Mater Dei mejora la colaboración interna y la comunicación con Google Workspace
Acerca de Mater Dei
Desde 1980, Mater Dei integra una red de salud que presta servicios médicos y hospitalarios y funciona como centro de cultura, ciencia y humanidades. Actualmente, es una Red de Salud integral con presencia en cuatro estados de Brasil: Minas Gerais, Bahía, Goiás y Pará.
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Acerca de Qi Network
Qi Network es especialista en innovación en la nube en materia de productividad, modernización de infraestructura e inteligencia de datos.
Las herramientas colaborativas fueron la clave para que la entidad, con el respaldo de Qi Network, lograra mejorar la tecnología y la atención al paciente.
Resultados
- Se ahorraron 2,150 horas de trabajo gracias a la reducción de los desplazamientos entre las unidades de la institución
- Aumentó la seguridad y la protección de datos de los usuarios
- Se modernizó la comunicación entre profesionales y pacientes
Aumentó un 96% el uso del calendario en línea.
Con 42 años de experiencia en el sector médico y hospitalario, Rede Mater Dei se caracteriza por aprovechar la tecnología a la hora de prestar sus servicios, por su enfoque en el cliente y por tratarse de un centro de atención médica integral. La red está compuesta por diez unidades hospitalarias y una de planificación, con una planta de 4,000 empleados directos, más de 4,000 médicos y más de 1,000 camas activas.
Mater Dei forma parte de la categoría de hospitales generales de alta complejidad y nivel cuaternario, es decir, atiende a individuos y familias en distintas etapas de la vida. Además, pese a que la tecnología es uno de sus principales pilares, la institución tenía dificultades en algunos de sus procesos, por lo que necesitaba invertir más en recursos tecnológicos.
Para que las actividades de trabajo resultaran más simples y transformaran las tareas cotidianas de forma ágil, eficiente y segura, se necesitaba más autonomía. Como la institución registraba 300,000 interacciones con pacientes por mes, el desafío consistía en controlar el volumen de información y la seguridad del proceso.
La cantidad de personas involucradas en las actividades diarias de los hospitales y de pacientes atendidos planteaba más desafíos, como programar consultas o habilitar la comunicación entre los profesionales médicos.
La cuestión radicaba en que las herramientas que usaba la institución funcionaban de manera aislada y descentralizada, lo cual disminuía el rendimiento de los empleados. Por lo tanto, al expandirse la red, surgió la necesidad de pensar en alternativas para asegurar la colaboración, la comunicación y la agilidad y, también, proteger los datos de los pacientes.
"Necesitábamos con urgencia una estandarización que nos ayudara a compartir documentos y aumentar la visibilidad de los procesos en curso. Queríamos controlar la información. Ese fue el motivo por el cual decidimos abandonar nuestra plataforma anterior por algo que se ajustara a nuestras necesidades."
—Marcelo Lazzarini, CIO de Mater DeiPrácticas recomendadas y un plan de gestión de cambios
El proyecto para superar los desafíos que enfrentaba Mater Dei se puso en marcha en septiembre de 2018 con el respaldo de la empresa Qi Network, que supervisó todas las etapas de la migración a Google Workspace, y concluyó cuatro meses después, en enero de 2019.
Qi Network impulsó una verdadera gestión de cambios en los equipos estableciendo un propósito y elaborando un plan de interacción. Para esto fueron fundamentales las plataformas de capacitación de Google Workspace, como la Capacitación y el Centro de Aprendizaje, así como los insights de Qi Academy.
"En especial, nos ocupamos de identificar los puntos que debíamos modificar, para poder ayudar a la entidad en esa migración ordenada, interactuando con las personas y simplificando caminos. Las campañas de comunicación y la capacitación de los equipos fueron factores importantes para que la transición se diera de la forma más tranquila posible."
—Victor Sebastian, Gerente de Marketing de Qi NetworkGracias a esa capacitación, los profesionales se sintieron más seguros e integrados a los equipos a través de la tecnología. Se contó con la participación de los líderes a lo largo de todo el proceso. Y esos empleados son los mismos que hoy usan Google Chat, Gmail, Contatos y Calendario y recurren a todos los recursos que ofrecen las soluciones de Google Workspace.
"Un aspecto positivo acerca de las herramientas tiene que ver con la productividad: cuando necesitamos organizar reuniones o eventos con una lista de asistentes, enviamos Formularios para completar y recopilar datos. También los usamos para hacer encuestas por sector e internas. Además, se facilitaron procesos internos y de adhesión", cuenta el CIO de Mater Dei.
Con base en las ventajas percibidas
Otro beneficio que repercutió en la productividad fue el ahorro de 2,150 horas de trabajo gracias a la reducción de los desplazamientos entre las unidades de la institución de salud. También disminuyó la cantidad de correos electrónicos intercambiados gracias a la organización del plan de acción y la integración entre los empleados con recursos de colaboración.
"Habilitar la comunicación entre todos los profesionales y sus unidades fue uno de los principales objetivos de Rede Mater Dei, y Qi Network trabajó para cumplirlo. La adopción de las herramientas transformó la prestación de servicios y modernizó la comunicación entre profesionales y pacientes. Esto demuestra cómo las instituciones de salud también pueden innovar en el mercado, lo que les permite aumentar su ventaja competitiva, impulsar el desarrollo de servicios innovadores y brindar una atención humanizada", comenta el Gerente de Marketing de Qi Network.
Para Mater Dei, Google Workspace logró aumentar la seguridad y la protección de los datos de los usuarios, mejoró la comunicación interna por medio de Google Chat y aumentó la asistencia a los compromisos y las reuniones; esto último se verificó con el aumento del 96% en la tasa de uso del calendario en línea de los profesionales de la Red.
En ese sentido, la institución y sus unidades han expandido sus actividades, lo que llevó a nuevas decisiones sobre el futuro.
"Rede Mater Dei adquirió una empresa de datos, y ahora nuestros planes contemplan una evaluación de esta situación para migrar parte de lo que se entiende como computación a la nube pública y así garantizar un entorno más híbrido. Probablemente contemos con Google Cloud como opción en este sentido."
—Marcelo Lazzarini, CIO de Mater DeiCuéntanos sobre tu desafío. Estamos para ayudarte.
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Acerca de Mater Dei
Desde 1980, Mater Dei integra una red de salud que presta servicios médicos y hospitalarios y funciona como centro de cultura, ciencia y humanidades. Actualmente, es una Red de Salud integral con presencia en cuatro estados de Brasil: Minas Gerais, Bahía, Goiás y Pará.
Acerca de Qi Network
Qi Network es especialista en innovación en la nube en materia de productividad, modernización de infraestructura e inteligencia de datos.