Alquería promove o trabalho colaborativo de +50% de suas equipes com o Google Workspace
Sobre Alquería
O Grupo Alquería é um conglomerado de mais de 24 empresas com mais de 4.150 funcionários que opera na Colômbia em diferentes setores produtivos, como bens de consumo em massa (alimentos e bebidas), plásticos, transporte e agroindústria.
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Sobre eSource Capital
A eSource Capital é especializada em consultoria empresarial de soluções em nuvem e transformação do trabalho.
A empresa obteve 40% de economia de tempo dos funcionários graças à adoção de reuniões virtuais com o uso do Meet.
Resultados
- 99,9% de disponibilidade de serviço em aplicações para colaboração e produtividade
- 40% de economia de tempo dos funcionários
- 15% de redução no tempo de elaboração de relatórios
- +2 mil licenças do Google Workspace
Economia de +23% em custos de licenças.
A Alquería, um conglomerado de mais de 24 empresas e mais de 4 mil funcionários que opera na Colômbia, decidiu migrar para o Google Workspace em 2016 para encarar grandes desafios, como o de integrar as equipes de trabalho distribuídas em diferentes cidades e locais em um ambiente colaborativo.
Nesse sentido, era fundamental para a Alquería atender a necessidades muito específicas, incluindo aumentar a base de colaboradores digitais da empresa para dar mais um passo na digitalização dos processos; aumentar a colaboração e a produtividade dos processos internos; e melhorar os níveis de segurança para mitigar a perda e o vazamento de informações.
O início da transformação
Para a organização, foi essencial ter como primeiro passo identificar qual era o principal obstáculo para continuar a crescer. A empresa entendeu que, para escalar, era necessário superar obstáculos tecnológicos com soluções na nuvem.
Para isso, era preciso melhorar a estrutura do negócio e incorporar ferramentas que não ultrapassassem o limite do que era possível.
“Nossa primeira consideração quando começamos a transformação digital foi ampliar a base de colaboradores digitais e a interação entre eles. Por isso, a sustentabilidade financeira do modelo é importante, ou seja, precisávamos fazer mais sem gastar demais nem ultrapassar o orçamento. O Google Workspace foi a solução mais competitiva que encontramos no mercado.”
—Alejandro Palacino Díaz, Gerente de TI, AlqueríaNa etapa inicial, o Google Workspace permitiu que a empresa atribuísse licenças e recursos de maneira eficiente para cada funcionário conforme a função, sem perder qualquer funcionalidade. Além disso, a base de colaboradores digitais aumentou 30%, gerando mais interações e produtividade em todos os níveis.
A premissa para o crescimento
O processo de migração foi apoiado por um projeto que a empresa definiu como CIMA: Conectividade em qualquer lugar, Inovação constante e inclusiva, Mobilidade sem dependência de equipamentos fixos e Ação para transformar sonhos em realidade.
Graças à rápida adoção da mudança por todos os funcionários, a Alquería migrou todas as contas em apenas 15 dias. Para isso, foi fundamental contar com a ajuda do parceiro eSource Capital, que acompanhou o processo técnico e forneceu o treinamento necessário para o uso das ferramentas do Google Workspace.
Em um efeito quase imediato, as equipes de trabalho começaram a compartilhar informações com as soluções do Gmail, Agenda, Documentos, Planilhas, Apresentações e Drive.
“O Drive tornou-se o eixo que articula a informação para todas as equipes de trabalho. Inclusive, a solução nos dá a confiança de que as informações estão mais seguras na nuvem do que nos computadores.”
—Alejandro Palacino Díaz, Gerente de TI, AlqueríaEm seguida, houve maior adoção do uso avançado do Apresentações, que foi integrado ao Planilhas e ao Data Studio para capturar, processar e apresentar informações, democratizando rapidamente o acesso aos principais indicadores do negócio.
A aceleração da mudança
A conjuntura atual colocou a Alquería diante de novos desafios. Com as mudanças na rotina de trabalho em decorrência das medidas de isolamento adotadas pela Colômbia na pandemia, a empresa decidiu dar mais um passo em sua transformação digital.
A segunda fase começou em março de 2020 e incluiu 100% da força de vendas em seu ecossistema digital. A Alquería adicionou 840 contas em apenas 2 dias, com suporte em tempo real para lidar com possíveis imprevistos por meio do uso intensivo do Gmail, Meet e Chat. Com isso, mais de 2 mil funcionários da empresa adotaram o Google Workspace.
Além disso, como ressalta Alejandro Palacino Díaz, tanto na primeira como na segunda etapa, o envolvimento dos líderes de tecnologia da organização foi fundamental. Sua missão era compartilhar seu conhecimento sobre o uso das soluções do Google Workspace para ajudar os funcionários da Alquería na adoção.
Após a migração para o Google Workspace, mais de 2.400 funcionários passaram a usar as ferramentas de forma intuitiva.
Democratizar, colaborar e sustentar
Para a Alquería, a adoção do Google Workspace foi crucial em três aspectos: permitiu a democratização da informação e da tecnologia, aumentou a colaboração e melhorou a sustentabilidade financeira.
“Decidimos democratizar a tecnologia para que todos da empresa estivessem alinhados quanto ao uso para avançar como uma única equipe. Isso é possível porque a tecnologia na nuvem é intuitiva e acessível. Com as ferramentas do Google Workspace, fazer algo de forma autônoma não vira um 'segredo de Estado’.”
—Alejandro Palacino Díaz, Gerente de TI, AlqueríaA mudança para o Google Workspace permitiu que a Alquería otimizasse os recursos e tivesse um aumento de 93% a 99,9% de disponibilidade de serviço em aplicações de colaboração e produtividade. Além disso, diminuiu 23% dos custos com licenças de aplicações de colaboração e produtividade, e reduziu 15% do tempo para a elaboração de relatórios e apresentações graças ao gerenciamento colaborativo das diferentes áreas.
Por último, a Alquería diminuiu a quantidade de deslocamentos entre escritórios das equipes de trabalho, o que foi essencial nos meses de isolamento social de 2020 e 2021. Isso representou uma economia de tempo de 40% após a adoção das reuniões virtuais com o uso do Meet.
No futuro, a Alquería pretende continuar essa jornada para promover ainda mais a colaboração e a produtividade de todos os funcionários. O objetivo é aumentar a conectividade, a eficiência e a transparência das informações no ambiente digital.
Nesse sentido, para Palacino Díaz, o próximo passo é garantir que os funcionários adotem as ferramentas do Google Cloud em seus processos de trabalho para completar o ambiente digital da empresa.
Além disso, em breve, a Alquería pretende dar um grande passo na escalabilidade do negócio com a migração dos servidores para a nuvem, para melhorar a infraestrutura.
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Sobre Alquería
O Grupo Alquería é um conglomerado de mais de 24 empresas com mais de 4.150 funcionários que opera na Colômbia em diferentes setores produtivos, como bens de consumo em massa (alimentos e bebidas), plásticos, transporte e agroindústria.
Sobre eSource Capital
A eSource Capital é especializada em consultoria empresarial de soluções em nuvem e transformação do trabalho.