Administratoreinstellungen – Geplante E-Mails

Datenrichtlinie per E‑Mail

Wenn Sie Looker-Inhalte per E‑Mail bereitstellen, können Sie angeben, ob die Inhalte an die E‑Mail angehängt oder in den E‑Mail-Text eingebettet werden sollen. Alternativ können Sie einen Link zurück zu den Inhalten in Looker oder beides angeben.

Auf der Seite Geplante E-Mails, die über den Bereich Verwaltung unter Benachrichtigungen und Zeitpläne aufgerufen werden kann, können Looker-Administratoren eine Richtlinie zur Datenfreigabe festlegen, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen gilt, bei denen die native E-Mail-Adresse von Looker verwendet wird. Diese Richtlinie gilt nicht für E-Mails, die über andere native Ziele von Looker oder integrierte Dienste über den Looker Action Hub oder einen benutzerdefinierten Action Hub zugestellt werden.

Die ausgewählte E-Mail-Datenrichtlinie ist eine Einstellung, die für alle neuen und bestehenden einmaligen oder geplanten E-Mail-Zustellungen gilt. Die Einstellung kann nicht auf Modellebene oder für bestimmte einmalige oder geplante E-Mail-Zustellungen verwaltet werden.

Die Datenrichtlinie per E‑Mail enthält eine von drei Optionen für E‑Mail-Zustellungen:

  • Nur Link senden: E‑Mails enthalten nur einen Link. Nutzer müssen sich anmelden, um den geplanten Look oder das geplante Dashboard ansehen zu können. Looker empfiehlt diese Option für die Bereitstellung sensibler Daten.
  • Nur Daten senden: Datentabellen und Visualisierungen können an E‑Mails angehängt oder darin eingebettet werden.
  • Links und Daten senden: Datentabellen und Visualisierungen können an E‑Mails angehängt oder darin eingebettet werden. Nutzer können für jede Zustellung Links zurück zu Looker einfügen.

Standardoptionen für die Datenrichtlinie per E‑Mail

Wenn Sie ein Upgrade von Looker 7.6 oder einer früheren Looker-Version auf Looker 7.8 oder höher durchführen, ist die Option Links und Daten senden in Instanzen standardmäßig ausgewählt.

Wenn die Option Nur Link senden ausgewählt ist, enthält der Scheduler Felder, in denen Sie die Lieferung benennen, E‑Mail-Empfänger auflisten, den Trigger oder die Häufigkeit der Lieferung definieren und zusätzliche erweiterte Planungsoptionen angeben können, wenn Sie Lieferungen von Looks und Dashboards per E‑Mail einrichten.

Am unteren Rand des Planungsprogramms finden Sie eine Zusammenfassung, in der Sie die Liefereinstellungen prüfen können.

Die E‑Mail enthält die folgenden Informationen:

  • Der Name der Bereitstellung in der Betreffzeile der E‑Mail. Standardmäßig ist das der Titel des Dashboards, Looks oder Explorations, das bereitgestellt wird. Looker empfiehlt, in den Titeln von Looker-Inhalten keine vertraulichen Daten oder Informationen zu verwenden.
  • Einen Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Lieferungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Lieferungen).
  • Eine Meldung, die besagt, dass Sie sich beim Looker-Administrator anmelden müssen, um die geplanten Inhalte anzusehen.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat.

Damit Nutzer den Inhalt sehen können, müssen sie sich bei Looker anmelden und Berechtigungen für den Zugriff auf das Modell haben, auf dem der Inhalt basiert. E‑Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker .

Nur Daten senden

Wenn die Option Nur Daten senden ausgewählt ist, enthält der Scheduler Felder, in denen Sie die Zustellung benennen, E‑Mail-Empfänger auflisten, ein Format für die Daten auswählen, den Trigger oder die Häufigkeit der Zustellung definieren und zusätzliche erweiterte Planungsoptionen angeben können, wenn Sie die Zustellung von Looks und Dashboards per E‑Mail einrichten.

Sie können die Liefereinstellungen in der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen prüfen.

Die E-Mail enthält Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist das der Titel des Dashboards, Looks oder Explores, das geliefert wird. Looker empfiehlt, in den Titeln von Looker-Inhalten keine vertraulichen Daten oder Informationen zu verwenden.
  • Je nach ausgewähltem Datenformat entweder ein Dateianhang mit den Looker-Inhalten oder eingebettete Daten im E‑Mail-Text.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat.

Jeder, der die E‑Mail erhält, kann die eingebetteten oder angehängten Inhalte ansehen.

Wenn die Option Links und Daten senden ausgewählt ist, enthält der Scheduler beim Einrichten von E‑Mail-Zustellungen von Looks und Dashboards Felder, in denen Sie die Zustellung benennen, E‑Mail-Empfänger auflisten, ein Format für die Daten auswählen, den Trigger oder die Häufigkeit der Zustellung definieren und zusätzliche erweiterte Planungsoptionen angeben können. Dazu gehört auch die Auswahl, ob Links zurück zu Looker-Inhalten im E‑Mail-Text enthalten sein sollen.

Sie können die Liefereinstellungen in der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen prüfen.

