Administratoreinstellungen – Geplante E-Mails

Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten

Wenn Sie Looker-Inhalte per E-Mail übermitteln, können Sie angeben, ob der Inhalt an die E-Mail angehängt oder in den E-Mail-Text eingebettet werden soll. Außerdem können Sie einen Link zurück zum Inhalt in Looker oder beides angeben.

Auf der Seite Geplante E-Mails, die über den Bereich Admin unter Benachrichtigungen und Zeitpläne zugänglich ist, können Looker-Administratoren eine Richtlinie für die Datenfreigabe festlegen, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen und geplanten E-Mails gilt, bei denen das native E-Mail-Ziel von Looker verwendet wird. Diese Richtlinie gilt nicht für E-Mails, die über andere native Ziele oder integrierte Dienste von Looker über den Looker Action Hub oder einen Hub für benutzerdefinierte Aktionen gesendet werden.

Die ausgewählte Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ist eine Einstellung, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen oder geplanten E-Mail-Lieferungen gilt. Die Einstellung kann nicht auf Modellebene oder für bestimmte einmalige oder geplante E-Mail-Lieferungen verwaltet werden.

Die Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten beinhaltet eine von drei Optionen für die E-Mail-Zustellung:

  • Nur Link senden: E‐Mails enthalten nur einen Link und erfordern eine Looker-Anmeldung, um den geplanten Look oder das geplante Dashboard ansehen zu können. Looker empfiehlt diese Option für die Bereitstellung sensibler Daten.
  • Nur Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können an E-Mails angehängt oder darin eingebettet werden.
  • Links und Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können an E-Mails angehängt oder darin eingebettet werden. Benutzer können für jede Lieferung Links zurück zu Looker einfügen.

Standardoptionen für Datenrichtlinien per E-Mail

Bei der Aktualisierung von Looker 7.6 oder einer früheren Looker-Version auf Looker 7.8+ ist bei Instanzen standardmäßig die Option Links und Daten senden ausgewählt.

Wenn Sie die Option Nur Link senden ausgewählt haben und Looks und Dashboards per E-Mail senden, enthält das Planungsprogramm Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zum Definieren des Auslösers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

In der Zusammenfassung am unteren Rand des Planers können Sie die Zustellungseinstellungen überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der E-Mail-Betreffzeile – standardmäßig ist dies der Titel des übermittelten Dashboards, Looks oder Explores. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Bereitstellungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Bereitstellungen).
  • Eine Meldung mit dem Hinweis, dass der Looker-Administrator erfordert, dass Sie sich bei Looker anmelden, um den geplanten Inhalt anzusehen.
  • Der Nutzer, der den Inhalt gesendet oder geplant hat.

Damit sich Nutzer den Inhalt ansehen können, müssen sie sich in Looker anmelden und Berechtigungen für den Zugriff auf das Modell haben, auf dem der Inhalt basiert. E-Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die in eingebetteten Inhalten erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker.

Nur Daten senden

Wenn Sie die Option Nur Daten senden ausgewählt haben und Looks und Dashboards per E-Mail senden, enthält das Planungsprogramm Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zum Auswählen eines Datenformats, zum Festlegen des Auslösers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

Die Zustellungseinstellungen können Sie in der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der E-Mail-Betreffzeile – standardmäßig ist dies der Titel des übermittelten Dashboards, Looks oder Explores. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im Text der E-Mail, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Der Nutzer, der den Inhalt gesendet oder geplant hat.

Jeder, der die E-Mail erhält, kann den eingebetteten oder angehängten Inhalt sehen.

Wenn Sie die Option Links und Daten senden ausgewählt haben und Looks und Dashboards per E-Mail senden, enthält das Planungsprogramm Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zum Auswählen eines Datenformats, zum Festlegen des Auslösers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen. Sie können unter anderem festlegen, ob im E-Mail-Text Links zum Looker-Inhalt eingefügt werden sollen.

Die Zustellungseinstellungen können Sie in der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der E-Mail-Betreffzeile – standardmäßig ist dies der Titel des übermittelten Dashboards, Looks oder Explores. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im Text der E-Mail, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Bereitstellungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Bereitstellungen).
  • Der Nutzer, der den Inhalt gesendet oder geplant hat.

