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TRE-TO apuesta a la colaboración e invierte en tecnología con Google Workspace

Acerca de TRE-TO

El Tribunal Electoral Regional de Tocantins (TRE-TO) es un órgano judicial a cargo de todo lo relacionado con elecciones, juicio de procesos relativos a candidaturas y rendición de cuentas en el estado brasileño de Tocantins.

Industrias: Government & Public Sector
Ubicación: Brasil

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Acerca de Safetec

Safetec construye experiencias utilizando soluciones de colaboración y tecnologías de nube. Es una consultora enfocada en soluciones corporativas.

Gracias a la adopción de Google Workspace, facilitada por Safetec, el Tribunal se destacó como uno de los órganos del Poder Judicial de Brasil totalmente preparados para operar bajo un modelo remoto.

Resultados

  • Oportunidad para fomentar el trabajo colaborativo entre empleados.
  • Ahorro de costos y reducción del tiempo necesario para administrar las herramientas.
  • Creación de un Mostrador Virtual para brindar atención al público en línea.
  • Transmisión de sesiones plenarias y eventos por Google Meet.

Migró cerca de 5 millones de elementos.

El Tribunal Electoral Regional de Tocantins (TRE-TO) es un órgano judicial encargado de administrar las elecciones en el estado brasileño de Tocantins y las decisiones en causas relacionadas con registro de candidaturas y la rendición de cuentas. Ubicado en el norte de Brasil, actualmente el TRE-TO tiene entre 800 y 1,000 empleados.

Conocido por su búsqueda constante de nuevos procesos tecnológicos para mejorar la rutina laboral y, por ende, la atención al público, este órgano comenzó a investigar alternativas para solucionar algunos problemas que ya enfrentaba en 2019.

Como trabajaba con servidores de archivos y de correo electrónico locales, el Tribunal solía sufrir la interrupción de sus servicios. Además, su equipo de trabajo no contaba con otros servicios que resultaron esenciales más adelante, como el chat y las videoconferencias corporativas.

“Nuestro sistema anterior tardaba casi 48 horas en completar el backup de los archivos. O sea, tardaba dos días, lo cual no era viable para nuestra demanda. Optar por Google Workspace también apuntaba a reducir la presión sobre los dispositivos físicos, las comunicaciones y los empleados”, afirma Fernando Jorge Ebrahim Lima e Silva, Gerente de Infraestructura del TRE-TO.

Por este motivo, la asociación con Safetec fue fundamental para aprovechar nuevas posibilidades aportadas por el uso de Google Workspace. La migración comenzó por el correo electrónico y fue realizada por el equipo de soporte técnico del Tribunal junto a Safetec. Otras herramientas se incorporaron posteriormente.

Asistencia presencial para el proyecto

Durante el proceso, el TRE-TO contó con la asistencia presencial de Safetec para procedimientos como la migración de datos, la parametrización de la herramienta y la capacitación del equipo.

“Estuve dos semanas en Tocantins respaldando la etapa de migración y capacitando al equipo de infraestructura. En aquel entonces, utilizábamos un portal con videos sobre cómo usar Google Workspace, que también fue utilizado por el Tribunal”, explica Marcos Coelho, Líder de Soluciones de Safetec.

Con la premisa de fomentar el uso de nuevas tecnologías, el Tribunal apoyó plenamente los cambios. Después de Gmail, llegó el turno de Drive: se crearon carpetas compartidas, se modificaron asignaciones y se dio continuidad al trabajo en el sistema operativo sin incidentes.

Gracias a Drive, el TRE-TO pudo trasladar a 500 personas al modelo de home office, con lo cual se aseguró que la información estuviera centralizada y fuera accesible. Se implementaron cerca de 500 licencias y se migraron datos de correo electrónico, contactos y calendarios. En total, se transfirieron a Google Workspace alrededor de 5 millones de elementos, es decir, un gran volumen de información.

Cuando comenzó la pandemia de COVID-19, en 2020, Google Meet entró en acción para brindar asistencia con reuniones, conferencias y otras actividades. En épocas electorales, se usó Meet para transmitir sesiones plenarias y eventos al público.

El equipo también utilizó la herramienta para crear el Mostrador Virtual, una iniciativa que permitió brindar atención al público en línea. El Tribunal también usó Calendario para que el público pudiera consultar por Internet el calendario programado para cada semana.

“Al comienzo de la pandemia, éramos uno de los pocos tribunales que usaba herramientas colaborativas. Hoy podemos afirmar que seguimos preparados para evolucionar junto a las soluciones de Google Workspace. Nos adaptamos a toda la gama de recursos para trabajos internos, sesiones en línea y el Mostrador Virtual.”

Valdenir Borges Júnior, Secretario de Tecnología de la Información, TRE-TO

Beneficios visibles en la rutina de atención al público

Google Workspace transformó la atención al público. Ya sea presencial o virtual, el Tribunal garantiza el mismo nivel de calidad y diálogo con la comunidad. Un indicador importante fue la buena calificación que recibió la institución en una encuesta sobre el nivel de satisfacción del público.

“La migración de una plataforma local a Google Workspace transformó la manera de trabajar, aseguró una experiencia mucho más colaborativa, mejoró la comunicación, redujo el tiempo de ejecución de actividades y optimizó el trabajo de los empleados del TRE-TO.”

Marcos Coelho, Líder de Soluciones, Safetec

En consecuencia, al entender de Safetec, el éxito del proyecto se debió en gran parte a la capacitación y la replicación de conocimientos en los usuarios como parte de la estrategia de adopción. La seguridad de los datos, con el asesoramiento y la introducción de prácticas recomendadas de la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD), marcó una diferencia en lo que respecta a la utilización de la plataforma.

“Si necesitáramos software bajo licencias, sin duda el costo sería mucho más elevado, sumado a las plataformas de correo electrónico y videoconferencias. Por eso, Google Workspace nos aseguró costos más bajos y flexibilidad. Otro factor importante es la reducción del tiempo necesario para administrar herramientas. Confiamos en la infraestructura.”

Fernando Jorge Ebrahim Lima e Silva, Gerente de Infraestructura, TRE-TO

Además de estos beneficios, llevar la colaboración a todos los empleados transformó la manera de trabajar: ahora, las personas pueden editar contenidos juntas, revisar conocimientos y mejorar sus actividades cotidianas.

“Pretendemos seguir con las capacitaciones conjuntas. Tenemos la propuesta de adoptar Currents, otro producto de Google que nos ayudará internamente y con la comunicación. Otro objetivo es seguir priorizando la seguridad. Por eso, queremos llevar otros servicios a la nube”, afirma el Secretario de Tecnología de la Información del TRE-TO.

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Acerca de TRE-TO

El Tribunal Electoral Regional de Tocantins (TRE-TO) es un órgano judicial a cargo de todo lo relacionado con elecciones, juicio de procesos relativos a candidaturas y rendición de cuentas en el estado brasileño de Tocantins.

Industrias: Government & Public Sector
Ubicación: Brasil

Acerca de Safetec

Safetec construye experiencias utilizando soluciones de colaboración y tecnologías de nube. Es una consultora enfocada en soluciones corporativas.