Samudera Indonesia: Mengkonsilidasikan email dan mendorong kolaborasi dengan Google Workspace
Tentang kami Samudera Indonesia
Samudera Indonesia adalah perusahaan transportasi kargo dan logistik yang terintegrasi. Perusahaan ini memiliki enam lini bisnis yaitu pengiriman, logistik, pelabuhan, galangan kapal, properti, dan jasa. Samudera Indonesia memiliki sekitar 100 anak perusahaan dan 6,000 karyawan di seluruh Indonesia dan Asia.
Beri tahu kami masalah Anda. Kami selalu siap membantu.
Hubungi kamiSamudera Indonesia mengkonsolidasikan beberapa platform ke dalam Google Workspace, yang dapat mengurangi biaya email dan menyediakan akses seluler ke aplikasi produktivitas perusahaan.
Hasil Google Cloud
- Mendorong kolaborasi karyawan dalam meningkatkan kualitas kerja dan mengambil keputusan
- Meningkatkan produktivitas dengan menyediakan akses email, dokumen, dan alat produktivitas lainnya di perangkat seluler
- Mengkonsolidasi email dan sistem kolaborasi dalam satu platform
- Meningkatkan kapasitas email tanpa investasi tambahan
Menghemat biaya email hingga 26%
Samudera Indonesia adalah perusahaan transportasi kargo dan logistik terintegrasi yang berdiri sejak tahun 1964. Di awal dekade 1950, perusahaan ini bermula dari sebuah agen pengiriman internasional. Sekarang, Samudera Indonesia telah mempekerjakan sekitar 6,000 karyawan di seluruh lini bisnisnya, yang mencakup pengiriman, logistik, pelabuhan, galangan kapal, properti, dan jasa.
Dengan visi untuk menghubungkan negeri ini, Samudera Indonesia berekspansi secara aktif untuk terus membuka pasar dan segmen bisnis baru. Strategi perusahaan berhasil menjaring pertumbuhan organik, usaha bersama, dan akuisisi. Namun, seiring dengan pertumbuhannya, semakin banyak juga produk dan platform email yang digunakan oleh Samudera Indonesia, menyebabkan meningkatnya waktu yang harus didedikasikan tim TI untuk mengelola sistem email dan infrastruktur terkait. Hal ini terus berlangsung hingga mencapai satu titik di mana akses email dan kinerja perusahaan mulai dipertaruhkan. Ditambah lagi, sistem email perusahaan memiliki penyimpanan yang terbatas, sehingga diperlukan investasi tambahan untuk menambah kapasitasnya; hal ini menyebabkan adanya risiko karyawan yang tidak menerima email penting tepat waktu, atau bahkan sama sekali tidak menerima email tersebut.
Secara umum, keterbatasan ini dapat menunda respons terhadap email penting, dan menghambat Samudera Indonesia dalam mengadopsi praktik kerja yang modern dan fleksibel.
"Alasan utama kami menggunakan Google Workspace adalah fitur dan fungsi aplikasinya yang sangat unggul, sejalan dengan budaya dan proses-proses bisnis perusahaan, serta biaya."
—Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Pengelolaan untuk Pengembangan Teknologi Informasi, Samudera IndonesiaAkuisisi memicu perubahan
Tahun lalu, akuisisi sebuah perusahaan menjadi katalis yang mendorong tim TI mencari solusi untuk mengintegrasikan tenaga kerja dan sistemnya dengan apa yang sudah ada di Samudera Indonesia. Perusahaan akhirnya memutuskan untuk mengkonsolidasikan berbagai sistem email menjadi satu, dan menyediakan aplikasi yang dapat memicu produktivitas dan inovasi. Samudera Indonesia dengan segera menyimpulkan bahwa aplikasi berbasis cloud dapat meminimalkan pengelolaan infrastruktur oleh tim TI, mempermudah perusahaan mengendalikan biaya, dan memperlancar integrasi untuk karyawan baru.
Samudera Indonesia menjalankan review yang komprehensif tentang aplikasi berbasis cloud, dan dengan segera menyimpulkan bahwa Google Workspace adalah pilihan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka. "Alasan utama kami menggunakan Google Workspace adalah fitur dan fungsi aplikasinya yang sangat unggul, sejalan dengan budaya dan proses-proses bisnis perusahaan, serta biaya," terang Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Pengelolaan untuk Pengembangan Teknologi Informasi, Samudera Indonesia.
Perusahaan memigrasikan 3.100 email karyawannya ke Google Workspace dan menyelesaikan proyek ini hanya dalam beberapa bulan saja. Dengan bantuan dari tim Google beserta mitra PT PointStar, Samudera Indonesia dapat menyelesaikan proyek ini sesuai anggaran dan tepat waktu. "Kami membuat dan mendistribusikan sejumlah besar informasi yang diperlukan untuk membantu proses migrasi," jelas Gunawan.
Tim TI juga melakukan berbagai pelatihan terhadap karyawan, termasuk memilih 400 karyawan dalam pelatihan intensif untuk membantu proses adopsi Google Workspace secara lebih luas ke seluruh perusahaan.
"Kesederhanaan sistem membuatnya mudah untuk diterapkan juga mudah digunakan oleh seluruh karyawan kami," kata Gunawan. "Kami hanya membutuhkan waktu selama 2.5 bulan untuk men-deploy ke 3.100 pengguna yang tersebar di 27 kota di Indonesia, dan 6 negara di seluruh Asia Pasifik."
