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TRE-TO aposta na colaboração e investe em tecnologia com o Google Workspace

Sobre TRE-TO

O Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins (TRE-TO) é um órgão judiciário responsável por tudo que envolve as eleições, julgamento de processos correspondentes a candidatura e prestação de contas no estado do Tocantins.

Setores: Government & Public Sector
Sede: Brasil

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Sobre Safetec

A Safetec trabalha na construção de experiências utilizando soluções de colaboração e tecnologia em nuvem. É uma consultoria focada em soluções corporativas.

Com a adoção do Google Workspace facilitada pela Safetec, o Tribunal ocupou local de destaque como um dos órgãos do judiciário que esteve plenamente preparado para a atuação no modelo remoto.

Resultados

  • Oportunidade de propiciar trabalho colaborativo à equipe de funcionários.
  • Economia de custos e redução do tempo para gestão das ferramentas.
  • Criação de um Balcão Virtual para atendimento online ao público.
  • Transmissão de sessões plenárias e eventos pelo Google Meet.

Cerca de 5 milhões de itens migrados.

O Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins (TRE-TO) é um órgão judiciário encarregado do gerenciamento de eleições no estado do Tocantins, assim como do julgamento de processos relacionados a registro de candidatura e prestação de contas. Localizado no Norte do Brasil, atualmente o TRE-TO possui entre 800 e 1.000 funcionários.

Conhecido pela sua constante busca por novos processos tecnológicos que podem melhorar a rotina de trabalho e, por consequência, o atendimento ao público, o órgão começou a pesquisar alternativas para alguns problemas enfrentados já em 2019.

Ao atuar com servidores de arquivos e correio eletrônico locais, o Tribunal registrava situações frequentes ligadas à interrupção de serviços. Em complemento a isso, a equipe de trabalho não contava com serviços que vieram a se tornar essenciais tempos depois, como o chat e a videoconferência corporativa.

“Nosso sistema anterior demorava quase 48 horas para completar o backup dos arquivos. Então isso levava dois dias, o que não era viável para a nossa demanda. A ideia de optar pelo Google Workspace também era para desafogar dispositivos físicos, mídia e pessoal”, comenta Fernando Jorge Ebrahim Lima e Silva, Gestor de Infraestrutura do TRE-TO.

Em razão disso, a parceria com a Safetec foi fundamental para ter acesso a novas possibilidades, que vieram junto ao uso do Google Workspace. A migração iniciou pelo e-mail e foi conduzida pela equipe de suporte do Tribunal junto à Safetec. Outras ferramentas foram incorporadas consecutivamente.

Suporte presencial ao projeto

Durante o processo, o TRE-TO contou com o apoio presencial da Safetec para procedimentos como migração de dados, parametrização da ferramenta e orientações à equipe.

“Passei duas semanas no Tocantins apoiando a fase de migração e realizando treinamento com a equipe de infraestrutura. Na época, estávamos lançando um portal com vídeos sobre a utilização do Google Workspace, que também foi usado pelo Tribunal”, explica Marcos Coelho, Líder de Soluções da Safetec.

Seguindo a premissa de incentivar o teste de novas tecnologias, o Tribunal realmente aderiu às mudanças. Após o Gmail, foi a vez de usar o Drive, com a criação de pastas compartilhadas, mudança de apontamentos e a continuidade do trabalho no sistema operacional, sem incidente algum.

O uso do Drive possibilitou ao TRE-TO a operação de 500 pessoas no modelo home office, garantindo que as informações estivessem centralizadas e acessíveis. Cerca de 500 licenças foram implementadas, com a migração de dados de e-mail, contato e calendário. No total, em torno de 5 milhões de itens foram levados ao Google Workspace, o que representa um volume grande de informações.

Com a pandemia da Covid-19, em 2020, o Google Meet entrou em cena para apoiar reuniões, palestras e outras atividades. Em tempos de eleições, o Meet foi usado para transmitir sessões plenárias e eventos ao grande público.

Além disso, a equipe utilizou a ferramenta para criar o Balcão Virtual, iniciativa que permitiu o atendimento ao público de maneira online. O Tribunal também faz uso da Agenda para que o público em geral acompanhe pela internet o calendário programado, semana a semana.

“Quando veio a pandemia, nós éramos um dos únicos tribunais utilizando as ferramentas colaborativas. Hoje, podemos dizer que seguimos prontos para evoluir junto com as soluções do Google Workspace. Adaptamos-nos a toda a gama de recursos para trabalhos internos, sessões online e Balcão Virtual.”

Valdenir Borges Junior, Secretário de Tecnologia da Informação do TRE-TO

Benefícios visíveis na rotina de atendimento

O Google Workspace mudou o atendimento ao cidadão. Independentemente de ser presencial ou virtual, o Tribunal assegura a mesma qualidade e diálogo com a comunidade. Um importante indicador foi a boa avaliação que a entidade recebeu em uma pesquisa de nível de satisfação do público.

“A mudança de uma plataforma local para o Google Workspace transformou a antiga maneira de trabalhar, garantiu uma experiência muito mais colaborativa e trouxe melhoria na comunicação, ganho de tempo na execução de atividades e otimização no trabalho dos servidores do TRE-TO.”

Marcos Coelho, Líder de Soluções da Safetec

Como resultado, sob a visão da Safetec, muito do sucesso do projeto se deu pela capacitação e replicação do conhecimento ao usuário, o que fez parte da estratégia de adoção. A segurança dos dados, com a consultoria e a introdução de boas práticas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), conferiu a diferença quando se trata do uso da plataforma.

“Se precisássemos de um software para licenciamento, certamente o custo seria bem maior, junto a plataformas de correio eletrônico e videoconferência. Por isso, com o Google Workspace, garantimos economia e flexibilidade. Outro fator importante é a redução de tempo para gestão de ferramentas. Temos confiança na infraestrutura.”

Fernando Jorge Ebrahim Lima e Silva, Gestor de Infraestrutura do TRE-TO

Além desses benefícios, trazer a colaboração para todos os funcionários transformou a forma de trabalhar. Deste modo, as pessoas podem editar conteúdos em conjunto, rever conhecimentos e aprimorar as suas atividades cotidianas.

“Pretendemos dar seguimento às capacitações em conjunto. Temos a proposta de adotar o Currents, mais um produto do Google que irá nos auxiliar em termos internos e de comunicação. Outro objetivo é continuar priorizando a segurança e, por este motivo, queremos levar outros serviços para a nuvem”, destaca o Secretário de Tecnologia da Informação do TRE-TO.

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O Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins (TRE-TO) é um órgão judiciário responsável por tudo que envolve as eleições, julgamento de processos correspondentes a candidatura e prestação de contas no estado do Tocantins.

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