Mater Dei aprimora a colaboração interna e a comunicação com o Google Workspace
Sobre Mater Dei
Fundada em 1980, a Mater Dei integra uma rede de saúde que oferece serviços médico-hospitalares sendo um centro de cultura, ciência e humanismo. Hoje, é uma Rede de Saúde completa atuando em vários estados do Brasil - Minas Gerais, Bahia, Goiás e Pará.
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Sobre Qi Network
A Qi Network é especialista em inovação na nuvem nas áreas de produtividade, modernização de infraestrutura e inteligência de dados.
As ferramentas colaborativas foram o fator-chave para que a entidade, com o apoio da Qi Network, conquistasse avanços em tecnologia e o aprimoramento do atendimento aos pacientes.
Resultados
- Economia de 2.150 horas trabalhadas, por meio da redução de deslocamentos entre as unidades da instituição
- Maior segurança e proteção de dados dos usuários
- Modernização da comunicação entre profissionais e pacientes
Crescimento de 96% da adesão à agenda online.
Com 42 anos de atuação na área médico-hospitalar, a Rede Mater Dei traz como lema a tecnologia em sua prestação de serviços, pelo foco que mantém no cliente e por ser um centro de atenção à saúde, de maneira completa. A Rede é formada por dez unidades hospitalares e uma unidade de planejamento, com um quadro de quatro mil colaboradores diretos, mais de quatro mil médicos e mais de mil leitos ativos.
A Mater Dei faz parte da categoria de hospitais gerais de alta complexidade e nível quaternário, o que significa uma prestação de atendimento às pessoas e às famílias em diferentes fases da vida. E mesmo que a tecnologia seja um de seus principais pilares, a instituição enfrentava dificuldades em alguns de seus processos, o que demandava um maior investimento em recursos tecnológicos.
Para que as atividades de trabalho se tornassem mais simples e transformassem as tarefas cotidianas de forma ágil, eficiente e segura, uma maior autonomia era exigida. Dessa forma, contando com 300 mil interações com pacientes por mês, o desafio era manter o controle sobre o volume de informações e a segurança no processo.
A quantidade de pessoas envolvidas em atividades diárias nos hospitais somada ao número de pacientes atendidos resultavam em mais desafios pela frente. Isso poderia ser representado pelo simples agendamento de consultas ou pela comunicação entre os profissionais de saúde.
A questão era que as ferramentas ainda em uso eram individuais e descentralizadas, o que contribuía para diminuir o desempenho dos colaboradores. Portanto, com o desenvolvimento da Rede, tornou-se necessário pensar em alternativas para garantir colaboração, comunicação e agilidade, além da proteção de dados dos pacientes.
"A urgência era por uma padronização que nos ajudasse no compartilhamento de documentos e em uma melhor visibilidade dos processos em curso. Queríamos alcançar a governança das informações, e foi por este motivo que decidimos deixar a nossa plataforma anterior e partir para algo que suprisse as nossas necessidades."
—Marcelo Lazzarini, CIO da Mater DeiJornada de boas práticas e o plano de gestão de mudança
O projeto para solucionar as situações enfrentadas começou em setembro de 2018 com o apoio da Qi Network, empresa que conduziu todas as etapas referentes à migração para o Google Workspace. A finalização se deu em janeiro de 2019, totalizando quatro meses de condução do projeto.
Desse modo, as equipes passaram por uma verdadeira gestão de mudança promovida pela Qi Network, com a criação de um propósito e a elaboração de um plano de engajamento. O uso das plataformas de capacitação do Google Workspace, a exemplo do Treinamento e do Centro de Aprendizagem, bem como os insights da Qi Academy, foram fundamentais.
"A principal preocupação esteve relacionada ao mapeamento dos pontos de mudança, para que depois pudéssemos apoiar a entidade nessa migração ordenada, engajando pessoas e simplificando caminhos. As campanhas de comunicação e os treinamentos dos times foram fatores importantes, tudo para que a transição ocorresse da forma mais tranquila possível."
—Victor Sebastian, Gerente de Marketing da Qi NetworkPor meio dessa capacitação, os profissionais se sentiram mais seguros e integrados às equipes com o uso das tecnologias. As lideranças foram envolvidas durante todo o processo. E são esses mesmos colaboradores que atualmente utilizam o Google Chat, Gmail, Contatos e Agenda, lançando mão de todos os recursos que cada uma das soluções dentro do Google Workspace oferece.
"Uma das constatações positivas sobre as ferramentas tem conexão com a produtividade. As secretárias, quando precisam organizar reuniões ou eventos com lista de presença, enviam o Formulários para que seja realizado o preenchimento e a coleta de dados. Também usamos o Formulários para pesquisas setoriais e internas. Sem contar que processos internos e de adesão acabaram por ser facilitados", conta o CIO da Mater Dei.
No lastro das vantagens percebidas
Outro benefício que se refletiu na produtividade foi a economia de 2.150 horas trabalhadas, a partir da redução de deslocamentos entre as unidades da instituição de saúde. Houve, ainda, a diminuição do volume de e-mails trocados, algo possibilitado pela organização do plano de ações e a integração entre os funcionários com o uso dos recursos de colaboração.
"Proporcionar a comunicação entre todos os profissionais e suas unidades foi uma das principais metas estabelecidas pela Rede Mater Dei, e a Qi Network trabalhou para atingi-la. A adoção das ferramentas mudou o panorama de prestação de serviços e modernizou a comunicação entre profissionais e pacientes. Esse fato demonstra como as instituições de saúde também podem inovar no mercado, ampliando a vantagem competitiva, impulsionando o desenvolvimento de serviços inovadores e proporcionando um atendimento humanizado", comenta o Gerente de Marketing da Qi Network.
Para a Mater Dei, o Google Workspace permitiu maior segurança e proteção dos dados dos usuários, promoveu uma melhor comunicação interna com o uso do Google Chat e proporcionou uma maior atenção aos compromissos e reuniões - este último, verificado pelo crescimento de 96% da adesão à agenda online por parte dos profissionais da Rede.
Sob esse aspecto, a expansão de atividades tornou-se uma realidade para a instituição e as suas unidades, o que culminou em novas decisões a respeito do futuro.
"A Rede Mater Dei adquiriu uma empresa de dados, e os nossos planos agora envolvem a avaliação deste cenário para levar parte do que se entende como computação para a nuvem pública, garantindo um ambiente mais híbrido. Provavelmente contaremos com o Google Cloud como uma opção nesse sentido."
—Marcelo Lazzarini, CIO da Mater DeiConte qual é o seu desafio. Queremos ajudar você.
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Fundada em 1980, a Mater Dei integra uma rede de saúde que oferece serviços médico-hospitalares sendo um centro de cultura, ciência e humanismo. Hoje, é uma Rede de Saúde completa atuando em vários estados do Brasil - Minas Gerais, Bahia, Goiás e Pará.
Sobre Qi Network
A Qi Network é especialista em inovação na nuvem nas áreas de produtividade, modernização de infraestrutura e inteligência de dados.