Cómo migró e-Xyon 54 TB de datos a la nube en un mes sin afectar sus operaciones
Acerca de e-Xyon
Fundada en 2001, e-Xyon se especializa en tecnología de la información para el mercado jurídico. Ofrece soluciones y servicios con gran seguridad y disponibilidad para los principales operadores del sector.
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Acerca de IPNET
IPNET es socia de Google Cloud. Su meta es brindar soluciones personalizadas, basadas en una alta capacidad de análisis de las necesidades del cliente.
La sólida asociación de la empresa con IPNET y Google Cloud redujo el tiempo de migración, que normalmente tomaría tres meses, preservando la integridad de los datos y sin afectar a los clientes.
Resultados
- Reducción de 35% en los costos de la infraestructura en comparación con el entorno anterior.
- Mejor administración financiera de los recursos según las exigencias del negocio.
- Agilidad para crear nuevos entornos.
- Flexibilidad, autonomía y más posibilidades para que el equipo de TI implemente nuevas tecnologías.
El tiempo de migración se redujo de tres meses a uno.
Cuando se fundó e-Xyon, en 2001, aún se hablaba poco sobre la transformación digital en el sector jurídico de Brasil. Uno de los mayores desafíos que enfrentó esta empresa especializada en tecnología de la información para el segmento jurídico fue ofrecer soluciones 100% web a un mercado muy tradicional.
“Veíamos que a los abogados les incomodaba mucho que la información de su organización se guardara en Internet”, cuenta Allan Edward, CTO de e-Xyon. Dos décadas más tarde, la empresa demostró que apostar a la innovación fue un acierto. Con más de 150 empleados y tres oficinas en Brasil, hoy e-Xyon ofrece una cartera completa de servicios y soluciones digitales para empresas con actividades de administración jurídica compleja, como el otorgamiento de licencias de software, minería de datos jurídicos y herramientas de inteligencia artificial para automatizar procesos.
“Nuestro objetivo es permitir que el abogado se dedique pura y exclusivamente al análisis jurídico en vez de las operaciones internas de rutina. Le ofrecemos al mercado un marco capaz de realizar todo ese trabajo operativo para que el abogado se concentre exclusivamente en su actividad principal.”
—Allan Edward, CTO de e-XyonActualmente, el mercado de tecnología jurídica está creciendo a un ritmo vertiginoso. Según la consultora Gartner, hacia 2025, los departamentos jurídicos de las empresas triplicarán la inversión en tecnología que realizaron en 2020. Siempre atenta a innovar y perfeccionar sus soluciones, e-Xyon notó que necesitaba cambiar para ser aún más competitiva en un escenario con cada vez mayor demanda y nuevos competidores.
Migración en un tercio del tiempo previsto
Desde su fundación, las operaciones de e-Xyon funcionaban en una infraestructura en hosting y pasaron por diversos proveedores de centros de datos. Pese a tener experiencias distintas con cada uno, algunos problemas eran comunes a todos. Uno de los principales factores era la imprevisibilidad, ya que la empresa debía contratar una infraestructura por un período de tiempo sin saber realmente si la utilizaría en su totalidad o si necesitaría ampliarla.
Si la demanda resultaba ser más baja de lo previsto, la empresa no podía reducir el entorno. “Pasábamos meses con infraestructura de sobra, pagando por algo que no usábamos”, explica Edward. Y si la demanda superaba las expectativas, había que realizar una adición al contrato y esperar cierto tiempo para tener el recurso a disposición.
La falta de flexibilidad, escalabilidad y agilidad del modelo de hosting se reflejaba en la relación comercial con los clientes. “A partir del momento en el que debía cobrarle más caro a mi cliente para pensar en crecer, perdía competitividad por tener una infraestructura poco flexible”, afirma el CTO.
La empresa decidió migrar a la nube, y Google Cloud fue el destino elegido porque ofrecía las mejores condiciones para realizar la migración de manera segura. La operación también contó con otro socio importante, IPNET. Para e-Xyon, era fundamental contar con el apoyo de un socio que conociera las soluciones de Google Cloud, ya que se trataba de su primera iniciativa en la nube. “IPNET nos aportó la seguridad técnica que necesitábamos para enfrentar este desafío”, afirma Edward.
