아시아경제 : Google Workspace로 커뮤니케이션 협업 중심의 새로운 미디어 업무 문화 정착
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아시아경제는 1988년 창간한 경제 미디어입니다. 대한민국 뿐 아니라 전 세계의 다양한 경제 환경을 전문가의 시각으로 바라보고 알기 쉽게 전달하는 것을 목표로 다양한 뉴스를 만들고자 합니다. 급변하는 미디어 환경에서 더 나은 소식을 전하기 위해 뉴스를 신문과 다양한 디지털 환경을 통해 제공하면서 다각도로 독자를 만나고 소통하는 미디어 플랫폼으로 발돋움하고 있습니다.
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넷킬러 'Netkiller' 는 2008년부터 지난 15년간 구글 워크스페이스 기반의 엔터프라이즈 솔루션을 개발해온 구글 빌드(Build) 파트너사이자, 구글 클라우드 프리미어(Premier) 등급의 컨설팅 파트너입니다. 넷킬러의 연구소와 고객 센터는 한국 서울과 부산, 그리고 미국 실리콘밸리의 'Palo Alto'에 위치하고 있으며, 구글로부터 미국 캘리포니아 지역에 위치한 IT 기업에 대한 구글 워크스페이스 기술 멘토 파트너사로 선정되어 트워터'Twitter', 주정부 산하 시청, 그리고 Costco와 FILA 등 다수의 글로벌 기업들에 대하여 고급 구글 워크스페이스 컨설팅을 제공하고 있습니다. 넷킬러의 주요 제품인 'Netkiller ISMS' 은 기업이 Google Workspace 도입 시 각 산업별 보안 요건과 규정을 충족하는데 꼭 필요한 DLP와 서 공유 상태, 이력 추적 기능 등을 제공합니다. 국내 고객 사례로는 '카카오 그룹' 등이 있습니다.
아시아경제는 빠르게 변화하는 미디어 시장에서 더 나은 콘텐츠를 만들어내기 위해서는 원활한 커뮤니케이션과 매끄러운 협업이 중심이 되는 새로운 업무 문화가 필요하다고 판단했습니다. Google Workspace는 기존의 일방적인 소통을 양방향으로 바꾸어 즉각적인 협업이 이뤄졌습니다. 부서간 공동 취재 기사를 쓰는 과정이 매끄러워졌고, 정보 교류와 관리도 훨씬 쉬워졌습니다. 의사결정은 빠르고 간결해졌고 협업 과정의 모든 데이터들은 Google Drive에 보관되며 디지털 전환이 이뤄졌습니다.
구글 클라우드 사용 효과
- 용량과 보안, 안정성 걱정 없는 이메일 환경 확보
- 시간, 공간 제약 없는 회의, 소통 환경
- 단일 문서 중심의 자연스러운 협업
업무 공유와 진행, 피드백과 결정이 동시에 이뤄지는 협업 환경 구축 모든 프로젝트, 업무 문서의 디지털 전환 문서 인쇄 감소로 소모품 운영 비용 절감
아시아경제는 1988년 창간한 대한민국의 대표 경제 미디어입니다. 세계 경제를 바라보는 전문성을 바탕으로 온오프라인의 다양한 콘텐츠로 독자와 소통하는 것을 가치로 삼고 있습니다. 방대한 국내외 네트워크를 바탕으로 빠르고, 깊이 있는 경제뉴스와 정보를 전달하고 있습니다.
뉴스와 신문을 만드는 일은 하나의 거대한 협업입니다. 각 분야의 현장에서 발로 뛰는 기자들이 빠르게 만들어낸 기사들이 모여서 지면과 웹페이지를 통해 매일 하나의 거대한 이야기를 만들어내는 과정이기 때문입니다. 기자들 뿐 아니라 전체 구성원들끼리 서로 오랫동안 정보와 경험, 공감대를 나누면서 가치를 만들어내는 것은 언론사의 매력이기도 합니다.
