Governo do Estado de Puebla: construindo o futuro do governo digital
Sobre Governo do Estado de Puebla
O Governo do Estado de Puebla conta com 6,5 milhões de residentes e abriga a quinta maior cidade do México. É composto por 17 órgãos estaduais, incluindo as secretarias de administração, trabalho, turismo, economia, cultura, transporte, infraestrutura, educação e saúde.
Conte qual é o seu desafio. Queremos ajudar você.
Entre em contatoO Governo do Estado de Puebla usou o Google Workspace para melhorar a colaboração e a eficiência, além de manter os funcionários públicos seguros e produtivos durante a pandemia da Covid-19.
Resultados
- Melhorou a colaboração e a produtividade em todos os níveis de governo.
- Aumentou a eficiência dos serviços governamentais, como bancos de alimentos.
- Permitiu que o trabalho do governo continuasse sem interrupções durante a pandemia da Covid-19.
A adoção do Google Meet pelos usuários aumentou 4.000% em 6 meses.
Puebla, um dos mais belos estados do México e importante centro industrial, é o primeiro estado do país a lançar uma iniciativa governamental digital formal para tornar os serviços mais acessíveis e convenientes para a população. Essa empreitada inovadora está sendo conduzida pelo subsecretário de Transparência e Governo Digital, que supervisiona a infraestrutura de tecnologia e estratégia de dados do Estado de Puebla. Um de seus principais objetivos é fornecer aos órgãos estaduais ferramentas digitais para ajudar os funcionários a serem mais eficazes em suas tarefas diárias e, assim, melhorar a qualidade de vida dos cidadãos.
Até pouco tempo, o Governo do Estado de Puebla ainda funcionava da mesma forma de décadas atrás. As reuniões eram presenciais, os processos baseados em papel e os funcionários perdiam um tempo considerável enviando várias cópias de documentos de um lado para o outro. As autoridades eleitas de Puebla queriam trabalhar melhor e com mais inteligência, fortalecer as habilidades digitais e o conhecimento dos servidores públicos e elevar os padrões de eficiência e transparência do estado.
Para se preparar para o futuro, o subsecretário de Transparência e Governo Digital começou a procurar um conjunto de ferramentas que permitisse o trabalho remoto colaborativo. No entanto, como as 17 agências governamentais do estado tinham níveis variados de maturidade digital, as ferramentas precisavam ser flexíveis e fáceis de usar.
“Estamos tentando mudar a cultura com ferramentas digitais que permitam às pessoas trabalhar com mais facilidade e rapidez”, afirma Alejandro Sauret, assessor do subsecretário de Transparência e Governo Digital. “Mas, para impulsionar a adoção, precisávamos convencer os funcionários em todos os níveis de que a adoção das novas aplicações digitais ajudaria a aumentar a produtividade”.
Promovendo uma adoção rápida com ferramentas intuitivas
Felizmente, vários órgãos estaduais já estavam usando as ferramentas do Google Workspace, com uma sólida taxa de adoção. Embora Sauret e sua equipe tivessem testado outras ferramentas, eles notaram que os funcionários se adaptaram rapidamente ao Google Workspace.
“O Google Workspace tem uma interface que o torna mais intuitivo que as outras soluções”, diz. “As pessoas se sentiam bastante à vontade com as ferramentas do Google Workspace, então vimos o potencial para uma forte adoção e satisfação do usuário, o que é essencial”.
Assim que decidiu padronizar o uso do Google Workspace, o subsecretário de Transparência e Governo Digital começou a treinar os primeiros usuários “promotores”, que depois treinaram outras pessoas. Trabalhando com o Google, o Governo do Estado de Puebla também criou um programa de certificação interno para reconhecer a conclusão de alguns cursos dos funcionários e motivá-los a obter certificações adicionais. Os funcionários começaram a usar as novas ferramentas de trabalho rapidamente e a adoção disparou. Considerando apenas o Meet, a adoção aumentou mais de 4.000% em apenas seis meses.
“Os funcionários do governo logo perceberam que o Google Workspace oferecia uma maneira mais eficiente de trabalhar e atender melhor aos cidadãos. Essa percepção foi imediata. Para eles, foi fácil agendar reuniões virtuais e começar a colaborar em uma série de projetos.”