La migración también abarcó otras cuestiones que exigían la ayuda de un equipo especializado. Debían transferirse 54 TB, pero era necesario hacerlo en el menor tiempo posible, debido a cuestiones contractuales con el proveedor anterior. Además, el proceso debía realizarse fuera del horario comercial, sin alterar la integridad de los datos y sin afectar las operaciones y los servicios ofrecidos a los clientes.
La proyección más conservadora de e-Xyon era que solo tendría tres meses para llevar a cabo el proceso. Tras realizar una prueba piloto con IPNET, la empresa notó que podría concluir la migración en un mes. Para IPNET, el trabajo conjunto entre todas las partes fue la clave para que el proyecto tuviera éxito.
“La operación entre las tres partes, IPNET, e-Xyon y Google Cloud, evitó las fricciones que podrían darse en un proyecto de esta magnitud. Naturalmente, también hubo percances, pero el resultado de este proyecto es fruto de la sinergia y el nivel de confianza que tuvimos entre todas las partes involucradas.”
—Thiago Soares, Customer Attraction Leader de IPNETMás beneficios con menos costos
La opción de e-Xyon fue construir una arquitectura en la nube parecida a la que tenía en el centro de datos para mitigar posibles riesgos y optimizar el tiempo de migración. Sus sistemas, basados en servicios web, servidores de archivos y bases de datos, ahora operan en Compute Engine, que permite crear y ejecutar máquinas virtuales en la infraestructura de Google Cloud.
El equipo también comenzó a usar soluciones administradas, como Cloud SQL y App Engine, y está probando otras herramientas para desarrollar aún más su arquitectura y sus productos. El departamento de inteligencia artificial de la empresa ya está usando Google Kubernetes Engine y Vision AI en sus soluciones. Por ejemplo, se implementó Vision AI en uno de los productos de e-Xyon para poner a disposición un recurso que lee causas judiciales electrónicas, las actualiza en la herramienta y notifica al abogado.
La nueva infraestructura le aportó más autonomía, flexibilidad y acceso a recursos tecnológicos a la empresa. “En particular, el área de TI vio en Google Cloud la posibilidad de implementar tecnologías que le era difícil aplicar en un modelo tradicional, que acarrea muchos más costos y esfuerzo”, comenta el CTO. Ahora se pueden crear entornos más rápidamente y aprovechar al máximo los recursos, según la demanda. Ello redujo los costos un 35% en comparación con la infraestructura anterior.
“No trabajamos más con sobrantes. Gracias a la nube, usamos todo lo que pagamos, con el factor distintivo de tener disponible toda la estructura de Google Cloud de forma casi inmediata para cualquier incremento adicional que sea necesario.”
—Renata Mello, gerenta de infraestructura de e-XyonAl mejorar la administración financiera de la infraestructura, la empresa logró ajustar la formación de precios de sus servicios teniendo en cuenta esa reducción de costos. La mejora del rendimiento y la disponibilidad de los servicios también tuvo un impacto positivo en los clientes. Aunque ocurra una sobrecarga repentina de demanda, el equipo puede atenderla inmediatamente sin afectar el rendimiento de sus productos.
Para ampliar aún más las posibilidades de uso de la nube y seguir innovando, el departamento de TI está realizando un proceso de laboratorio para conocer los recursos y probar su aplicación junto a los productos de la empresa. Además, e-Xyon sigue contando con el apoyo de IPNET y Google Cloud, incluso para capacitar y orientar a los profesionales con el uso de las herramientas.
“Organizamos reuniones periódicas para mostrarles cuánto están consumiendo y qué pueden mejorar. Estamos muy presentes a lo largo de este recorrido y seguimos en sintonía”, destaca Mariana Hilario, Customer Experience Manager de IPNET.
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Acerca de e-Xyon
Fundada en 2001, e-Xyon se especializa en tecnología de la información para el mercado jurídico. Ofrece soluciones y servicios con gran seguridad y disponibilidad para los principales operadores del sector.
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IPNET es socia de Google Cloud. Su meta es brindar soluciones personalizadas, basadas en una alta capacidad de análisis de las necesidades del cliente.