Folha de Pernambuco investe no trabalho colaborativo e transforma o dia a dia da redação
Sobre Folha de Pernambuco
A Folha de Pernambuco atua desde 1998 e é um veículo de comunicação que se propõe a levar informações completas e de qualidade a leitores de diferentes segmentos da sociedade.
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Sobre Safetec
Parceira Premier do Google Cloud no Norte e Nordeste do Brasil, a Safetec é especialista certificada em Transformação de Trabalho nível Enterprise.
A empresa adotou as soluções do Google Workspace com o suporte da Safetec, contribuindo para a colaboração entre os profissionais da redação e a economia de custos.
Resultados
- Maior segurança no armazenamento de materiais com o Google Drive.
- Economia de custos anual.
- Melhoria na comunicação interna.
Ganho de 60% na produtividade da equipe.
Em atuação desde 1998, a Folha de Pernambuco é uma empresa de comunicação que engloba três meios: rádio, jornal impresso e portal de notícias. Situada em Recife, reúne cerca de 200 funcionários, que cada vez mais passam por transformações relacionadas ao modo de trabalho e à inserção da tecnologia em seu cotidiano.
Justamente por isso, os maiores desafios da Folha envolviam as equipes de funcionários e a forma como elas se comunicavam, além da necessidade de promover ganhos na produtividade e colaboração, para que o trabalho fosse sempre aprimorado.
Assim, a ideia era que os colaboradores deixassem de usar suas contas de e-mail, muitas implantadas há mais de 15 anos, e saíssem do modelo on-premise, no qual as configurações e atualizações eram feitas internamente.
“Além das instabilidades enfrentadas nas contas de e-mail, procurávamos sanar questões referentes ao armazenamento de arquivos, especialmente fotográficos. Por esta razão começamos a buscar alternativas e, como eu já utilizava o Gmail, sabia que o Google Workspace poderia nos trazer boas soluções.”
—Fred Oliveira, Coordenador de TI da Folha de PernambucoNovos caminhos com o processo de migração
Um cenário diferente passou a fazer parte da história da Folha de Pernambuco, quando houve a mudança para o Google Workspace. Mas, para isso acontecer, foi essencial planejar o projeto junto à empresa parceira, Safetec, que realizou sessões de testes e treinamentos em grupo antes que houvesse a decisão final pela plataforma.
O projeto de implantação foi iniciado em março de 2020 e ocorreu em duas fases, levando cerca de três meses para ser efetivado. Em um primeiro momento, os usuários e grupos foram provisionados no Google Workspace, e a maioria dos e-mails foi migrada por meio de arquivos PST, com a ferramenta GWMMO.
Na primeira fase, os usuários do setor de Tecnologia da Informação foram migrados e iniciaram a utilização dos emails. Após esse período houve a segunda etapa, na qual aconteceu o treinamento e a transferência dos demais colaboradores. Além das 120 licenças adquiridas, houve a migração de todo o servidor de arquivos correspondentes a imagens.
“A Safetec apresentou uma metodologia de jornada a partir da trilha de sucesso do cliente, que tem como objetivo identificar oportunidades de melhoria, corrigir gargalos e aperfeiçoar o desempenho dos setores. E nós notamos que tanto a adesão às ferramentas quanto o feedback foram incríveis.”
—Eduardo Alves de Lima, Especialista de Sucesso do Cliente da Safetec.Resultados que representam o impacto positivo
O departamento de Redação é considerado o maior cliente interno da Folha de Pernambuco. E com toda a mudança ocasionada pela implantação do Google Workspace, o retorno favorável começou a aparecer.
Os jornalistas que precisavam se deslocar ao escritório para produzir as notícias, salvar os arquivos nos diretórios locais e receber a aprovação dos editores-chefes passaram a conseguir fazer isso remotamente, seja diretamente da cobertura de um evento ou a partir de casa, no período de distanciamento social recomendado para o enfrentamento à Covid-19.
A comunicação entre todos foi facilitada, e a possibilidade de acesso e edição dos documentos de maneira compartilhada e em tempo real foi uma das vantagens mais evidentes, fruto da cultura de colaboração.
“Os profissionais de fotografia também se beneficiaram com a plataforma. O armazenamento das fotos, antes feito em DVDs e CDs, dificultava a pesquisa de arquivos. O Drive foi a resposta ideal para esta necessidade. O Google Meet e o Documentos foram outras ferramentas fundamentais para o progresso do trabalho”
—Fred Oliveira, Coordenador de TI da Folha de Pernambuco.O uso das ferramentas ajudou a melhorar consideravelmente a produtividade dos profissionais dos setores de Redação e Fotografia, com um ganho de 60%, principalmente em razão da inserção do trabalho remoto. Hoje, os gestores do jornal contam com agilidade na tomada de decisão, pois têm fácil acesso aos materiais produzidos.
Houve, ainda, benefícios relacionados à segurança no armazenamento de arquivos e o alcance significativo de uma economia anual - que se refere à redução de custos com licenças dos pacotes de e-mail, sistemas operacionais e hospedagem dos e-mails em um provedor particular.
“A nossa principal meta era levar a transformação digital para uma empresa com mais de 20 anos no mercado de comunicação. Penso que conseguimos cumprir o nosso papel e vimos, na prática, os resultados surgirem e modificarem a rotina dentro do jornal”, afirma o Especialista de Sucesso do Cliente da Safetec.
Ao pensar no futuro, a Folha de Pernambuco espera estender a utilização do Google Workspace para outros setores, como o Administrativo, por exemplo. Depois disso, pretende estudar a usabilidade de outros produtos do Google Workspace e Google Cloud, seguindo o seu processo natural de busca pela inovação.
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A Folha de Pernambuco atua desde 1998 e é um veículo de comunicação que se propõe a levar informações completas e de qualidade a leitores de diferentes segmentos da sociedade.
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