Paramètres d'administration : envois d'e-mails programmés

Règlement sur les données envoyées par e-mail

Lorsque vous envoyez du contenu Looker par e-mail, vous pouvez spécifier si le contenu est joint à l'e-mail ou intégré au corps de l'e-mail, ou fournir un lien vers le contenu dans Looker, ou les deux.

La page Envois programmés, accessible depuis le panneau Administration sous Alertes et planifications, permet aux administrateurs Looker de définir une règle de partage des données qui s'applique à tous les envois d'e-mails ponctuels nouveaux et existants qui utilisent la destination de messagerie native de Looker. Cette règle ne s'applique pas aux e-mails distribués via d'autres destinations natives ou services intégrés de Looker via Looker Action Hub ou un Action Hub personnalisée.

Le paramètre Emailed Data Policy (Règle sur les données envoyées par e-mail) est un paramètre qui s'applique à toutes les envois d'e-mails ponctuels nouveaux et existants, qu'il s'agisse d'envois ponctuels ou programmés. Ce paramètre ne peut pas être géré au niveau du modèle, ni pour des envois par e-mail ponctuels ou planifiés spécifiques.

Les Règles relatives aux données envoyées par e-mail comprennent l'une des trois options suivantes pour l'envoi par e-mail:

  • Envoyer le lien uniquement: les e-mails ne contiendront qu'un lien et nécessiteront une connexion à Looker pour afficher le Look ou le tableau de bord programmé. Looker recommande cette option pour fournir des données sensibles.
  • Envoyer uniquement les données: les tableaux et les visualisations peuvent être joints ou intégrés à des e-mails.
  • Envoyer des liens et des données: vous pouvez joindre ou intégrer des tableaux et des visualisations dans des e-mails. Les utilisateurs peuvent choisir d'inclure des liens vers Looker à chaque envoi.

Options par défaut des règles relatives aux données envoyées par e-mail

Lors de la mise à jour vers Looker 7.8 ou une version ultérieure à partir de Looker 7.6 ou d'une version antérieure de Looker, l'option Envoyer les liens et les données sera sélectionnée par défaut pour les instances.

Lorsque l'option Envoyer le lien uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de présentations et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires des e-mails, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi et d'indiquer d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez consulter le récapitulatif en bas du programmeur pour vérifier les paramètres de diffusion.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants:

  • Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration distribués. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
  • Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois de tableau de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les envois de présentation ou d'exploration).
  • Message indiquant que l'administrateur Looker exige que vous vous connectiez à Looker pour afficher le contenu planifié.
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Pour afficher le contenu, les utilisateurs qui cliquent sur le lien envoyé par e-mail doivent se connecter à Looker et être autorisés à accéder au modèle sur lequel le contenu est basé. Les envois par e-mail à partir de planifications créées sur du contenu intégré n'incluront pas de liens vers Looker.

Envoyer les données uniquement

Lorsque l'option Envoyer les données uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de présentations et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer l'envoi, de lister les destinataires des e-mails, de choisir un format de données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi et de spécifier d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez consulter le récapitulatif en bas des pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres de distribution.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants:

  • Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration distribués. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, selon le format de données sélectionné.
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Toute personne recevant l'e-mail peut afficher le contenu intégré ou joint.

Lorsque l'option Envoyer les liens et les données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de présentations et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer l'envoi, de lister les destinataires des e-mails, de choisir un format pour les données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et d'indiquer d'autres options de planification avancées. Vous pouvez par exemple choisir d'inclure ou non des liens vers le contenu Looker dans le corps de l'e-mail.

Vous pouvez consulter le récapitulatif en bas des pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres de distribution.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants:

  • Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration distribués. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, selon le format de données sélectionné.
  • Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois de tableau de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les envois de présentation ou d'exploration).
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut afficher le contenu intégré ou joint, mais le destinataire doit se connecter à Looker pour voir le contenu Looker lié à l'e-mail. Les envois par e-mail à partir de planifications créées sur du contenu intégré n'incluront pas de liens vers Looker.

