TOTVS evoluciona en productividad con Google Workspace para seguir innovando
Acerca de TOTVS
TOTVS es la principal empresa de tecnología de Brasil, con una cartera sólida de soluciones de gestión, back office, desempeño empresarial, y la unidad Techfin, con soluciones financieras y de tecnología integradas.
Cuéntanos sobre tu desafío. Estamos para ayudarte.
Comunícate con nosotros
Acerca de SantoDigita
SantoDigital brinda servicios y soluciones de transformación digital, infraestructura, Big Data, aprendizaje automático e inteligencia artificial.
Con el apoyo de SantoDigital, la empresa integró sus procesos de colaboración y comunicación mediante Google Workspace.
Resultados
- Aumento del almacenamiento total utilizado de 285 TB a 352 TB en solo seis meses.
- El 90% de la empresa usa Chat y Google Meet. Eso reduce los desplazamientos y las llamadas telefónicas.
- Reducción del tiempo de mantenimiento técnico del entorno de mensajería y colaboración, con mayor enfoque en el negocio.
- Implementación del trabajo remoto para 7.000 empleados en cinco días sin perjudicar las operaciones.
Más de 13.000 cuentas activas en Brasil y el exterior
La innovación es uno de los factores que llevaron a TOTVS a convertirse en la principal empresa de tecnología de Brasil. Con más de 10.000 empleados (o TOTVERS), más de 40.000 clientes y presencia en más de 40 países, esta multinacional busca constantemente ofrecer a sus clientes la tecnología más avanzada mediante soluciones de gestión y desempeño empresarial y servicios financieros. En los últimos cinco años, la empresa invirtió R$ 1.700 millones en investigación y desarrollo.
Esto ocurre también dentro de la empresa. La innovación está presente en el debate sobre cómo mejorar la cultura, la comunicación y la colaboración en el entorno laboral. En los últimos años, la empresa emprendió un viaje de transformación. Al cambiar de sede en 2017, TOTVS reunió a equipos de seis unidades en un solo edificio. Además de las adaptaciones en la organización y la rutina de los equipos que esto exige, fue un momento de profunda revisión de toda la estructura de telecomunicaciones.
En ese entonces, TOTVS usaba una solución de correo electrónico local, empezaba a implementar una herramienta de videoconferencias y a digitalizar su telefonía. Pero notaba que las soluciones no ayudaban al modelo de negocios que la empresa buscaba: más agilidad y velocidad de entrega mediante la colaboración y el intercambio de información entre los equipos de Brasil y el exterior.
La herramienta de videoconferencias planteaba dificultades para configurar reuniones y las licencias eran limitadas. Respecto del correo, las dos dificultades principales eran la indisponibilidad y un alto consumo de tráfico. Al revisar un documento, los TOTVERS creaban versiones distintas, compartían todas por correo y guardaban archivos duplicados en el servidor local.
“El correo era uno de los principales canales de comunicación, y pasar una hora sin servicio era caótico. Empezamos a tener problemas, indisponibilidad, y eso afectaba a toda la empresa”, cuenta Mara Maehara, directora de información de TOTVS. “Estimular e implementar la colaboración era parte de nuestra transformación, y decidimos que debíamos resolverlo, ya que había sido planteado hacía tiempo”.
Participación desde lo más alto
Después de un análisis minucioso con la junta de la empresa, el equipo eligió implementar las herramientas de Google Workspace para fundar una nueva cultura de colaboración. El proceso se realizó con el partner SantoDigital, que trabajó con TOTVS para definir e implementar las estrategias de migración, comunicación y participación de los empleados.
SantoDigital sugirió a la empresa seguir la metodología recomendada por Google para la implementación. El proceso, que empezó en el segundo semestre de 2018 y duró ocho meses, tuvo tres etapas: una aplicación con usuarios pioneros, es decir, empleados elegidos para usar y validar las herramientas; una con profesionales de TI; y la implementación para todos los TOTVERS.
“Lo principal para que la migración tuviera el menor impacto posible, sin interrupciones ni resistencia de los usuarios, fue seguir al pie de la letra la metodología de Google, ya validada por muchos otros clientes”
—Roberto Oguma, director de ventas de SantoDigitalTOTVS también creó un comité dedicado al proyecto con profesionales de TI, marketing y RR. HH., para garantizar que la metodología se siguiera con éxito en las oficinas de Brasil y del exterior, con las adaptaciones necesarias según cada cultura. Otra estrategia que funcionó muy bien fue elegir Guías de Google, empleados que ayudaron a sus colegas durante la transición.
Para comunicar y fomentar el uso de las herramientas, se tomaron diversas medidas con el apoyo de todos los ejecutivos de TOTVS. Las herramientas se difundieron en canales de comunicación interna, talleres presenciales y remotos, y una decoración especial en la casa central para anunciar la novedad. “El equipo contó con la asistencia de SantoDigital, que tenía mucha experiencia en medidas de divulgación presencial con fuerte impacto visual. Ver que causó sensación en la empresa fue muy gratificante”, afirma Mara.
