TRT3 incorpora recursos colaborativos a su rutina y obtiene ahorros y servicios ágiles
Acerca de TRT3
El Tribunal Laboral Regional de la 3.ª Región (TRT3), con sede en Belo Horizonte, es un órgano de la Justicia Laboral que pertenece al Poder Judicial de la República Federativa del Brasil, con jurisdicción en todo el territorio del estado de Minas Gerais.
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Acerca de RW3 Tecnologia
RW3 Tecnologia es una empresa especializada en soluciones tecnológicas para empresas públicas, a las que brinda herramientas para mejorar sus experiencias con medios digitales.
Con el apoyo de RW3 Tecnologia, el Tribunal migró a Google Workspace, transformó su forma de trabajar internamente y creó un servicio de atención al público virtual.
Resultados
- Contribución en la reducción de un 15% de los gastos discrecionales anuales.
- Mayor colaboración para crear y revisar actas mediante Chat y Documentos.
- Creación de 5.000 cuentas corporativas de correo electrónico en Gmail.
- Atención al público remota gracias a Google Meet.
Migración de 30 TB de datos a la nube.
El Tribunal Laboral Regional de la 3.ª Región (TRT3) actúa en el estado brasileño de Minas Gerais con la misión de resolver conflictos laborales de manera rápida y efectiva. Cuenta con 158 juzgados laborales y dos unidades avanzadas de atención cuya jurisdicción abarca los 853 municipios de Minas Gerais.
Para poder operar en una área tan amplia, el TRT3 posee una fuerza de trabajo de más de 4.500 profesionales, entre servidores públicos y colaboradores. En los últimos años, la virtualización de los procesos se hizo cada vez más presente en la rutina del Tribunal. El cambio fue evidente durante la pandemia de COVID-19, cuando se intensificó el uso de la tecnología para realizar las actividades remotas.
Al mismo tiempo, el TRT3 empezó a buscar en el mercado herramientas para mejorar la colaboración entre su personal. Luego, inició un proceso de licitación y selección con el objetivo principal de facilitar cuestiones relacionadas con la funcionalidad de recursos colaborativos. Así fue como optó por Google Workspace, que se destacó por la agilidad y la seguridad que brinda como solución.
“Ante todo, la intención era aumentar la usabilidad, ofrecerle esa facilidad al usuario y fomentar la interacción y el uso efectivo de las herramientas para mejorar la colaboración. El objetivo era que nuestros profesionales aprovecharan completamente ese entorno de colaboración.”
—Gilberto Atman, Director de Tecnología de la Información y Comunicación del TRT3Planificación y migración estratégica
En ese recorrido de transformación, la asociación con RW3 Tecnologia resultó fundamental para comenzar la migración. En líneas generales, había que trasladar 30 TB y cerca de 5.000 cuentas corporativas de correo electrónico a la nube. Este proceso transcurrió sin contratiempos gracias al esfuerzo de los equipos del Tribunal y de RW3.
Para poder migrar los datos y mantener la continuidad de los servicios de comunicación y colaboración entre los usuarios del Tribunal, se pusieron a disposición inmediatamente 5.000 licencias de prueba de Google Workspace, una decisión de los equipos involucrados en el proyecto para atender las demandas más urgentes. Luego, se obtuvieron las licencias definitivas.
“Adoptamos una estrategia diferenciada. La migración sucedió rápidamente, ya que pudimos llevar las cuentas de correo electrónico a Google Workspace dentro del plazo establecido. Montamos la infraestructura necesaria, descargamos todos los datos y tomamos medidas para evitar imprevistos ante una posible cancelación del contrato anterior.”
—Daniel Piola, Director de Operaciones de RW3 TecnologiaEn cuanto a los profesionales del Tribunal, la inquietud era cómo crear un plan de comunicación para darle confianza al usuario ante los cambios provocados por la migración. Las medidas adoptadas incluyeron capacitaciones masivas, acciones bajo el formato de educación a distancia —siguiendo el modelo de Google Classroom—, marketing por correo electrónico y la publicación de materiales de divulgación.
Además de acelerar la participación de los usuarios, la idea era que aprendieran las prácticas recomendadas de uso de las soluciones en un entorno diferenciado. Fue lo que ocurrió con el paso del tiempo, y se alcanzaron buenos resultados.
Recursos bien aprovechados y beneficios alcanzados
Entre los beneficios obtenidos se destaca la creación del Mostrador Virtual (Balcão Virtual), una solución remota de atención al público puesta a disposición en Google Meet. En lugar de tener que ir hasta el juzgado, los ciudadanos pueden entrar a una sala virtual y contar con algunos servicios.
Otra diferencia es que hoy, los profesionales de la Justicia pueden ejercer sus actividades de manera remota con asistencia de una plataforma de colaboración. Antes, si, por ejemplo, un magistrado tenía que trabajar un día en el municipio de Monte Alegre y luego en la ciudad de Monte Azul, podía llegar a tener dificultades o incluso enfrentar obstáculos por problemas de movilidad.
“Ahorramos en viáticos. Ahora, ese desplazamiento físico de magistrados y jueces suplentes ya no es urgente, precisamente porque el trabajo remoto es posible. Podemos afirmar que la plataforma ayudó a bajar un 15% los gastos discrecionales anuales, que están relacionados con viáticos y servicios adicionales”, explica Gilberto Atman.
Actualmente, el Tribunal está transfiriendo archivos a Drive. En un principio, el objetivo era capacitar al personal del departamento de Tecnología de la Información para que realizara esa tarea. El próximo paso es expandir la migración de archivos a las demás áreas.
Además, los profesionales pueden desempeñar sus tareas con mayor agilidad y efectividad porque están en contacto con las demás herramientas de Google Workspace, como Chat y Documentos.
“Chat y Documentos forman parte de la rutina de los empleados que crean y revisan las actas. Hay diversos comités con instancias de decisión, y cada uno tiene un espacio colaborativo no solo para la revisión de documentos, sino también para asignar tareas.”
—Gilberto Atman, Director de Tecnología de la Información y Comunicación del TRT3La implementación total exigió que RW3 realizara un proceso de acompañamiento posterior junto al Tribunal, para que el usuario pudiera acostumbrarse a todas las herramientas y despejar posibles dudas. Esto también sirvió para identificar demandas de capacitación y otras necesidades.
“Para nosotros, dialogar con los clientes es ideal. Y a lo largo de esta jornada, observamos que para los TRT, el intercambio de información es muy valioso. Por eso, la evolución de las herramientas ayuda a realizar el trabajo de forma más eficiente. La calidad de los servicios y el aumento de los recursos dentro de Google Workspace aportan aún más beneficios”, asegura el Director de Operaciones de RW3.
Ahora, TRT3 evalúa posibles avances en el uso de Google Workspace, en particular en el uso de Google Meet y Google Classroom (en el último caso, como herramienta de capacitación), ya que centralizar la administración de la información y del conocimiento en una sola plataforma puede resultar más práctico para los usuarios. Esta es una prueba más de que los proyectos relacionados con la colaboración solo tienden a crecer.
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El Tribunal Laboral Regional de la 3.ª Región (TRT3), con sede en Belo Horizonte, es un órgano de la Justicia Laboral que pertenece al Poder Judicial de la República Federativa del Brasil, con jurisdicción en todo el territorio del estado de Minas Gerais.
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RW3 Tecnologia es una empresa especializada en soluciones tecnológicas para empresas públicas, a las que brinda herramientas para mejorar sus experiencias con medios digitales.