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Alquería promueve el trabajo colaborativo de +50% de sus equipos con Google Workspace

Acerca de Alquería

El Grupo Alquería es un conglomerado de +24 empresas y +4.150 empleados que opera en Colombia en diferentes sectores de industria como: Consumo Masivo (Alimentos y Bebidas), Plásticos, Transporte y Agroindustria.

Industrias: Food & Beverage
Ubicación: Colombia

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Acerca de eSource Capital

eSource Capital es una empresa experta en consultoría empresarial de soluciones en la nube y transformación del trabajo.

La compañía logra 40% de ahorro de tiempo de sus colaboradores gracias a la adopción de reuniones virtuales con el uso de Meet.

Resultados

  • 99,9% de disponibilidad de servicio de aplicaciones para colaboración y productividad.
  • 40% de ahorro de tiempo de sus colaboradores.
  • 15% de reducción del tiempo para la construcción de informes.
  • +2000 licencias de Google Workspace.

Ahorra +23% en gastos de licenciamientos.

Alquería, un conglomerado de más de 24 empresas que opera en Colombia con más de 4.000 colaboradores, decidió migrar a Google Workspace en 2016. Así, buscó hacer frente a grandes desafíos, como lo era el de integrar los equipos de trabajo, que se encuentran en diferentes ciudades y ubicaciones, en un ambiente colaborativo.

En este sentido, para Alquería, fue clave poder dar respuesta a necesidades muy concretas, entre ellas, aumentar la base de colaboradores digitales de la compañía para dar un paso más en la digitalización de los procesos; aumentar la colaboración y productividad de los procesos internos, y mejorar los niveles de seguridad para mitigar fugas y filtraciones de información.

El inicio de la transformación

Para la corporación fue clave comenzar por identificar cuál era el principal obstáculo para continuar creciendo. En ese sentido, la compañía comprendió que, para escalar, era necesario romper el techo tecnológico con soluciones en la nube.

Para ello, era necesario cuidar la estructura del negocio e incorporar herramientas que no sobrepasaran el límite de lo posible.

“Lo primero que tuvimos en cuenta para iniciar nuestra transformación digital es que debíamos crecer la base de colaboradores digitales y sus interacciones; para ello la sostenibilidad financiera del modelo es importante. Es decir, necesitábamos poder hacer más sin gastar de más, sin sobrepasar nuestro presupuesto asignado. Y Google Workspace nos resultó la solución más competitiva del mercado.”

Alejandro Palacino Díaz, Gerente de Tecnologías de Información, Alquería.

En el paso inicial, Google Workspace permitió a la compañía asignar eficientemente licencias y recursos para cada rol de los colaboradores, sin perder funcionalidades. Además, aumentó un 30% la base de colaboradores digitales, generando más interacciones y productividad a todo nivel.

La premisa para el crecimiento

El proceso de migración se apoyó en un proyecto que la compañía definió como CIMA: Conectividad desde cualquier lugar, Innovación constante e incluyente, Movilidad sin dependencia de equipos fijos y Acción para transformar sueños en realidades.

Gracias a la rápida adopción al cambio de todos sus colaboradores, Alquería logró migrar todas sus cuentas en sólo 15 días. En este aspecto, fue fundamental contar con la ayuda del partner eSource Capital, que acompañó el proceso técnico y brindó la capacitación necesaria para el uso de las herramientas de Google Workspace.

En un efecto casi inmediato, los equipos de trabajo comenzaron a intercambiar información con las soluciones de Gmail, Calendar, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Drive.

“Drive se ha vuelto el eje que articula la información para todos los equipos de trabajo. Incluso, la solución brinda la confianza de que la información está más segura en la nube que en las propias computadoras.”

Alejandro Palacino Díaz, Gerente de Tecnologías de Información, Alquería

Posteriormente, hubo mayor adopción del uso avanzado de Presentaciones, que se integró a Formularios y Data Studio para capturar, procesar y presentar información, y democratizar rápidamente el acceso a indicadores clave del negocio.

La aceleración del cambio

La coyuntura puso a Alquería frente a nuevos desafíos. Frente a los cambios en las rutinas de trabajo producto de las medidas de aislamiento adoptadas por Colombia frente a la pandemia, la compañía decidió dar un paso más en la transformación digital.

La segunda fase llegó en marzo de 2020 e incluyó en su ecosistema digital al 100% de fuerza de ventas. Alquería sumó 840 cuentas en tan sólo 2 días, apoyándolos en tiempo real para afrontar la contingencia mediante el uso intensivo de Gmail, Meet y Chat. De esta manera, la compañía logró que más de 2000 colaboradores adoptaran Google Workspace.

A su vez, Alejandro Palacino Díaz resaltó que, tanto en la etapa inicial como en la segunda fase, fue clave el involucramiento, al interior de la organización, de los líderes tecnológicos. Ellos han tenido la misión de socializar su conocimiento en el uso de las soluciones de Google Workspace para ayudar en la adopción de los colaboradores de Alquería.

Luego de migrar a Google Workspace, más de 2400 colaboradores utilizan las herramientas de manera intuitiva.

Democratizar, colaborar y sostener

Para Alquería, la adopción de Google Workspace ha sido crucial en tres aspectos: permitió la democratización de la información y la tecnología, aumentó la colaboración y mejoró la sostenibilidad financiera.

“Tomamos la decisión de democratizar la tecnología para que todos como empresa pudiéramos ir alineados al uso y avanzar como un solo equipo. Es posible gracias a que la tecnología en la nube es intuitiva y cercana. Poder hacer algo de manera autónoma no se vuelve un ‘secreto de Estado’ con las herramientas de Google Workspace.”

Alejandro Palacino Díaz, Gerente de Tecnologías de Información, Alquería

El salto a Google Workspace permitió a Alquería optimizar sus recursos y crecer de 93% al 99,9% de disponibilidad de servicio de aplicaciones para colaboración y productividad. Además, redujo en 23% los costos asociados a licenciamiento en aplicaciones para colaboración y productividad, y redujo el tiempo en un 15% para la construcción de informes y presentaciones gracias al manejo colaborativo entre áreas.

Por último, Alquería logró disminuir la cantidad de desplazamientos de sus equipos de trabajo, lo cual fue esencial durante los meses de aislamiento de 2020 y 2021. Esto significa un 40% de ahorro de tiempo en desplazamiento entre oficinas gracias a la adopción de reuniones virtuales con el uso de Meet.

A futuro, Alquería continúa su camino por fortalecer aún más la colaboración y productividad de todos sus colaboradores. El objetivo: generar cercanía, eficiencia y transparencia en la información en entornos digitales.

En ese sentido, Palacino Díaz comentó que un paso a seguir es lograr que los empleados puedan adoptar herramientas de Google Cloud en sus procesos para completar aún más el entorno digital de la empresa.

Además, Alquería espera pronto poder dar un paso crucial para la escalabilidad del negocio al migrar hacia servidores en la nube con el objetivo de mejorar la infraestructura.

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Acerca de Alquería

El Grupo Alquería es un conglomerado de +24 empresas y +4.150 empleados que opera en Colombia en diferentes sectores de industria como: Consumo Masivo (Alimentos y Bebidas), Plásticos, Transporte y Agroindustria.

Industrias: Food & Beverage
Ubicación: Colombia

Acerca de eSource Capital

eSource Capital es una empresa experta en consultoría empresarial de soluciones en la nube y transformación del trabajo.