다른 관점에서 살펴보면 미디어의 업무는 양방향 커뮤니케이션이라기보다는 일방적으로 흐르는 느낌이 들기도 합니다. 기사를 만드는 기자들은 각자 현장에서 일하고, 편집 부서는 기사를 취합해서 내보냅니다. 영업이나 마케팅, 인사 등 기사를 만들지 않는 부서는 또 각자의 일을 하는 것처럼 보이기도 합니다. 이는 미디어 자체가 과거 커뮤니케이션이 원활하지 않던 전통적인 업무 환경에서 시작했기 때문에 각 부서장을 통한 크고 작은 업무 보고가 소통의 핵심이 됐기 때문입니다.
하지만 미디어는 그 어떤 직군보다 더 많은 소통을 통해서 일이 진행됩니다. 원격 업무와 공동 문서 작업 등 협업, 스마트워크에 대한 경험도 많습니다. 이를 흡수하는 적절한 업무 환경과 일하는 방법의 변화가 최근 미디어 디지털 트랜스포메이션의 중요한 화두가 되고 있습니다.
아시아경제는 커뮤니케이션과 협업이 더 나은 뉴스를 만들어내는 원동력이라는 공감대를 바탕으로 본격적인 업무 도구를 고민했습니다. 아시아경제는 Google Workspace 를 도입해 매끄러운 커뮤니케이션과 협업과 디지털 전환 뿐 아니라 더 편리한 일상의 업무 환경을 누리고 있습니다.
'협업' 중심에 둔 업무 커뮤니케이션 방법의 변화
Google Workspace 도입 이전까지 아시아경제의 업무 환경은 메신저와 이메일을 중심으로 소통이 이뤄졌고, 중요한 업무는 대면 회의를 통해서 진행되는 경우가 많았습니다. 하지만 Google Workspace 도입 이후 Gmail 과 Google 문서도구, Google Calendar 상 회의를 적극적으로 활용해 모든 일에 자연스럽게 협업이 이뤄질 수 있는 문화가 자리를 잡았습니다. 설한솔 IT본부 부장은 특히 모든 협업의 과정이 디지털 기록으로 남게 된 것을 중요한 변화의 포인트로 짚었습니다.
"일상의 커뮤니케이션은 빠른 소통 때문에 메신저가 많이 쓰이는데 부서마다 쓰는 메신저가 다른 경우가 많았습니다. 또한 빠르게 대화나 파일을 주고받는 데에 효과적이기는 했지만 기록이라는 측면에서는 늘 아쉬움이 남았습니다."
특히 대화 기록의 보관이 약해서 PC나 스마트폰을 바꾸면 기존 대화 내용이 지워지고, 그 동안 주고 받았던 문서 파일들도 PC에 별도로 보관해야 했습니다. 문서 관리가 쉽지 않고 업무가 진행되는 과정에 대한 기록이 남지 않았습니다. 먼저 사내 커뮤니케이션은 대화와 문서 기록이 모두 남는 메신저로 바꾸었습니다. 조직이나 프로젝트별로 대화의 창구를 일원화했고, 새로운 구성원들도 대화 기록을 살피는 것으로 빠르게 일에 적응할 수 있게 됐습니다.
가장 큰 변화는 문서를 통한 협업입니다. Google Workspace를 도입한 이후 프로젝트가 진행되는 동안 문서는 관련된 구성원들이 모두 동시에 참여해서 각자의 생각을 담아낼 수 있게 됐습니다. 문서의 편집과 진행 내용은 모두 히스토리가 남고, 내용에 대해서 각자의 생각이 메모를 통해서 자연스럽게 정리됐습니다. 김성근 인사총무부 과장은 특히 업무 프로세스가 빠르고 명확해지는 것에 대해서 전체 구성원들의 반응이 좋다는 이야기를 덧붙였습니다.
