Estado de Guanajuato: maior eficiência na auditoria fiscal com a automação do Google Workspace
Sobre Gobierno del Estado de Guanajuato
Localizado na região central do México, Guanajuato é o sexto estado mais populoso das 32 unidades federativas do México. O Governo do Estado atende 6 milhões de habitantes e conta com mais de 100 mil funcionários públicos.
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Entre em contatoO Estado de Guanajuato interconectou mais de 150 documentos e formulários oficiais de auditoria com a automação do Google Workspace, reduzindo o tempo de auditoria em 35% e aumentando sua capacidade e a arrecadação de receita.
Resultados do Google Workspace
- Novos auditores podem ser treinados em seis meses, ao invés de quase cinco anos, por meio de processos internos automatizados e centralizados
- O Departamento de Auditoria Fiscal ficou em primeiro lugar nacionalmente (TGS 2021) em efetividade, eficiência e conformidade com os regulamentos fiscais
- Redução de 35% a 40% no tempo de auditoria
Redução de 35% a 40% no tempo médio de auditoria
Países com renda mais alta arrecadam mais de 30% do PIB em impostos, enquanto países com renda média e baixa conseguem arrecadar somente de 15% a 20%. Essa diferença prejudica os países em desenvolvimento, já que uma arrecadação menor de impostos implica em menos dinheiro para gastar com produtos e serviços públicos. Em 2021, o congresso mexicano aprovou uma reforma tributária cujo foco era aumentar a capacidade de arrecadar impostos estaduais para fazer melhorias administrativas, corrigir falhas e implementar processos de auditoria mais rápidos.
Com mais de mais de 6,1 milhões, Guanajuato é o sexto estado mais populoso do México. Seu governo estadual é um early adopter de tecnologias da nuvem e o primeiro do país a migrar para o Google Workspace. Com 100 mil funcionários espalhados em 14 mil locais, o Estado de Guanajuato está usando diversas soluções do Google Workspace para reuniões, e-mail e armazenamento seguro e compartilhamento de documentos pelo Google Drive. Na época em que a reforma tributária mexicana foi aprovada, o Departamento de Auditoria Fiscal de Guanajuato já explorava como as ferramentas do Google Workspace poderiam ser utilizadas para melhorar os recursos de auditoria fiscal.
Automatização do compartilhamento de dados de formulários e documentos para reduzir o trabalho repetitivo
Para a maioria das pessoas, "complicado, demorado e suscetível a erros" são apenas algumas das palavras que vêm à mente quando falamos da entrega de declaração de imposto de renda. A maioria dos cidadãos mexicanos só passa por essa experiência como contribuinte, mas para aqueles que fazem a auditoria, a tarefa é ainda mais complexa.
Uma única auditoria requer o envio de cerca de 150 documentos e formulários oficiais. Algumas informações, como nome, endereço, número de identificação do contribuinte, renda e despesas precisam ser inseridas em diversos formulários.
"Precisávamos dar a todos ferramentas rápidas, consistentes e fáceis de usar, para que pudessem dedicar mais tempo atuando como especialistas tributários."
—Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Diretor Geral de Auditoria Fiscal da Secretaria da Fazenda, Investimento e Administração, Estado de GuanajuatoOs auditores do Estado de Guanajuato perdiam muito tempo inserindo informações repetidas, em vez de aproveitar o conhecimento tributário especializado que possuem. "Precisávamos dar a todos ferramentas rápidas, consistentes e fáceis de usar, para que pudessem dedicar mais tempo atuando como especialistas tributários", afirmou o Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Diretor Geral de Auditoria Fiscal da Secretaria da Fazenda, Investimentos e Administração do Estado de Guanajuato.
No início de 2020, o Diretor Geral e sua equipe de profissionais da área tributária iniciaram um processo de um ano para padronizar, automatizar e conectar aproximadamente 200 formulários e documentos tributários usando o Planilhas Google e o Documentos Google. Agora que os formulários estão interligados, os dados inseridos em um documento são replicados instantaneamente em outros locais em que são solicitados. Outros documentos centralizados agora armazenam informações fiscais que podem mudar de um ano para o outro, para que qualquer alteração possa ser aplicada de forma centralizada e reproduzida automaticamente em todos os outros formulários.
O processo de design e automação durou aproximadamente um ano. Depois, pequenos grupos foram convidados para testar e aprender a usar o novo sistema nas auditorias, enquanto que a equipe de especialistas do Dr. Tenorio verificava se os processos automatizados estavam produzindo o resultado esperado. No início de 2022, as ferramentas foram lançadas para uso em quatro escritórios com quase 300 usuários ativos.
