 그림을 계속해서 그려 나가고 있습니다. Google Workspace 이후 세아그룹의 디지털 트랜스포메이션은 그저 새로운 도구의 도입이 아니라 IT를 기반으로 생각과 변화해야 한다는 당위성을 더 탄탄하게 만들어주는 밑바탕이 되었습니다.
어떤 어려움을 겪고 계신지 알려주세요. Google Cloud가 도와드리겠습니다.
문의하기
SeAH에 대하여
세아그룹은 1960년 설립해 60년 넘게 철강을 중심에 둔 전문 기업으로 성장해 왔습니다. ‘세계 속 아시아 일류 기업’이 되고자 했던 목표는 ‘세상을 아름답게’라는 의지로 변화하며 철강 시장의 지속 가능성을 꾀하고 있습니다. 세아그룹은 시대의 변화를 이끌어온 강관에서 새로운 시대를 열어가는 특수강을 넘어 로봇과 에너지 등 철강과 시너지를 낼 수 있는 새로운 시장으로 영향력을 넓혀가고 있습니다.
VNTG에 대하여
VNTG는 제조 현장의 디지털 트랜스포메이션을 이끄는 IT 서비스 전문 기업입니다. 생산 공정에 대한 이해와 경험을 바탕으로 현장의 가치와 IT의 융합을 명확히 이해하고 제조 기업이 데이터 중심의 디지털 업무 환경을 갖출 수 있도록 맞춤형 IT 서비스를 제공합니다.