Hospital Fundación San Vicente: la transformación digital mediante las herramientas de G Suite

About Hospital Fundación San Vicente

San Vicente Fundación es una organización sin fines de lucro que nació hace poco más de 100 años por iniciativa de un empresario de Antioquia, Colombia, llamado Alejandro Echavarría, cuyo fin hasta hoy en día se enfoca en brindar atención médica a personas de escasos recursos. La base de la organización es el El Hospital Universitario de San Vicente Fundación —instituido en 1913— , un lugar de puertas abiertas que se ha convertido en un modelo médico y académico en Colombia, así como un referente para toda la región.

Industries: Healthcare
Location: Colombia

About Nuva

Nuva es una firma con ocho años en el mercado, especializada en ayudar a las compañías en una transformación digital que las convierta en agentes más productivos y competitivos. Como partner de Google, Nuva se especializa en una gestión del cambio en personas que han sido ajenas a temas de tecnología, razón por la que se convirtió en el aliado ideal para la ayudar a Fundación San Vicente a adoptar las herramientas de la plataforma de Google Cloud.

Con las herramientas de G Suite de Google, Fundación San Vicente logró eficientar muchos procesos y convertirse en una institución médica más moderna, para poder seguir brindando la atención de calidad que la caracteriza.

Resultados de Google Cloud

  • Hangouts ha permitido crear seminarios virtuales a los que se registran alrededor de 1,600 personas, una gran diferencia de las conferencias presenciales en un auditorio donde solo caben 400 personas.
  • La implementación de G Suite mejoró la seguridad de la información debido al mayor control en accesos y los blindó de ataques y spam constante.
  • El trabajo colaborativo mejoró al unificar el canal de comunicación mediante herramientas como Hangout y Gmail.

Antes realizaban conferencias en un auditorio con capacidad para 300 o 400 personas. Ahora, mediante Hangouts, pueden realizar seminarios virtuales a los que se registran 1,600 personas.

San Vicente Fundación es una organización sin fines de lucro que nació hace poco más de 100 años con el fin de ofrecer servicios médicos a la población vulnerable y de escasos recursos. El Hospital Universitario de San Vicente Fundación —instituido en 1913— es un lugar de puertas abiertas que se ha convertido en un modelo médico y académico en Colombia, así como un referente para toda la región.

En el centro médico se han atendido a personas que provienen de otros países, a migrantes y niños cuyos padres carecen de recursos suficientes. De hecho, el 87% de los pacientes pertenecen al estrato más vulnerable, destaca Julian Andres Meneses, Líder de Soporte de TIC de San Vicente.

Sin embargo, luego de 365 mil urgencias atendidas, 16 mil cirugías y 208 mil consultas, San Vicente necesitaba modernizar muchos de los procesos que involucran a pacientes, médicos y personal administrativo.

El desafío era mejorar el funcionamiento del hospital mediante tecnologías de la información para poder mantener la calidad y eficientar recursos.

En el caso de San Vicente parecía que todo tenía que ir de menor a mayor, es decir, comenzar desde un cambio de mentalidad del personal hasta la implementación de tecnología más sofisticada que haga más eficiente el uso de los quirófanos.

Las TIC y el cambio de pensamiento

Para hacer posible una transformación mediante diferentes tecnologías de la información, San Vicente contó con la ayuda de Nuva, un partner de Google especializado en la transformación digital de las empresas.

El partner identificó las necesidades de la fundación y ayudó a la organización a adaptarse a las herramientas de G Suite de Google, tales como Gmail, Google Calendar, Google Docs y Hangouts. Para Nuva, el mayor reto al trabajar con San Vicente fue la gestión necesaria para hacer cambiar la mentalidad de personas que han sido ajenas a la tecnología.

Una de las primeras herramientas de G Suite que se adoptó fue Gmail, un medio que transformó la comunicación entre las distintas áreas del hospital al convertirse en el canal unificado que puso a todos en sintonía.

"Una vez se canceló una cirugía porque el aviso que le llegó al médico fue enviado a una dirección de correo que él nunca revisaba. En cambio, ahora si tu mail está configurado en tu celular, te llega la invitación y no pasan ese tipo de confusiones"

Julian Andres Meneses, Líder Soporte De Tic de San Vicente.

Otro factor que mejoró con la implementación de Gmail como el correo de la fundación fue la seguridad de la información, así como el control de accesibilidad. "También tenemos mayor seguridad en nuestros correos, antes recibíamos mucho spam, virus y constantemente era atacado nuestro mail", agrega Julian Andres Meneses, Líder Soporte De Tic.

En tanto, Google Calendar instauró un mejor control y visibilidad de la disponibilidad de material para cirugías, así como de material escaso. Mientras tanto, el almacenamiento de documentos en la nube mediante Google Drive contribuyó a reducir confusiones a la par que redujo los costos de almacenamiento.

Julian Andres Meneses, Líder Soporte De Tic destaca que antes circulaban ‘teras y teras de información repetida’, un problema que se ha solucionado desde la implementación de G Suite.

Mediante estas herramientas cambió la percepción del personal hacia la tecnología y su implicación dentro de los procesos más sencillos, pero también ha impactado en otras personas más allá del personal de planta.

La posibilidad de llegar a más personas con Hangouts

Hangouts, la herramienta para crear videoconferencias de G Suite, se convirtió en otro método que cambió la forma de trabajar en el hospital, sobre todo en la tarea de divulgación académica que lleva a cabo la fundación.

Cuando fue creado el Hospital, éste acogió a practicantes y estudiantes de Medicina. Desde entonces la institución ha sido fiel a este precepto y ha desarrollado servicios de salud con cabida para la academia.

La impartición de talleres y seminarios es parte de Fundación San Vicente y mediante las videoconferencias a través de Hangouts, el equipo se dio cuenta que resultaba más que favorable hacer los talleres y seminarios de manera virtual.

"Antes podíamos hacer seminarios llevados a cabo en el auditorio, el cual tiene una capacidad para unas 300 o 400 personas. Ahora podemos hacer videoconferencias en las que se inscriben hasta 1,600 personas, y ese video puede vivir más adelante en YouTube para la gestión académica"

Julian Andres Meneses, Líder Soporte De Tic.

Con una visión a futuro

Tras experimentar una modernización con la implementación de las herramientas de G Suite en San Vicente, Julian Andres Meneses, Líder de Soporte de TIC asegura que ya trabajan en un proyecto piloto que les permita combatir los tiempos perdidos dentro de los quirófanos.

El vocero asegura que el fin del proyecto piloto es crear una especie de cerebro capaz de tomar decisiones con el complejo agendamiento de cirugías en un quirófano.

El hospital cuenta con seis quirófanos disponibles y cada cirugía se agenda por un periodo de seis horas. Cuando una intervención es cancelada, ese tiempo se pierde y se vuelve complejo coordinar a todo el personal que participa en una cirugía.

"Ahora lo que queremos es automatizar procesos e integrar estas herramientas con otras para sacar adelante muchos de los proyectos internos que ejecutamos"

Julian Andres Meneses, Líder Soporte De Tic.

Así que, mediante machine learning, buscan mejorar la coordinación y notificar mas rápido a cirujanos, enfermeras, especialistas, anestesiólogos y pacientes, para no perder tiempo.

Al hacer más eficiente la comunicación y organizar mejor la vasta información del hospital en un almacenamiento en la nube, el personal de San Vicente puede enfocarse ahora en nuevos proyectos, quizá más ambiciosos, que contribuyan a que siga cumpliendo la misión bajo la cual nació hace más de cien años.

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