—Alejandro Sauret, assessor do subsecretário de Transparência e Governo Digital, Governo do Estado de PueblaMelhorando a colaboração e a eficiência
O Gmail agora é a ferramenta oficial de comunicação do governo para que os funcionários documentem as interações internas e com outras agências, bem como com prestadores de serviços e cidadãos. Quando precisam interagir mais com outros funcionários e, às vezes, com os cidadãos, eles usam o Google Meet para videoconferências. Os funcionários podem acessar as ferramentas do Google Workspace em qualquer dispositivo e trabalhar colaborativamente em qualquer lugar.
“Não preciso estar no escritório, nem mesmo em Puebla, para fazer meu trabalho”, diz Sauret. “A experiência de trabalho remoto é consistente, e esse era o nosso objetivo. Podemos trabalhar em praticamente qualquer lugar e continuar produtivos e conectados”.
Ao trabalhar juntos em arquivos importantes, como uma apresentação ou relatório para o gabinete do governador, os funcionários geralmente colaboram usando o Drive, onde podem acessar de forma rápida e segura a versão mais recente do documento e ver as alterações de todos em tempo real. Muitas intranets do governo agora são gerenciadas por meio do Google Sites, permitindo que usuários não técnicos criem recursos de informação envolventes e de alta qualidade.
Os processos baseados em papel também estão sendo gradualmente substituídos por fluxos de trabalho digitais. Por exemplo, quando o governo de Puebla trabalha com o Sistema Nacional para o Desenvolvimento Integral da Família (DIF), uma instituição de assistência social, os registros e entregas de alimentos agora são coordenados com a ajuda do Formulários Google e do Planilhas. O novo processo economiza tempo e dinheiro, além de ajudar o DIF a promover o bem-estar das famílias mexicanas com mais eficiência.
“Antes, os assistentes sociais usavam papel, prancheta e lápis para anotar os pedidos do banco de alimentos e controlar as entregas”, diz Sauret. “Depois, todas as informações precisavam ser inseridas manualmente em uma planilha. Abrimos um mundo totalmente novo para eles com o Formulários Google. Agora, é possível capturar com mais precisão as informações em campo e preencher automaticamente uma planilha em tempo real”.
Mantendo a produtividade durante uma pandemia
Quando surgiu a pandemia da Covid-19, a capacitação digital e a colaboração remota tornaram-se absolutamente essenciais. Felizmente, o subsecretário de Transparência e Governo Digital já havia implementado essas soluções e treinado centenas de pessoas para usá-las.
“A inovação que o Google Workspace trouxe foi um grande benefício durante a pandemia. Houve uma explosão natural no uso do Google Meet, que se tornou uma ferramenta de trabalho para mantermos os serviços essenciais funcionando para os cidadãos.”
—Alejandro Sauret, assessor do subsecretário de Transparência e Governo Digital, Governo do Estado de PueblaA capacidade de trabalhar remotamente trouxe tranquilidade aos funcionários públicos durante a pandemia, porque não era preciso trabalhar perto de outras pessoas. Eles também gostaram de não ter que acordar tão cedo para enfrentar o trânsito e de ganhar tempo durante o dia para ficar com a família e realizar outras atividades.
“O Google Workspace nos ajudou a lidar com o fato de que não podemos estar todos no mesmo lugar por causa da COVID-19. Tudo deu muito certo”, afirma Sauret. “É gratificante ver que fomos capazes de manter as operações graças ao governo digital”.
Promovendo um governo digital
A importância das ferramentas digitais agora é reconhecida em todos os níveis do governo de Puebla, passando de um recurso “desejável” para essencial. Até o governador Miguel Barbosa Huerta usa as ferramentas de videoconferência para realizar reuniões diárias com seu gabinete, para que possam informar aos cidadãos sobre o andamento dos assuntos relevantes do estado.
“Estamos implementando serviços públicos digitais com muito sucesso. O Google Workspace é um facilitador de novas formas de trabalho, o que é essencial para ampliar o alcance e o acesso aos serviços que a população usa diariamente.”
—Christiane Tabe Morales, diretora do Governo Digital da Secretaria de Administração, Governo do Estado de PueblaConte qual é o seu desafio. Queremos ajudar você.
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Sobre Governo do Estado de Puebla
O Governo do Estado de Puebla conta com 6,5 milhões de residentes e abriga a quinta maior cidade do México. É composto por 17 órgãos estaduais, incluindo as secretarias de administração, trabalho, turismo, economia, cultura, transporte, infraestrutura, educação e saúde.