"모든 업무의 시작이 관련된 구성원들과 공유 드라이브를 만드는 것에서 시작하는데, 실무 담당자와 결재 권한을 가진 책임자가 함께 모든 내용을 동시에 공유하기 때문에 생각의 공유가 비교할 수 없을 만큼 빠르고, 결재 과정 역시 세세한 부분에 대한 검토보다 결정과 확인 부분으로 바로 넘어가기 때문에 프로세스가 간결해졌고, 전체적인 일정이 상당히 짧아졌습니다."
자유로운 협업 문화 정착, 더 나은 정보의 가치 만들어내
그동안 아시아경제의 커뮤니케이션은 양방향의 소통이라기보다는 일방적인 전달과 피드백의 반복에 가까웠습니다. 기자를 비롯해 부서별 업무의 특성이 너무 다르고, 조직도 크기 때문에 매끄러운 소통이 쉽지 않았습니다. Google Workspace의 도입 이후 새로운 프로젝트가 시작되면 이를 진행하는 구성원들끼리 업무를 중심으로 한 커뮤니티가 쉽게 만들어집니다. 모든 문서와 대화 내용, 그리고 관련 파일들은 모두에게 실시간으로 공유되고, 다양한 아이디어와 의견을 나누면서 일이 진행되기 시작했습니다.
특히 의사 결정자들이 직접 프로젝트의 진행 과정에 참여해서 업무 처리 내용들을 직접 확인하고, 소통하면서 진행되기 때문에 전체 일정을 크게 단축할 수 있었습니다. 한진주 기자는 다양한 프로젝트가 더 빠르고 밀도 있게 진행되는 변화가 인상깊었다고 설명합니다.
"프로젝트의 진행 상황을 수시로 보고하고 피드백을 받아 반영한 뒤 다시 보고하는 것을 반복하던 프로세스에 익숙해 있었는데, Google Workspace의 도입 이후에는 결정권자들도 프로젝트에 직접 참여해서 일의 진행과 피드백이 동시에 이뤄졌습니다. 따로 보고나 발표가 없어도 일이 진행되고, 결정되면서 프로젝트의 집중도도 매우 높아졌습니다."
부서간의 협업도 자연스러워졌습니다. 문서 파일을 여러 부서의 많은 사람과 주고받는 과정에서 복잡하게 쌓이는 문서 파일들은 관리도 어렵고, 놓치는 부분도 많았습니다. 하지만 구글 문서도구를 이용하면 문서를 볼 수 있는 사람들을 지정하기만 하면 모두가 같은 하나의 문서를 보면서 적절한 피드백과 함께 고도화해가는 과정이 이어졌습니다. 한진주 기자는 가장 중요한 업무인 기사 쓰는 방법도 달라지고 있다고 말했습니다. 함께 일하는 것에 대한 장벽이 사라지면서 함께 취재하고 기사를 쓰는 것이 자연스러워졌기 때문입니다.
"기사가 만들어지는 과정에 변화가 생겼습니다. 일방적으로 기사를 송고하거나 문서 파일을 보내서 피드백을 기다리던 것과 달리 구글 문서 도구는 문서에 대한 작업 과정을 팀원들이 함께 보고, 편집할 수 있게 되면서 다른 기자들, 혹은 부서들과 함께 만드는 공동 기획 기사도 빠르게 작성할 수 있게 됐습니다."
이렇게 만들어진 문서들은 모두 Google Drive의 문서함에 남습니다. 일이 끝나면 모든 기록이 사라지고 잊혀지는 대신 체계적으로 관리되고, 문서의 철저한 권한 관리로 보안적으로도 훨씬 안전해졌습니다. 외부와 문서가 오가는 경우에도 파일을 주는 대신 문서에 대한 적절한 권한을 주고, 일정 기간이 지나거나 프로젝트가 마무리되면 권한을 회수하는 것으로 적절하게 관리가 이뤄졌습니다.
