Pegadaian: Mengarahkan transformasi digital menuju efisiensi alur kerja, dengan Google Workspace
Tentang kami Pegadaian
Dengan pegadaian dan pembiayaan pinjaman sebagai bisnis utamanya, Pegadaian memperluas kapitalisasi pasarnya melalui produk digital seperti pinjaman fintech. Visi Pegadaian adalah menjadi perusahaan keuangan Indonesia yang paling bernilai, dengan agen inklusi keuangan terbaik.
Beri tahu kami masalah Anda. Kami selalu siap membantu.
Hubungi kami
Tentang kami PointStar
PointStar adalah konsultan teknologi cloud dengan spesialisasi di bidang migrasi. Berpusat di Singapura, Pointstar memiliki kantor di Indonesia dan Malaysia.
Sejak bermigrasi ke Google Workspace, Pegadaian mampu meningkatkan efisiensi alur kerja, mengurangi biaya perjalanan, dan mampu bersaing lebih baik dengan pemain baru di industri jasa keuangan.
Hasil Google Cloud
- Google Meet mengurangi kebutuhan meeting secara langsung, menghemat waktu dan biaya
- Membantu menciptakan budaya kerja yang lebih fleksibel
- Meningkatkan efisiensi kerja dengan interupsi minimal, bahkan di daerah dengan konektivitas rendah
- Modernisasi cara kerja agar lebih kompetitif
Google Meet memangkas lebih dari 50% biaya perjalanan
Didirikan lebih dari seabad yang lalu, Pegadaian adalah pemain dominan di industri pembiayaan, terutama pegadaian, di Indonesia. Namun, untuk mengimbangi persaingan dengan bisnis baru di bidang jasa pinjaman dan agar menarik di mata generasi muda, Pegadaian paham akan kebutuhan untuk merangkul teknologi baru dan memperbarui proses alur kerja yang sudah ada. Dengan pola pikir bahwa perubahan dimulai dari dalam, perusahaan beralih ke Google Workspace untuk meningkatkan proses komunikasi internalnya.
Selain agar menarik bagi generasi muda, Pegadaian juga ingin memperluas bisnisnya di bidang finansial, termasuk mengembangkan layanannya melalui produk digital seperti peminjaman fintech. "Saat ini, kami bersaing dengan banyak startup yang sangat gesit dan cepat, sehingga kami perlu merangkul teknologi untuk berbisnis dengan model (bisnis) yang sama dengan mereka agar dapat terus bersaing," kata Teguh Wahyono, CTO di Pegadaian.
Merangkul budaya startup
Dalam upaya meluncurkan digitalisasi, Pegadaian mulai membentuk Transformation Office, sebuah wadah inovatif yang berfungsi sebagai katalis perubahan dalam perusahaan, dan bekerja sebagai organisasi fungsional yang memimpin transformasi di Pegadaian. "Bahkan ruang kantor fisik telah diubah dari bentuk ruang kantor yang tradisional, menjadi serupa dengan ruang startup yang lebih terbuka dan hangat," kata Teguh.
Dengan Google Workspace yang berperan penting dalam perjalanan transformasi digital ini, Teguh mengatakan, "Ini (Google Workspace) adalah pilar terpenting yang mendukung semua saluran komunikasi kami di seluruh perusahaan, karena semuanya terpusat di cloud." Lebih rinci melalui email, ia menambahkan bahwa, "Dulu kami bekerja dengan kapasitas lampiran email yang terbatas dan server email yang tidak dapat diandalkan, tapi kini kami dapat mengirimkan file yang jauh lebih besar tanpa harus khawatir bahwa email tidak akan terkirim."
Beralih dari sistem on-premises ke cloud berarti bahwa karyawan memiliki lingkungan kerja yang lebih fleksibel. "Selama mereka dapat dihubungi, karyawan tidak perlu terpatok pada waktu clock-in yang tetap. Ini memberi mereka lebih banyak fleksibilitas, tanpa mengurangi produktivitas," kata Bhimo Wikan Hantoro, SVP Transformation Office, Pegadaian. Karyawan dapat menyimpan pekerjaan mereka di Drive, sehingga dapat diakses kapan saja, di mana saja.
Google Workspace juga berfungsi sebagai platform manajemen proyek di 4.100 cabang Pegadaian seluruh Indonesia. Kemampuan Docs, Sheets, dan Slides memungkinkan orang berbeda untuk mengakses dokumen yang sama secara real time sangat membantu manajer dalam memantau kemajuan proyek dengan mudah.
"Google Workspace adalah pilar terpenting yang mendukung semua saluran komunikasi kami di seluruh perusahaan, karena semuanya terpusat di cloud."
—Teguh Wahyono, CTO, PegadaianMendukung manajemen perubahan dan implementasinya
Bekerja dengan mitra agen PointStar, Pegadaian mengembangkan portal Google Workspace yang berfungsi sebagai basis pengetahuan karyawan. "Melalui portal ini, karyawan dapat melihat tips dan trik mengenai Google Workspace, dan mengajukan pertanyaan seputar masalah yang mereka hadapi. Ada juga video tutorial yang dapat ditonton karyawan sewaktu-waktu, agar mereka dapat menjadi lebih terampil dalam menggunakan sarana yang sudah disediakan bagi mereka," kata Aditya Rachman, VP PMO & Change Management di Pegadaian. Perusahaan juga membagikan kiat-kiat Google Workspace di saluran media sosial internalnya.