Ao liberar os auditores e contadores de Guanajuato dessas tarefas manuais repetitivas, eles ganharam mais tempo para usar seu conhecimento financeiro. "Com o Google Workspace, nossos formulários-padrão fazem o trabalho e nós podemos nos concentrar na análise dos dados financeiros", diz o Dr. Tenorio. "Reduzimos o tempo de conclusão das auditorias em 35% a 40% e conseguimos arrecadar seis vezes mais receita em algumas categorias tributárias em comparação com os exercícios anteriores." Ao concluir as auditorias mais rápido e de forma mais eficiente, o departamento de Auditoria Fiscal conseguiu aumentar muito sua capacidade total de auditoria sem precisar aumentar o orçamento ou a equipe.
Processos padronizados para agilizar o onboarding e melhorar a eficiência
A automatização desses processos internos causou um efeito cascata no restante da organização. Enquanto anteriormente grande parte desse conhecimento ficava represado nas equipes ou em alguns auditores, agora, com o sistema centralizado, o conhecimento é compartilhado, permitindo que novos auditores recebam treinamento muito mais rápido. "O que antes uma pessoa levava cinco anos para aprender, agora leva apenas seis meses", diz o Dr. Tenorio.
"Com o Google Workspace, nossos formulários-padrão fazem o trabalho e nós podemos nos concentrar na análise dos dados financeiros. Reduzimos o tempo de conclusão das auditorias em 35% a 40% e conseguimos arrecadar seis vezes mais receita em algumas categorias."
—Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Diretor Geral de Auditoria Fiscal da Secretaria da Fazenda, Investimento e Administração, Estado de GuanajuatoO Dr. Tenorio e sua equipe conseguiram implementar a automação com as ferramentas do Google Workspace sem precisar investir em hardware e sistemas de computador novos. "Eles que fizeram todo o trabalho. Nós demos pouquíssimas sugestões", explica Rodrigo Duran Chagoya, diretor de TI do Estado de Guanajuato. "O trabalho do Dr. Tenorio nos economizou mais ou menos um ano de tempo de trabalho, o qual nosso departamento pode dedicar a outras prioridades."
O departamento de Auditoria Fiscal do Estado de Guanajuato também teve um desempenho melhor na avaliação feita por seus próprios reguladores. Em 2021, Guanajuato ficou em primeiro lugar nacionalmente no índice do Conselho de Avaliação Global (TGS), usado pelas autoridades federais mexicanas para avaliar a efetividade, eficiência e conformidade legal da auditoria fiscal dos estados. Com a pontuação de 99,7 de 100, Guanajuato teve uma nota quase perfeita. Isso ajudou a aumentar a confiança das pessoas no estado, garantindo aos cidadãos transparência na arrecadação e no uso dos recursos.
Armazenamento de dados seguro para auditores fiscais e contribuintes
O roubo de identidade fiscal coloca os contribuintes em risco de fraude no caso de exposição de dados, um custo que chega a milhões de dólares por ano só nos EUA. Uma das formas de ocorrer a violação de dados é com o roubo de hardware de profissionais da área tributária. Com o Google Drive, o Estado de Guanajuato consegue manter as informações confidenciais nas unidades compartilhadas de propriedade do governo, controlando o acesso com segurança e protegendo as informações dos contribuintes e auditores fiscais.
Todas as informações financeiras e documentos e formulários padronizados podem ser acessados por meio de uma conexão com a internet e credenciais da conta do Google Workspace de um funcionário. O trabalho de auditoria pode ser feito remotamente com a mesma facilidade e segurança que é feito no escritório, e os contribuintes sabem que seus dados podem ser apagados instantaneamente de um dispositivo no caso de roubo.
Adotando uma mentalidade inovadora
Quais as próximas ações do Estado de Guanajuato? O departamento de Auditoria Fiscal continuará aprimorando as novas ferramentas, especialmente a automatização do processo de padronização de documentos e formulários fiscais que, no momento, é feito manualmente. Depois, esses sistemas poderão ser compartilhados com outros estados do país. Para o Dr. Tenorio, as ferramentas tecnológicas são apenas uma peça do quebra-cabeça. Ele quer que sua equipe continue usando a inovação e a automatização para resolver os problemas.
"Com o Google Workspace, conseguimos atingir objetivos que antes não conseguíamos de forma alguma. Mas a tecnologia apenas cria a oportunidade. Mais importante que isso é a vontade de inovar e melhorar."
—Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Diretor Geral de Auditoria Fiscal da Secretaria da Fazenda, Investimento e Administração, Estado de Guanajuato"Com o Google Workspace, conseguimos atingir objetivos que antes não conseguíamos de forma alguma", afirma o Dr. Tenorio. "Mas a tecnologia apenas cria a oportunidade. Mais importante que isso é a vontade de inovar e melhorar."
Conte qual é o seu desafio. Queremos ajudar você.
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Localizado na região central do México, Guanajuato é o sexto estado mais populoso das 32 unidades federativas do México. O Governo do Estado atende 6 milhões de habitantes e conta com mais de 100 mil funcionários públicos.