아시아경제는 기존 문서들도 디지털로 전환하고 있습니다. Google Workspace 도입 이후 대부분의 문서는 디지털로 관리되기 시작했고, 기존의 문서들도 모두 스캔해서 Google Drive로 옮기고 있습니다. 이를 통해서 문서는 더 체계적으로 관리될 수 있을 뿐 아니라 분실이나 손상에 대한 우려도 사라졌습니다. 또한 종이 서류 기반의 문서 공유와 보고 절차가 사라지면서 종이와 인쇄에 대한 수요가 줄어 소모품 비용도 10% 이상 줄어드는 효과가 있었습니다.
문서에 대한 접근도 훨씬 매끄러워졌습니다. 프로젝트, 혹은 공동 작업의 참여자라면 누구나 어디에서든 구글 문서를 열어볼 수 있고, 별도의 응용 프로그램 없이도 웹과 모바일로 업무를 이어갈 수 있습니다. 기기와 공간, 그리고 시간의 장벽이 사라지고 어디서든 업무를 이어갈 수 있습니다.
"실무자부터 책임자까지 모든 업무와 관련된 자료와 내용을 볼 수 있게 되면서 업무 뿐 아니라 생각의 공유가 이뤄졌습니다. 결재는 검토보다 결정과 확인으로 이어지면서 커뮤니케이션은 명확해졌고 업무 프로세스는 빠르고 간결하게 이뤄졌습니다. 부서의 장벽이 허물어지고 협업의 두려움 없이 누구와도 소통하면서 다양한 기사가 만들어지면서 더 나은 콘텐츠를 만들 수 있는 밑바탕이 다져졌습니다."
업무에 집중할 수 있는 커뮤니케이션 환경
회의의 풍경도 달라졌습니다. 기존에는 회의실에서 팀원들을 만나는 것이 가장 당연하고, 자연스러운 일이었습니다. 회의실이 확보되지 않으면 자리에 모여서 대화를 나누기도 했습니다. 하지만 Google Meet를 이용하기 시작하면서 장소와 시간에 구애받지 않고 각자의 시간을 조율해서 커뮤니케이션이 이뤄졌습니다. 또한 내부 직원들 뿐 아니라 외부의 취재원이나 협업 파트너들도 손쉽게 화상 회의에 참석할 수 있었습니다.
외부 취재 활동이 많은 기자들은 회의를 하러 회사에 모이지 않아도, Google Meet를 통해서 언제든 회의에 참석할 수 있습니다. 일정을 잡는 과정에서도 구글 캘린더를 이용하기 때문에 한 명씩 시간을 맞추지 않아도 쉽게 모두가 참여할 수 있는 시간을 정할 수 있습니다. 초대의 내용은 자동으로 이메일로 전달되기 때문에 일정에 대한 알림도 확실합니다.
"Google Meet를 쓰면서 전체 직원이 함께 하는 회의가 열리기도 했고, 중요한 사내 발표 역시 현장에 있지 않아도 누구나 참여할 수 있기 때문에 사내의 중요한 정보들, 그리고 그에 대한 자세한 설명을 듣고 의견을 나누면서 공감대를 가질 수 있게 됐습니다."
설한솔 부장은 아시아경제의 구성원들이 가장 만족하는 것으로 이메일을 꼽았습니다. Google Workspace의 Gmail은 관리와 속도, 안정성은 물론이고, 저장 공간과 검색, 협업까지 많은 근본적인 고민들을 해결해 주었습니다.
"기존 이메일 환경은 용량이 너무 부족했고, 스팸 메일이나 보안에도 취약했습니다. 늘 이메일 함을 관리하는 부담이 뒤따랐고, 그만큼 쓰지 않아도 되는 시간을 매일 허비해야 했습니다."
아시아경제는 Google Workspace 도입 이전까지 이메일 전문 업체의 서비스를 이용했습니다. 직접 시스템을 관리하는 부담은 없었지만 저장 용량의 제약이 심했습니다. 직원들 모두 e메일을 보관할 수 있는 용량이 1GB가 전부였기 때문에 수시로 e메일함을 비워야 했습니다. 대개는 이메일 전용 프로그램에서 POP3로 메일함에 접속해서 이메일을 PC로 내려받고 메일함을 정리하는 경우가 많았는데, 보관이 번거롭고 검색도 쉽지 않았습니다. 저장 공간을 늘리는 것은 비용적인 부담이 뒤따르기도 했고, 더 많은 저장 공간을 제공한다고 해도 언젠가 이메일 보관함이 다시 채워지면 같은 문제가 반복될 수밖에 없습니다.