Modification de l'option de votre règle concernant les données envoyées par e-mail

Bien qu'une option par défaut de règles relatives aux données envoyées par e-mail soit sélectionnée dans votre instance Looker avant la mise à jour vers Looker 7.8, les administrateurs Looker peuvent modifier ce paramètre à tout moment en accédant à la page E-mails programmés dans le panneau Administration, sous Alertes et planifications.

Si vous modifiez votre règle concernant les données envoyées par e-mail, les workflows automatisés déjà configurés pour l'utilisation des e-mails risquent d'être interrompus. Les administrateurs doivent vérifier auprès de leurs utilisateurs si ces fonctionnalités ont été configurées et décider comment gérer les modifications apportées à la règle concernant les données envoyées par e-mail.

Il peut y avoir des considérations et des compromis supplémentaires lorsque vous décidez de changer les options de règles relatives aux données envoyées par e-mail. Le tableau ci-dessous montre dans les grandes lignes ce qu'il advient d'un envoi planifié lorsque les administrateurs modifient les options des règles relatives aux données envoyées par e-mail de l'instance.

Ancienne règle sur les données envoyées par e-mail Ce qui est livré Nouveau règlement sur les données envoyées par e-mail Ce qui est livré
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Planifications existantes: le lien est remplacé par une visualisation des données intégrée ou une pièce jointe.

Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièce jointe
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers le contenu Looker Envoyer les liens et les données Programmations existantes: données intégrées ou pièce jointe, et option permettant d'inclure des liens sélectionnées automatiquement

Nouveaux envois: les données intégrées ou une pièce jointe et l'option permettant d'inclure des liens sont automatiquement sélectionnées.
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer un lien uniquement Programmations existantes: le lien vers le contenu Looker remplace l'intégration ; aucun fichier n'est joint

Nouveaux envois: lien vers le contenu Looker
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer les liens et les données Programmations existantes: données intégrées ou pièce jointe, et option permettant d'inclure des liens sélectionnées automatiquement

Nouveaux envois: les données intégrées ou une pièce jointe et l'option permettant d'inclure des liens sont automatiquement sélectionnées.
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe de fichier et option permettant d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer un lien uniquement Programmations existantes: lien vers le contenu Looker

Nouveaux envois: lien vers le contenu Looker
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe de fichier et option permettant d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Programmations existantes: données intégrées ou pièce jointe

Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièce jointe

Si vous choisissez l'option Envoyer un lien uniquement, tous les nouveaux envois ponctuels et planifiés par e-mail seront envoyés avec uniquement des liens vers Looker et le titre du contenu Looker, et non plus du contenu Looker intégré ou joint.

De plus, les planifications existantes renvoient uniquement les liens à Looker, même si une planification a déjà été configurée pour envoyer des données et des visualisations.

Les planifications existantes d'une instance Looker pour laquelle l'option Envoyer les liens et les données a été activée, mais pas la case Inclure les liens, ne seront pas transmises. Ces planifications s'affichent sur la page Scheduler History (Historique du programmeur) du panneau Admin, avec une erreur indiquant que l'option permettant d'inclure des liens dans les e-mails programmés doit être activée lorsqu'une règle "Envoyer un lien uniquement" est activée. La planification doit être recréée pour résoudre l'erreur. La duplication d'une planification non valide ne résout pas l'erreur.

Destinataires externes

Vous pouvez utiliser la page Envois programmés de la section Alertes et planifications du menu Administration pour surveiller les données envoyées à des utilisateurs non utilisateurs par Looker. La page E-mails programmés répertorie toutes les adresses e-mail programmées pour recevoir des Looks ou des tableaux de bord, mais qui ne sont pas associées à l'un des comptes utilisateur de votre instance Looker.

Le tableau des adresses e-mail externes qui s'affiche sur la page contient les informations suivantes:

Colonne Définition
E-mail Adresse e-mail externe.
Programmé pour le Look ou tableau de bord dont l'envoi est programmé à l'adresse e-mail externe. Chaque entrée de cette colonne est un lien vers la présentation ou le tableau de bord.
Programmé par Nom de l'utilisateur Looker qui a créé la planification.