Paramètres Admin – E-mails planifiés

Règlement concernant les données envoyées par e-mail

Lorsque vous envoyez du contenu Looker par e-mail, vous pouvez spécifier si le contenu est joint à l'e-mail ou intégré au corps de l'e-mail, ou fournir un lien vers le contenu dans Looker, ou les deux.

La page E-mails planifiés, accessible depuis le panneau Administration sous Alertes et planifications, permet aux administrateurs Looker de définir une règle de partage des données qui s'applique à tous les envois d'e-mails ponctuels et planifiés nouveaux et existants qui utilisent la destination d'e-mail native de Looker. Ce règlement ne s'applique pas aux e-mails envoyés à l'aide des autres destinations natives ou des services intégrés de Looker via l'Action Hub de Looker ou un action hub personnalisé.

Le paramètre Règles concernant les données envoyées par e-mail sélectionné s'applique à toutes les diffusions d'e-mails ponctuelles ou planifiées, nouvelles ou existantes. Vous ne pouvez pas gérer ce paramètre au niveau du modèle ni pour des envois d'e-mails ponctuels ou planifiés spécifiques.

Le Règlement concernant les données envoyées par e-mail inclut l'une des trois options suivantes pour les envois par e-mail:

  • Envoyer un lien uniquement: les e-mails ne contiendront qu'un lien et exigeront une connexion à Looker pour afficher le Look ou le tableau de bord programmé. Looker recommande cette option pour transmettre des données sensibles.
  • Envoyer des données uniquement: les tables et les visualisations de données peuvent être jointes ou intégrées à des e-mails.
  • Envoyer des liens et des données: les tables et les visualisations de données peuvent être jointes ou intégrées à des e-mails. Les utilisateurs peuvent choisir d'inclure des liens vers Looker pour chaque diffusion.

Options de règlement concernant les données envoyées par e-mail par défaut

Lorsque vous passez de Looker 7.6 ou d'une version antérieure à Looker 7.8 ou version ultérieure, l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée par défaut pour les instances.

Lorsque l'option Envoyer le lien uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de présentations et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires de l'e-mail, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez consulter le résumé au bas du planificateur pour vérifier les paramètres d'envoi.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants:

  • Nom de la diffusion dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre d'un contenu Looker.
  • Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois de tableaux de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les envois de présentations ou d'explorations).
  • Message indiquant que l'administrateur Looker vous demande de vous connecter à Looker pour afficher le contenu planifié.
  • Utilisateur qui a envoyé ou planifié le contenu.

Pour afficher le contenu, les utilisateurs qui cliquent sur le lien envoyé par e-mail doivent se connecter à Looker et disposer des autorisations nécessaires pour accéder au modèle sur lequel le contenu est basé. Les envois par e-mail des planifications créées sur du contenu intégré ne comporteront pas de liens vers Looker.

Envoyer les données uniquement

Lorsque l'option Envoyer uniquement les données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de visages et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires de l'e-mail, de choisir un format pour les données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez vérifier le Récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres de diffusion.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants:

  • Nom de la diffusion dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre d'un contenu Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, en fonction du format de données sélectionné.
  • Utilisateur qui a envoyé ou planifié le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut consulter le contenu intégré ou joint.

Lorsque l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de présentations et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires de l'e-mail, de choisir un format pour les données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier des options de planification avancées supplémentaires, y compris si vous souhaitez inclure des liens vers le contenu Looker dans le corps de l'e-mail.

Vous pouvez vérifier le Récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres de diffusion.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants:

  • Nom de la diffusion dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre d'un contenu Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, en fonction du format de données sélectionné.
  • Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois de tableaux de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les envois de présentations ou d'explorations).
  • Utilisateur qui a envoyé ou planifié le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut consulter le contenu intégré ou joint, mais le destinataire doit se connecter à Looker pour consulter le contenu Looker associé depuis l'e-mail. Les envois par e-mail des planifications créées sur du contenu intégré ne comporteront pas de liens vers Looker.