또한 다양한 취재처에서 쏟아지는 메일들이 특정 필터에 걸리면서 스팸 메일로 걸러지는 경우가 많았습니다. 지속적으로 예외 처리를 하고, 화이트 리스트를 만들어서 관리하긴 했지만 놓치는 메일이 없는지 스팸 메일함을 수시로 들여다 봐야 하는 불편이 있었습니다.
Gmail은 이메일에 대한 관리 부담을 완전히 덜어주었습니다. 용량에 대한 부담이 없기 때문에 기자들은 중요한 이메일 자료들을 메일함에 그대로 보관할 수 있었고, 언제든 검색으로 지난 정보들을 찾아 기사를 쓸 수 있게 됐습니다. 몇 달 전의 업무 상황도 언제든 메일함을 열어서 살펴보면 진행 내역을 모두 확인할 수 있습니다.
기본적으로 구글의 2차 인증을 이용하기 때문에 보안에 대한 걱정도 사라졌습니다. 외부로 공개되어 있는 기자들의 이메일을 해킹하려는 시도가 적지 않은데, 이 때문에 전체 이메일 시스템이 멈추는 경우도 있었습니다. Gmail은 해킹을 감지하고, 보안에 위협이 되는 부분에 대한 피드백을 미리 받아서 대응할 수 있게 해주었습니다.
Gmail은 업무의 기록이라는 측면에서 최적의 선택이었을 뿐 아니라 커뮤니케이션의 중요한 축인 이메일의 관리에 대한 부담을 완전히 덜어내는 최적의 환경이었습니다. 결과적으로 메일함을 열 때마다 오랫동안 느껴 왔던 관리의 부담을 덜고 업무 자체에 집중할 수 있게 됐습니다.
"IT 부서는 그 동안 여러 솔루션들이 쓰이면서 겪었던 많은 문제들을 덜어냈습니다. 이메일에 대한 관리 민원이 사라졌고, 장애도 없습니다. 대용량 스토리지부터 보안, 문서 관리까지 Google Workspace는 시스템을 자체 구축하는 것과는 비교할 수 없을 만큼 편리하면서도 관리에 대한 부담은 덜었습니다."
IT본부도 장애를 해결하는 중심의 운영 부담을 덜고 커뮤니케이션과 협업을 도울 수 있는 Google Workspace의 기능 발굴과 교육 등으로 생산성을 도울 수 있는 일로 업무의 본질이 달라졌습니다.
소통, 협업 중심이 되는 미디어 환경, 조직 문화의 체질 개선 이뤄
아시아경제가 Google Workspace와 함께 업무 문화를 바꾸는 데에는 경영진의 강력한 의지가 큰 역할을 했습니다. Google Workspace는 단순한 솔루션의 도입이 아니라 새로운 조직 문화와 일 하는 방법을 들이는 과정입니다. 디지털 전환은 매우 중요한 일이지만 전통적인 업무 보고와 회의, 종이 서류 중심의 업무에 익숙해 있는 환경에서는 선뜻 당장의 생산성에 영향을 받는 변화를 꾀하기 쉽지 않은 것이 사실입니다.
"대표 이사를 비롯해 임원들이 Google Workspace를 통한 협업 문화를 뿌리내리는 것에 깊이 이해하고, 의견을 모았습니다. 결재를 비롯해 커뮤니케이션 창구의 중심을 Google Workspace에 두고, 전 직원을 대상으로 지속적인 교육을 이어갔습니다. 어색함이 없던 것은 아니지만 다양한 교육과 활용 사례들이 공유되면서 현재는 전 직원의 커뮤니케이션 방법이 통일되고, 모든 업무 자료들은 디지털로 관리되고 있습니다."
