Folha de Pernambuco invierte en el trabajo colaborativo y transforma la rutina de su redacción
Acerca de Folha de Pernambuco
Folha de Pernambuco es un vehículo de comunicación fundado en 1998 que busca brindar información completa y de calidad a lectores de distintos segmentos de la sociedad.
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Acerca de Safetec
Premier Partner de Google Cloud en el norte y el nordeste de Brasil, Safetec es especialista certificada en transformación del trabajo a nivel empresarial.
La empresa adoptó las soluciones de Google Workspace con asistencia de Safetec y así impulsó la colaboración entre los profesionales de la redacción y redujo costos.
Resultados
- Almacenamiento de materiales más seguro con Google Drive.
- Reducción de costos anuales.
- Mejor comunicación interna.
La productividad del equipo aumentó un 60%.
Folha de Pernambuco es una empresa de comunicación fundada en 1998 que comprende tres medios: una radio, un periódico impreso y un portal de noticias. Está ubicada en Recife (Brasil) y tiene cerca de 200 empleados, que viven cada vez más transformaciones en su forma de trabajar y experimentan la incorporación de tecnología en sus tareas cotidianas.
Precisamente por eso, los principales desafíos de Folha involucraban a los equipos de empleados y su forma de comunicarse. También se necesitaba aumentar la productividad y la colaboración para perfeccionar el trabajo constantemente.
Por lo tanto, la idea era que los empleados dejaran de usar sus cuentas de correo electrónico, que en muchos casos se habían creado hacía más de 15 años, y abandonaran el modelo local, en el cual las configuraciones y actualizaciones se realizaban de manera interna.
“Además de la inestabilidad de las cuentas de correo electrónico, buscábamos resolver cuestiones del almacenamiento de archivos, especialmente los fotográficos. Por ese motivo, comenzamos a buscar alternativas y, como yo ya usaba Gmail, sabía que Google Workspace podría aportarnos buenas soluciones.”
—Fred Oliveira, coordinador de TI de Folha de Pernambuco.Nuevos caminos con el proceso de migración
La situación de Folha de Pernambuco cambió con la migración a Google Workspace. Pero para eso, fue esencial planificar el proyecto junto con la empresa asociada, Safetec, que organizó sesiones de prueba y capacitaciones grupales antes de que se tomara la decisión final de migrar a la plataforma.
El proyecto de implementación comenzó en marzo de 2020 y se dividió en dos etapas que se extendieron por unos tres meses. En una primera instancia, se aprovisionaron los usuarios y los grupos en Google Workspace y se migró la mayoría de los correos electrónicos mediante archivos PST con la herramienta GWMMO.
En la primera etapa, se migraron los usuarios del sector de Tecnología de la Información y comenzaron a utilizarse los correos electrónicos. Luego, se puso en marcha la segunda etapa, en la que se capacitó y transfirió a los demás empleados. Se adquirieron 120 licencias y se migró todo el servidor de archivos de imágenes.
“Safetec presentó una metodología para el recorrido basada en el camino de éxito del cliente, cuyo objetivo consiste en identificar oportunidades para mejorar, corregir atascos y perfeccionar el rendimiento de los sectores. Y notamos que tanto la adhesión a las herramientas como las opiniones fueron increíbles”.
—Eduardo Alves de Lima, especialista en Éxito del Cliente de Safetec.Resultados que reflejan el impacto positivo
Se considera a la redacción como el principal cliente interno de Folha de Pernambuco. Con todos los cambios generados por la implementación de Google Workspace, pronto comenzaron a verse resultados favorables.
Los periodistas, que antes necesitaban ir a la oficina para redactar las noticias, guardar los archivos en los directorios locales y recibir la aprobación de sus editores, pudieron hacer todo eso de manera remota, ya sea directamente desde el lugar del evento que estaban cubriendo o desde sus casas, durante el período de distanciamiento social recomendado para enfrentar la pandemia de COVID-19.
Se facilitó la comunicación entre todos los equipos, y la posibilidad de acceder a documentos y editarlos de forma compartida y en tiempo real fue una de las ventajas más evidentes, fruto de una cultura de la colaboración.
“Los fotógrafos profesionales también se beneficiaron con la plataforma. El almacenamiento de fotos, que antes se realizaba en DVD y CD, dificultaba la búsqueda de archivos. Drive fue la respuesta ideal a esa necesidad. Otras herramientas fundamentales para que progresara el trabajo fueron Google Meet y Documentos.”
—Fred Oliveira, coordinador de TI de Folha de Pernambuco.El uso de estas herramientas ayudó a mejorar considerablemente la productividad de los equipos de redacción y fotografía, que aumentó un 60%, sobre todo por la implementación del trabajo remoto. Actualmente, los gerentes del periódico pueden tomar decisiones ágilmente, ya que tienen fácil acceso al material producido.
Otros beneficios identificados fueron la seguridad en el almacenamiento de archivos y ahorros anuales significativos, producto de la reducción de los costos de las licencias de paquetes de correo electrónico, sistemas operativos y hosting de cuentas de correo electrónico en un proveedor privado.
“Nuestro principal objetivo era llevar la transformación digital a una empresa con más de 20 años en el mercado de la comunicación. Pienso que logramos cumplir con nuestro papel y vimos, en la práctica, que los resultados obtenidos cambiaron la rutina dentro del periódico”, afirma el especialista de Éxito del Cliente de Safetec.
En el futuro, Folha de Pernambuco espera comenzar a utilizar Google Workspace en otros departamentos, como el sector de administración. Más adelante, la empresa desea estudiar la usabilidad de otros productos de Google Workspace y Google Cloud, en el marco de su proceso natural de búsqueda de innovación.
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Acerca de Folha de Pernambuco
Folha de Pernambuco es un vehículo de comunicación fundado en 1998 que busca brindar información completa y de calidad a lectores de distintos segmentos de la sociedad.
Acerca de Safetec
Premier Partner de Google Cloud en el norte y el nordeste de Brasil, Safetec es especialista certificada en transformación del trabajo a nivel empresarial.