Modifier l'option de réception des règles relatives aux données par e-mail

Bien qu'une option de règles de données par e-mail par défaut soit sélectionnée pour votre instance Looker en fonction des paramètres de l'instance avant la mise à jour vers Looker 7.8, les administrateurs Looker peuvent modifier ce paramètre par défaut à tout moment en accédant à la page E-mails planifiés du panneau Administration, sous Alertes et planifications.

Modifier votre règle de données par e-mail peut entraîner l'échec des workflows automatisés existants configurés pour utiliser l'e-mail. Les administrateurs doivent vérifier auprès de leurs utilisateurs si ces paramètres ont été configurés et décider comment gérer les modifications apportées à la politique de données envoyée par e-mail.

Vous devrez peut-être prendre en compte d'autres éléments et faire des compromis lorsque vous déciderez de modifier les options de la politique de confidentialité par e-mail. Le tableau suivant présente de manière générale ce qui se passe avec un envoi planifié lorsque les administrateurs modifient les options de règles de données par e-mail de l'instance.

Ancien règlement concernant les données envoyées par e-mail Contenu de la notification Nouveau règlement concernant les données envoyées par e-mail Contenu de la notification
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Planifications existantes: une visualisation des données intégrée ou une pièce jointe de fichier remplace le lien.

Nouveaux envois: données intégrées ou pièce jointe
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers le contenu Looker Envoyer les liens et les données Programmations existantes: données intégrées ou pièce jointe de fichier, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement

Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer un lien uniquement Planifications existantes: le lien vers le contenu Looker remplace l'intégration. Aucun fichier n'est joint.

Nouvelles diffusions: lien vers le contenu Looker
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer les liens et les données Programmations existantes: données intégrées ou pièce jointe de fichier, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement

Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe, et possibilité d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer un lien uniquement Plannings existants: lien vers le contenu Looker

Nouvelles diffusions: lien vers le contenu Looker
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe, et possibilité d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Planifications existantes: données intégrées ou pièce jointe de fichier

Nouveaux envois: données intégrées ou pièce jointe

Si vous passez à l'option Envoyer uniquement le lien, tous les nouveaux e-mails ponctuels et programmés ne contiendront que des liens vers Looker et le titre du contenu Looker, au lieu du contenu Looker intégré ou joint.

Les planifications existantes n'enverront également que des liens vers Looker, même si elles étaient auparavant configurées pour envoyer des données et des visualisations.

Les calendriers existants d'une instance Looker qui avaient activé l'option du règlement concernant les données envoyées par e-mail Envoyer des liens et des données, mais qui n'avaient pas activé la case Inclure des liens dans le calendrier ne seront pas envoyés. Ces planifications s'affichent sur la page Historique du planificateur du panneau Administration, avec un message d'erreur indiquant que l'option permettant d'inclure des liens dans les e-mails planifiés doit être activée lorsqu'une stratégie d'envoi de lien uniquement est activée. Pour résoudre l'erreur, vous devez recréer la planification. Dupliquer la planification non valide ne résout pas l'erreur.

Destinataires externes

Vous pouvez utiliser la page E-mails planifiés de la section Alertes et planifications du menu Administration pour surveiller les données envoyées de Looker à des non-utilisateurs. La page E-mails planifiés répertorie toutes les adresses e-mail configurées pour recevoir des looks ou des tableaux de bord, mais qui ne sont pas associées à l'un des comptes utilisateur de votre instance Looker.

Le tableau des adresses e-mail externes qui s'affiche sur la page contient les informations suivantes:

Colonne Définition
E-mail Adresse e-mail externe.
Programmé pour le Filtre ou tableau de bord programmé pour être envoyé à l'adresse e-mail externe. Chaque entrée de cette colonne est un lien vers la présentation ou le tableau de bord.
Planifié par Nom de l'utilisateur Looker qui a créé la planification.