설한솔 부장은 Google Workspace가 오랫동안 전통적인 업무 방식에 익숙해져 있던 조직 문화를 개선하는 데에 큰 역할을 했다고 강조합니다. 커뮤니케이션은 더 수평적으로 열리게 됐고, 직군이나 직책에 관계 없이 소통과 협업이 이뤄집니다. 서로 의견을 내기도 쉬워졌다고 합니다. 놓치는 일이 줄었고, 눈으로 보이지는 않지만 프로젝트에 함께 하는 모두가 일에 대한 책임감을 갖는 효과도 생겼습니다. Google Workspace의 협업은 자연스럽게 공동의 일이라는 인식을 주고 있다는 이야기입니다.
"조직, 팀 보다 당장 일과 관련해 자료를 공유하고 협업해야 할 대상을 찾는 것이 새로운 업무의 출발점이 됐습니다. 부서는 협업의 장벽이 아니라 각 분야의 전문가들이 모인 그룹이고, 업무는 각각의 전문성을 가진 사람들이 함께 만들어 가는 과정입니다. 협업을 두려워하지 않고, 누구와도 소통하며 일할 수 있는 새로운 조직 문화를 통해 급변하는 미디어 환경에서 좋은 콘텐츠를 만드는 변화의 밑바탕이 만들어지고 있습니다."
급변하는 비즈니스 환경에 대응하는 가장 근본적인 방법은 구성원들간의 소통입니다. 어쩌면 이는 업무 프로세스와 밀접하게 관련이 되어 있고, 보고나 결재 등 커뮤니케이션의 방법을 바꾸는 것은 일하는 방법에 영향을 받기 때문에 결정이 쉽지 않습니다. 하지만 커뮤니케이션은 결국 변화에 적응하고, 더 편리하게 일할 수 있도록 해 주는 요소이기도 합니다. 아시아경제는 Google Workspace를 계기로 새로운 업무 방법을 고민하기 시작했고, 그 변화를 통해서 그 어떤 산업보다도 변화에 민감하게 반응해야 하는 미디어 비즈니스의 여러 고민을 풀어가고 있습니다.
어떤 어려움을 겪고 계신지 알려주세요. Google Cloud가 도와드리겠습니다.
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아시아경제는 1988년 창간한 경제 미디어입니다. 대한민국 뿐 아니라 전 세계의 다양한 경제 환경을 전문가의 시각으로 바라보고 알기 쉽게 전달하는 것을 목표로 다양한 뉴스를 만들고자 합니다. 급변하는 미디어 환경에서 더 나은 소식을 전하기 위해 뉴스를 신문과 다양한 디지털 환경을 통해 제공하면서 다각도로 독자를 만나고 소통하는 미디어 플랫폼으로 발돋움하고 있습니다.
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넷킬러 'Netkiller' 는 2008년부터 지난 15년간 구글 워크스페이스 기반의 엔터프라이즈 솔루션을 개발해온 구글 빌드(Build) 파트너사이자, 구글 클라우드 프리미어(Premier) 등급의 컨설팅 파트너입니다. 넷킬러의 연구소와 고객 센터는 한국 서울과 부산, 그리고 미국 실리콘밸리의 'Palo Alto'에 위치하고 있으며, 구글로부터 미국 캘리포니아 지역에 위치한 IT 기업에 대한 구글 워크스페이스 기술 멘토 파트너사로 선정되어 트워터'Twitter', 주정부 산하 시청, 그리고 Costco와 FILA 등 다수의 글로벌 기업들에 대하여 고급 구글 워크스페이스 컨설팅을 제공하고 있습니다. 넷킬러의 주요 제품인 'Netkiller ISMS' 은 기업이 Google Workspace 도입 시 각 산업별 보안 요건과 규정을 충족하는데 꼭 필요한 DLP와 서 공유 상태, 이력 추적 기능 등을 제공합니다. 국내 고객 사례로는 '카카오 그룹' 등이 있습니다.