"Kesederhanaan sistem membuatnya mudah untuk diterapkan juga mudah digunakan oleh seluruh karyawan kami. Kami hanya membutuhkan waktu selama 2.5 bulan untuk men-deploy ke 3.100 pengguna yang tersebar di 27 kota di Indonesia, dan 6 negara di seluruh Asia Pasifik."
—Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Pengelolaan untuk Pengembangan Teknologi Informasi, Samudera IndonesiaKetersediaan akses seluler
Konsolidasi dengan Gmail adalah landasan proyek Google Workspace. Seluruh karyawan yang berjumlah 3.100 orang sekarang menggunakan sistem email yang intuitif dengan fitur yang lengkap, seperti tab email yang dapat disesuaikan sehingga memungkinkan penggunanya untuk melihat email baru dengan cepat, dan memilih kapan dan email mana yang akan dibaca. Mereka juga dapat menyinkronkan dan mengakses email mereka pada handphone dan tablet, juga pada PC dan notebook, sehingga memungkinkan mereka untuk merespons email dengan lebih cepat, bahkan saat di jalan sekalipun.
Karyawan juga dapat menggunakan Google Calendar untuk membuat jadwal -- termasuk Google Meet untuk bertemu secara virtual hingga 15 pihak internal maupun eksternal menggunakan suara atau video atau kombinasi keduanya -- langsung dari perangkat mereka. Karyawan juga dapat menggunakan aplikasi Google Workspace untuk mengedit slide, spreadsheet, atau dokumen dari berbagai lokasi yang berbeda, di mana semua perubahannya disimpan secara real time ke dalam satu file Doc, Slide, atau Sheet. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk mensirkulasi beberapa versi dokumen untuk input dan persetujuan, sebuah proses yang sangat memakan waktu dan rentan terhadap masalah kontrol versi dokumen.
Migrasi ke satu domain
Selain mentransformasi Samudera Indonesia sebagai tempat kerja yang modern, Google Workspace juga mendorong perusahaan menciptakan lingkungan kerja terintegrasi untuk mendukung kolaborasi. Hal ini dapat mengurangi kebingungan perusahaan yang ingin melakukan bisnis dengan Samudera Indonesia, membantu mengoptimalkan kinerja mesin pencari, dan mengurangi waktu dan sumber daya perusahaan dalam mengelola beberapa domain perusahaan.
Kapasitas penyimpanan, tingkat keamanan serta ketersediaan akses kelas-enterprise dari Google Drive membuat para direktur yakin untuk memindahkan file bisnis mereka ke layanan Google. "Google Drive menyediakan satu lokasi untuk file-file penting agar mudah diakses," jelas Gunawan. "Anggota tim dapat langsung mengetahui di mana letak file tersebut, tanpa harus memeriksa di beberapa tempat terlebih dahulu. Lebih lanjut lagi, para direktur unit bisnis kami juga kini lebih percaya bahwa dokumen-dokumen mereka terlindungi dari ancaman eksternal."
"Google Drive menyediakan satu lokasi untuk file-file penting agar mudah diakses. Anggota tim dapat langsung mengetahui di mana letak file tersebut, tanpa harus memeriksa di beberapa tempat terlebih dahulu."
—Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Pengelolaan untuk Pengembangan Teknologi Informasi, Samudera IndonesiaMengurangi biaya sistem dan infrastruktur
Dengan menggunakan Google Workspace, Samudera Indonesia dapat melakukan penghematan biaya sistem dan infrastruktur email sebesar 26%. "Dengan Google Workspace, kami bisa menggabungkan beberapa platform email bagi 3,100 karyawan ke dalam satu platform saja," jelas Gunawan. Sampai saat ini, belum pernah terjadi insiden ataupun terputusnya akses sejak berpindah ke Google Workspace, sehingga mengurangi gangguan produktivitas dan meningkatkan rasa percaya karyawan bahwa produk ini dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Keyakinan ini telah meluas hingga meningkatkan dukungan untuk tim TI Samudera Indonesia. Departemen TI sekarang dipandang sebagai salah satu kunci penting yang mendorong perkembangan bisnis, bukan hanya sekedar fungsi untuk mendukung kegiatan dasar perusahaan.
Dengan suksesnya implementasi Google Workspace, tim TI Samudera Indonesia sekarang sedang menjajaki bagaimana produk Google Cloud seperti BigQuery dan Cloud Machine Learning Engine dapat mendukung perkembangan bisnis.
"Google Workspace mendorong kami membawa perusahaan ini ke era yang baru, dan mendukung setiap akuisisi dan bisnis baru kami," kata Gunawan. "Kami sangat senang dengan berbagai manfaat yang diberikan oleh produk ini."
Beri tahu kami masalah Anda. Kami selalu siap membantu.
Hubungi kami
Tentang kami Samudera Indonesia
Samudera Indonesia adalah perusahaan transportasi kargo dan logistik yang terintegrasi. Perusahaan ini memiliki enam lini bisnis yaitu pengiriman, logistik, pelabuhan, galangan kapal, properti, dan jasa. Samudera Indonesia memiliki sekitar 100 anak perusahaan dan 6,000 karyawan di seluruh Indonesia dan Asia.