Die E-Mail enthält Folgendes:

  • Der Name der Bereitstellung in der Betreffzeile der E‑Mail. Standardmäßig ist das der Titel des Dashboards, Looks oder Explorations, das bereitgestellt wird. Looker empfiehlt, in den Titeln von Looker-Inhalten keine vertraulichen Daten oder Informationen zu verwenden.
  • Je nach ausgewähltem Datenformat entweder ein Dateianhang mit den Looker-Inhalten oder eingebettete Daten im E‑Mail-Text.
  • Einen Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Lieferungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Lieferungen).
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat.

Jeder, der die E-Mail erhält, kann die eingebetteten oder angehängten Inhalte ansehen. Der Empfänger muss sich jedoch bei Looker anmelden, um die Looker-Inhalte aufzurufen, auf die in der E-Mail verlinkt wird. E‑Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker .

Option für die Datenrichtlinie ändern, die Sie per E-Mail erhalten haben

Auch wenn für Ihre Looker-Instanz basierend auf den Einstellungen der Instanz vor einem Update auf Looker 7.8 eine Standardoption für per E-Mail gesendete Datenrichtlinien ausgewählt ist, können Looker-Administratoren diese Standardeinstellung jederzeit ändern. Rufen Sie dazu im Bereich Verwaltung unter Benachrichtigungen und Zeitpläne die Seite Geplante E-Mails auf.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Datenrichtlinie ändern, funktionieren möglicherweise vorhandene automatisierte Workflows nicht mehr, die für die Verwendung von E-Mails eingerichtet wurden. Administratoren sollten sich bei ihren Nutzern erkundigen, ob diese eingerichtet wurden, und entscheiden, wie sie mit Änderungen an der per E-Mail gesendeten Datenrichtlinie umgehen.

Bei der Entscheidung, ob Sie die per E-Mail gesendeten Optionen für die Datenrichtlinie ändern möchten, sind möglicherweise zusätzliche Aspekte und Kompromisse zu berücksichtigen. In der folgenden Tabelle sehen Sie, was mit einer geplanten Zustellung passiert, wenn Administratoren die E-Mail-Optionen für die Datenrichtlinie der Instanz ändern.

Alte Datenrichtlinie per E‑Mail Lieferumfang Neue Datenrichtlinie per E‑Mail Lieferumfang
Nur Link senden Zurück zu Looker-Inhalten verlinken Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eine eingebettete Datenvisualisierung oder ein Dateianhang ersetzt den Link.

Neue Lieferungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang
Nur Link senden Zurück zu Looker-Inhalten verlinken Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option zum automatischen Einfügen von Links sind ausgewählt.

Neue Zustellungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option zum automatischen Einfügen von Links sind ausgewählt.
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Der Link zurück zu Looker-Inhalten ersetzt das Einbetten. Es wird keine Datei angehängt.

Neue Bereitstellungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option zum automatischen Einfügen von Links sind ausgewählt.

Neue Zustellungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option zum automatischen Einfügen von Links sind ausgewählt.
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links zurück zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Link zurück zu Looker-Inhalten

Neue Bereitstellungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links zurück zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Neue Lieferungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Wenn Sie zur Option Nur Link senden wechseln, werden alle neuen einmaligen und geplanten E‑Mail-Zustellungen nur mit Links zurück zu Looker und dem Titel der Looker-Inhalte gesendet, anstatt mit eingebetteten oder angehängten Looker-Inhalten.

Bei bestehenden Zeitplänen werden ebenfalls nur Links zurück zu Looker gesendet, auch wenn der Zeitplan zuvor so eingerichtet war, dass Daten und Visualisierungen gesendet werden.

Vorhandene Zeitpläne aus einer Looker-Instanz, in der die Option Links und Daten senden für die Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten aktiviert war, aber das Kästchen Links einfügen im Zeitplan nicht aktiviert wurde, werden nicht zugestellt. Diese Zeitpläne werden auf der Seite Scheduler-Verlauf im Bereich Administrator mit einem Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass die Option zum Einfügen von Links in geplante E-Mails aktiviert sein muss, wenn eine Richtlinie vom Typ „Nur Link senden“ aktiviert ist. Der Zeitplan muss neu erstellt werden, um den Fehler zu beheben. Das Duplizieren des ungültigen Zeitplans behebt den Fehler nicht.

Externe Empfänger

Auf der Seite Geplante E-Mails im Bereich Benachrichtigungen und Zeitpläne des Menüs Admin können Sie die Daten überwachen, die von Looker an Nichtnutzer gesendet werden. Auf der Seite Geplante E-Mails werden alle E-Mail-Adressen aufgeführt, an die Looks oder Dashboards gesendet werden sollen, die aber nicht mit einem der Nutzerkonten Ihrer Looker-Instanz verknüpft sind.

Die Tabelle mit externen E‑Mail-Adressen, die auf der Seite angezeigt wird, enthält die folgenden Informationen:

Spalte Definition
E-Mail Die externe E-Mail-Adresse.
Geplant für Der Look oder das Dashboard, das an die externe E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Jeder Eintrag in dieser Spalte ist ein Link zum Look oder Dashboard.
Geplant von Der Name des Looker-Nutzers, der den Zeitplan erstellt hat.