Selain memiliki gudang informasi produk, Pegadaian juga mengadakan sesi pelatihan untuk mengajarkan karyawan mengenai cara memaksimalkan berbagai sarana dan alat yang tersedia. "Dengan masukan dari PointStar, kami menggunakan sistem ‘train the trainer’, di mana perwakilan dari setiap daerah mendapat pelatihan tentang Google Workspace, dan mereka juga akan mengajarkan hal tersebut kepada rekan kerjanya di daerah masing-masing. Melalui strategi ini, kami dapat menjangkau setiap karyawan di semua cabang dengan lebih efektif," tambah Aditya.
Dengan lebih dari 13.000 karyawan di seluruh cabang Pegadaian, proses migrasi dari sistem email on-premises ke cloud menjadi tantangan tersendiri. Namun, menurut Haris Dermawan, Enterprise Architect di Pegadaian, proyek ini berjalan dengan sangat lancar. "Meskipun kami memiliki lebih dari 13.000 karyawan, proses migrasi dari sistem email on-premises ke cloud berlangsung sangat mulus," katanya. "Kebanyakan karyawan kami bahkan tidak menyadari bahwa migrasi mailbox sudah selesai."
"Saya baru-baru ini berada di Pulau Buru, di mana kami mengadakan rapat dengan Meet. Walaupun koneksi internet bukanlah yang tercepat, namun kami berhasil mengadakan rapat selama satu jam lebih tanpa gangguan."
—Teguh Wahyono, CTO, PegadaianKonektivitas tanpa batas di seluruh Indonesia
Di satu sisi, fakta bahwa kemampuan Google Workspace berfungsi tanpa gangguan, bahkan di pulau-pulau terpencil di Indonesia, adalah sesuatu yang sangat menonjol bagi Pegadaian. Teguh memiliki pengalaman rapat virtual yang berjalan sukses di Pulau Buru, bagian dari pulau Maluku di bagian timur Indonesia.
"Saya baru-baru ini berada di Pulau Buru, di mana kami mengadakan rapat dengan Google Meet. Walaupun koneksi internet bukanlah yang tercepat, namun kami berhasil mengadakan rapat selama satu jam lebih tanpa gangguan," kata Teguh, menambahkan bahwa dia sangat terkesan dengan kemampuan platform yang memungkinkan konektivitas berjalan dengan mulus, bahkan di lokasi terpencil sekalipun.
Mampu terhubung melalui cloud tanpa gangguan juga berarti bahwa karyawan dapat mengurangi jumlah meeting secara personal. "Dilihat dari biaya saya sendiri, saya berhasil memangkas lebih dari 50% biaya perjalanan, di mana hal ini hanya di seputar Jakarta saja. Jika kita melihat sejumlah karyawan yang harus datang ke meeting harian, biaya yang dapat dipangkas menjadi sangat signifikan," tambah Bhimo.
"Strategi kami saat ini adalah menjadi lebih kolaboratif. Google Workspace telah menunjukkan komitmennya dalam inovasi dan perjalanan transformasi digital kami, dan kami berharap mentransformasikan budaya kerja yang efektif dengan lebih jauh lagi."
—Bhimo Wikan Hantoro, SVP Transformation Office, PegadaianRencana untuk masa depan
Meskipun baru menggunakan Google Workspace selama kurang dari satu tahun, Pegadaian sudah memiliki rencana untuk melihat lebih jauh tentang produk Google Cloud, seperti Vision AI, yang sekarang sedang diuji coba sebagai bagian dari proyek sandbox.
"Strategi kami saat ini adalah menjadi lebih kolaboratif. Google Workspace telah menunjukkan komitmennya dalam inovasi dan perjalanan transformasi digital kami, dan kami berharap mentransformasikan budaya kerja yang efektif dengan lebih jauh lagi," kata Bhimo.
Meskipun masih ada hambatan, misalnya, peraturan oleh Otoritas Jasa Keuangan Indonesia yang mewajibkan semua data keuangan disimpan di cloud lokal, ia percaya bahwa hal ini hanyalah masalah waktu saja hingga keseluruhan bisnis dapat di-host di Google Cloud.
Beri tahu kami masalah Anda. Kami selalu siap membantu.
Hubungi kami
Tentang kami Pegadaian
Dengan pegadaian dan pembiayaan pinjaman sebagai bisnis utamanya, Pegadaian memperluas kapitalisasi pasarnya melalui produk digital seperti pinjaman fintech. Visi Pegadaian adalah menjadi perusahaan keuangan Indonesia yang paling bernilai, dengan agen inklusi keuangan terbaik.
Tentang kami PointStar
PointStar adalah konsultan teknologi cloud dengan spesialisasi di bidang migrasi. Berpusat di Singapura, Pointstar memiliki kantor di Indonesia dan Malaysia.