Autonomía y colaboración para una mayor productividad
Los esfuerzos dieron excelentes resultados, presentes incluso hoy. TOTVS tiene más de 13.000 cuentas de Google Workspace activas en Brasil y el exterior. En lugar de concentrar la comunicación en el correo electrónico, los equipos comenzaron a usar herramientas como Google Meet y Chat, lo que agilizó y facilitó la interacción entre profesionales de distintos lugares.
“Gracias a las herramientas de Google Workspace, TOTVS acercó aún más a las unidades de Brasil y el exterior”, comenta Roberto Oguma, director de ventas de SantoDigital. Actualmente, el 90% de la empresa usa Meet y Chat, y eso redujo la cantidad de llamadas y los altos costos de viaje y transporte para asistir a las reuniones.
“Las herramientas anteriores no eran tan fáciles de usar como Chat y Google Meet. Acceder fácilmente a esas soluciones en la misma herramienta de correo fue un gran cambio, un gran paso hacia adelante”
—Mara Maehara, directora de información de TOTVSOtro gran avance fue la autonomía que adquirieron los empleados para administrar el acceso a documentos. Antes, enviaban un ticket al equipo de TI para obtener acceso a los directorios de archivos. Algunos elegían crear versiones nuevas de los archivos y enviarlas por correo, y eso consumía espacio de almacenamiento innecesariamente.
Usando Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, los TOTVERS controlan el acceso a los archivos y trabajan de manera colaborativa directamente en los documentos. Drive también aportó rastreabilidad y facilidad para compartirlos.
Además, la alta disponibilidad de las soluciones y un espacio adecuado de almacenamiento en la nube en Gmail, tanto para documentos como para correos, aportaron tranquilidad al equipo de TI, que antes recibía muchas solicitudes por esos temas.
Esta mayor autonomía y colaboración aumentaron la productividad de los empleados, especialmente del equipo de TI. “Invertimos menos tiempo y esfuerzo en el mantenimiento técnico de los entornos de mensajería y colaboración para enfocarnos en nuestro core business”, afirma la directora de información.
Innovación dentro y fuera de las oficinas
En 2020, estos beneficios no solo se comprobaron, sino que se expandieron. TOTVS ya había comenzado a implementar el trabajo remoto con algunos equipos, pero el distanciamiento social requerido por la COVID-19 lo extendió a toda la empresa.
Las herramientas de colaboración y comunicación de Google Workspace en la nube simplificaron el proceso, ya que se puede acceder al entorno desde cualquier dispositivo y lugar. La empresa tardó cinco días en migrar a 7.000 empleados al trabajo remoto sin afectar las operaciones.
“Logramos vaciar las oficinas en cinco días sin perjudicar las operaciones de ninguna de las áreas de TOTVS”.
—Mara Maehara, directora de información de TOTVSMaehara explica que el trabajo remoto impulsó todavía más la cultura colaborativa porque las herramientas se volvieron aliadas imprescindibles en el nuevo escenario. En seis meses, el almacenamiento total usado por la empresa en Google Workspace pasó de 285 TB a 352 TB, y aumentará cuando se migren a Drive archivos que aún están en el servidor local.
Meet y Chat permiten a los equipos mantener la cercanía y las dinámicas de metodologías ágiles presenciales en el entorno virtual. También se preservó la seguridad de los documentos. Aunque cada TOTVER accede a los archivos desde casa, estos están almacenados de forma segura y la empresa controla el acceso.
TOTVS no solo siguió innovando en épocas difíciles, sino que, además, está evaluando nuevas posibilidades con Google Workspace. Además de lanzar campañas para reforzar sus recursos y beneficios, el equipo de TI ayuda a cada área a identificar cómo las soluciones pueden resolver sus necesidades. Data Studio se integró a las herramientas para seguir una serie de indicadores operativos y se usa mucho en las reuniones ejecutivas.
Otros proyectos aún están en evaluación y desarrollo con el apoyo de SantoDigital, gracias a su estrecha alianza. “Nuestro papel en SantoDigital es estudiar, capacitar, proponer iniciativas que tengan sentido y evaluar todo en conjunto. Lo bueno de TOTVS es que están abiertos a este tipo de innovación. Y a una verdadera alianza”, concluye Oguma.
Cuéntanos sobre tu desafío. Estamos para ayudarte.
Comunícate con nosotros
Acerca de TOTVS
TOTVS es la principal empresa de tecnología de Brasil, con una cartera sólida de soluciones de gestión, back office, desempeño empresarial, y la unidad Techfin, con soluciones financieras y de tecnología integradas.
Acerca de SantoDigita
SantoDigital brinda servicios y soluciones de transformación digital, infraestructura, Big Data, aprendizaje automático e inteligencia artificial.