TRT3 traz recursos colaborativos para a sua rotina e garante economia e agilidade de serviços
Sobre TRT3
O Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região (TRT3) tem sede em Belo Horizonte e é um órgão da Justiça do Trabalho pertencente ao Poder Judiciário da República Federativa do Brasil, que exerce jurisdição em todo o território do estado de Minas Gerais.
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Sobre RW3 Tecnologia
A RW3 Tecnologia é uma companhia especializada em propor soluções tecnológicas para empresas públicas, disponibilizando a elas ferramentas para a melhoria de suas experiências com os meios digitais.
Com o apoio da RW3 Tecnologia, o Tribunal migrou para o Google Workspace e transformou internamente o seu modo de trabalho, criando também um serviço de atendimento virtual ao público.
Resultados
- Contribuição com a economia de 15% de verba discricionária anual.
- Maior colaboração na criação e revisão de atas com o uso do Chat e do Documentos.
- Criação de 5 mil contas de e-mail corporativas no Gmail.
- Atendimento ao público remoto viabilizado pelo Google Meet.
Migração de 30 TB de dados para a nuvem.
O Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região (TRT3) atua no estado de Minas Gerais com a missão de resolver conflitos decorrentes das relações de trabalho de forma efetiva e célere. Conta com 158 Varas do Trabalho e dois Postos Avançados, que incluem em sua jurisdição todos os 853 municípios mineiros.
Para manter uma atuação tão abrangente, o TRT3 possui uma força de trabalho de mais de 4,5 mil profissionais, englobando servidores e colaboradores. Nos últimos anos, a virtualização dos processos passou a ser cada vez mais presente na rotina do Tribunal. Tal mudança foi ainda mais evidente com a pandemia da Covid-19, momento que intensificou o uso da tecnologia para as atividades remotas.
Junto a essa fase, o TRT3 começou a buscar ferramentas no mercado que pudessem melhorar a colaboração entre seus funcionários. O Tribunal partiu então para um processo de licitação e seleção, tendo como finalidade principal facilitar questões relacionadas à funcionalidade de recursos colaborativos. Foi dessa forma que se deu a opção pelo Google Workspace, que se destacou pela agilidade e segurança propiciadas pela solução.
“Primordialmente, a intenção era alcançar maior usabilidade e ofertar essa facilidade ao usuário, bem como promover a interação e o uso efetivo das ferramentas, melhorando a comunicação. O objetivo era que nossos profissionais usufruíssem totalmente desse ambiente de colaboração.”
—Gilberto Atman, Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação do TRT3Planejamento e migração estratégica
Nessa jornada transformadora, a parceria com a RW3 Tecnologia tornou-se essencial para dar início à migração. De modo geral, 30 TB deveriam ser transportados para a nuvem, além das cerca de 5 mil contas de e-mail corporativas. O processo de mudança ocorreu sem contratempos, contando com os esforços das equipes do Tribunal e da RW3.
De imediato, foram disponibilizadas 5 mil licenças em teste do Google Workspace para viabilizar a migração dos dados, além da continuidade dos serviços de comunicação e colaboração entre os usuários do Tribunal. Foi uma decisão pensada pelos times envolvidos no projeto, com o propósito de dar vazão às demandas que eram mais urgentes, para depois estabelecer as licenças definitivas.
“A estratégia que adotamos foi diferenciada. A migração acabou por ser rápida, pois pudemos liberar as contas de e-mail para o Google Workspace dentro do prazo. Montamos a infraestrutura necessária, baixamos todos os dados e tomamos ações para evitar imprevistos numa eventual ruptura do antigo contrato.”
—Daniel Piola, Diretor de Operações da RW3 TecnologiaJá no que diz respeito aos profissionais do Tribunal, a preocupação estava em torno da criação de um plano de comunicação para que o usuário estivesse confiante quanto às mudanças originadas pela migração. As medidas incluíram treinamentos em massa, ações em formato de ensino a distância - seguindo os moldes do Google Classroom -, e-mail marketing e materiais de divulgação.
Além de acelerar o engajamento dos usuários, a ideia era que eles aprendessem as boas práticas de uso das soluções em um ambiente diferenciado. Com o passar do tempo, foi isso mesmo que aconteceu, e os bons resultados foram alcançados.
Recursos bem aproveitados e concretização de benefícios
Um dos destaques entre os benefícios obtidos foi a criação do Balcão Virtual, uma solução remota de atendimento ao público que foi viabilizada pelo Google Meet. Ao invés do cidadão comum se deslocar até a Vara de interesse, ele pode entrar em uma sala virtual e contar com alguns serviços.
Outra diferença é que, hoje, o profissional da Justiça pode exercer suas atividades remotamente, ao ter como apoio uma plataforma de colaboração. Antes, se um magistrado precisasse atuar, por exemplo, um dia no município de Monte Alegre e, em seguida, na cidade de Monte Azul, poderia ter dificuldades ou até impedimentos em razão da mobilidade.
“Registramos ganhos de economia com diárias. Esse deslocamento físico de magistrados, de juízes substitutos, agora não é urgente, justamente porque o trabalho remoto é possível. Podemos dizer que a plataforma contribuiu com a economia de verba discricionária anual em 15%. Esta verba está relacionada ao custeio das diárias e de serviços adicionais”, explica Gilberto Atman.
Atualmente, o Tribunal está em fase de transposição de arquivos para o Drive. Em um primeiro momento, o objetivo foi capacitar o pessoal do departamento de Tecnologia da Informação para realizar essa ação. Depois, o intuito será expandir a migração de arquivos ao restante das áreas.
Além disso, os profissionais conseguem atingir mais agilidade e efetividade em suas tarefas ao estarem em contato com as demais ferramentas do Google Workspace, como o Chat e o Documentos.
“O Chat e o Documentos fazem parte da rotina dos funcionários que atuam na criação e revisão das atas. São diversos comitês com instâncias de decisão, e para cada comitê há um espaço colaborativo que diz respeito não só à revisão de documentos, como à atribuição de tarefas.”
—Gilberto Atman, Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação do TRT3A implantação total demandou da RW3 um processo de acompanhamento posterior junto ao Tribunal, para que o usuário pudesse se acostumar com todas as ferramentas e sanar possíveis dúvidas. A ação serviu inclusive para identificar demandas de treinamento e outras necessidades.
“Para nós, dialogar com os clientes é ideal. E ao longo dessa jornada observamos que, no caso dos TRTs, a troca de informações entre os Tribunais é algo muito valoroso. Por este motivo, a evolução das ferramentas contribui para que o trabalho seja feito de maneira mais eficiente. A qualidade dos serviços e o incremento de recursos dentro do Google Workspace traz ainda mais benefícios”, garante o Diretor de Operações da RW3.
O TRT3 agora avalia possíveis avanços no uso do Google Workspace, especialmente com uma abrangência de uso do Google Meet e do Google Classroom - este último, como uma ferramenta para treinamentos. Isso porque centralizar a gestão da informação e do conhecimento em uma única plataforma pode gerar maior praticidade aos usuários. Mais uma prova de que os projetos relacionados à colaboração só tendem a crescer.
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O Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região (TRT3) tem sede em Belo Horizonte e é um órgão da Justiça do Trabalho pertencente ao Poder Judiciário da República Federativa do Brasil, que exerce jurisdição em todo o território do estado de Minas Gerais.
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