Jeder, der die E-Mail erhält, kann den eingebetteten oder angehängten Inhalt sehen. Der Empfänger muss sich jedoch bei Looker anmelden, um den mit der E-Mail verknüpften Looker-Inhalt zu sehen. E-Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die in eingebetteten Inhalten erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker.

Option für die Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ändern

Obwohl für Ihre Looker-Instanz eine Standardoption für Datenrichtlinien per E-Mail basierend auf den Einstellungen der Instanz vor dem Update auf Looker 7.8 ausgewählt ist, können Looker-Administratoren diese Standardeinstellung jederzeit ändern, indem sie im Bereich Admin unter Benachrichtigungen und Zeitpläne die Seite Geplante E-Mails aufrufen.

Wenn Sie Ihre Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ändern, funktionieren vorhandene automatisierte Workflows zur Verwendung von E-Mails möglicherweise nicht mehr. Administratoren sollten ihre Nutzer fragen, ob diese eingerichtet wurden, und entscheiden, wie Änderungen an der Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten zu verwalten sind.

Wenn Sie entscheiden, ob Sie die Richtlinien für per E-Mail gesendete Daten ändern möchten, können zusätzliche Überlegungen und Nachteile auftreten. In der folgenden Tabelle wird allgemein dargestellt, was mit einer geplanten Bereitstellung geschieht, wenn Administratoren die Optionen der Instanz für die Datenrichtlinie per E-Mail ändern.

Alte Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten Was wird geliefert? Neue Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten Was wird geliefert?
Nur Link senden Link zurück zu Looker-Inhalten Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Der Link wird durch eine eingebettete Datenvisualisierung oder einen Dateianhang ersetzt.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang
Nur Link senden Link zurück zu Looker-Inhalten Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang mit einer Option zum automatischen Einschließen von Links.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang. Die Option zum automatischen Einschließen von Links ist ausgewählt.
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Ein Link zurück zum Looker-Inhalt ersetzt das eingebettete Element; es wird keine Datei angehängt.

Neue Übermittlungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang mit einer Option zum automatischen Einschließen von Links.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang. Die Option zum automatischen Einschließen von Links ist ausgewählt.
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und Option, Links zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Link zurück zum Looker-Inhalt

Neue Übermittlungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und Option, Links zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Wenn Sie zur Option Nur Link senden wechseln, erhalten alle neuen einmaligen und geplanten E-Mails nur Links zurück zu Looker und den Titel der Looker-Inhalte. Sie enthalten keine eingebetteten oder angehängten Looker-Inhalte.

Bei vorhandenen Zeitplänen werden auch nur Links zurück an Looker gesendet, auch wenn im Zeitplan zuvor das Senden von Daten und Visualisierungen eingerichtet war.

Vorhandene Zeitpläne aus einer Looker-Instanz, bei denen die Option Links und Daten per E-Mail senden aktiviert war, bei denen das Kästchen Links einfügen jedoch nicht im Zeitplan aktiviert war, werden nicht zugestellt. Diese Zeitpläne werden im Admin-Bereich auf der Seite Planer-Verlauf angezeigt. Es wird ein Fehler angezeigt, der angibt, dass die Option zum Einfügen von Links in geplante E-Mails aktiviert sein muss, wenn die Richtlinie „Nur Link senden“ aktiviert ist. Der Zeitplan muss neu erstellt werden, um den Fehler zu beheben. Der Fehler wird nicht durch das Duplizieren des ungültigen Zeitplans behoben.

Externe Empfänger

Auf der Seite Geplante E-Mails im Bereich Benachrichtigungen und Zeitpläne des Menüs Admin können Sie Daten beobachten, die von Looker an Nicht-Nutzer gesendet werden. Auf der Seite Geplante E-Mails werden alle E-Mail-Adressen aufgelistet, die für den Empfang von Looks oder Dashboards geplant sind, aber nicht mit einem der Nutzerkonten Ihrer Looker-Instanz verknüpft sind.

Die auf der Seite angezeigte Tabelle der externen E-Mail-Adressen enthält die folgenden Informationen:

Spalte Definition
E-Mail Die externe E-Mail-Adresse.
Geplant für Der Look oder das Dashboard, das an die externe E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Jeder Eintrag in dieser Spalte ist ein Link zum Look oder Dashboard.
Geplant von Der Name des Looker-Nutzers, der den Zeitplan erstellt hat.