管理者設定 - 送信日時を設定したメール

メールデータのポリシー

メールを使用して Looker コンテンツを配信する際は、コンテンツがメールに添付されるか、メールの本文に埋め込まれているかを指定する、または、Looker 内のコンテンツへのリンクを提供する、または両方を行います。

[アラートとスケジュール] の下の [管理者] パネルからアクセスできる [送信日時を設定したメール] ページで、Looker 管理者は、Looker のネイティブ メール送信先を使用する、すべての新規と既存の 1 回限りおよび送信日時を設定したメールの配信に適用されるデータ共有ポリシーを設定できます。Looker の他のネイティブ送信先、または Looker Action Hub またはカスタム アクションハブを通じて統合されたサービスを使用して配信されるメールには、このポリシーは適用されません。

選択したメールデータ ポリシーは、すべての新規と既存の 1 回限りまたは送信日時を設定したメールの配信に適用される設定です。この設定は、モデルレベルで管理することはできません。また、1 回限りまたは送信日時を設定したメールの配信を管理することもできません。

メールデータのポリシーには、メール配信の次の 3 つのオプションのいずれかが含まれています。

  • リンクのみを送信: メールにはリンクのみが含まれます。スケジュール済みの Look またはダッシュボードを表示するには、Looker のログインが必要になります。機密データを提供する場合は、このオプションをおすすめします。
  • データのみを送信: データの表とビジュアリゼーションをメールに添付または埋め込みできます。
  • リンクとデータを送信: データの表とビジュアリゼーションをメールに添付または埋め込みできます。ユーザーは配信ごとに Looker へのリンクを含めることを選択できます。

デフォルトのメールデータ ポリシーのオプション

Looker 7.6 またはそれ以前のバージョンから Looker 7.8 以降に更新すると、インスタンスの [リンクとデータを送信] オプションがデフォルトで選択されます。

[リンクのみを送信] オプションを選択した状態で、Look とダッシュボードのメールへの配信を設定する場合には、スケジューラに、配信の名前を付ける、メール受信者をリストする、配信のトリガーや頻度を定義する、高度な追加のスケジュール設定オプションを指定するためのフィールドがあります。

スケジューラの下部にある [サマリー] で、配信設定を確認できます。

メールには次の情報が含まれます。

  • メールの件名に表示される配信の名前 - デフォルトでは、配信されるダッシュボード、Look、もしくはExplore のタイトルです。Looker では、Looker コンテンツのタイトルにセンシティブ データや情報を使用しないことを推奨します。
  • [ダッシュボード全体を表示する]（ダッシュボード配信の場合）または [レポート全体を表示する]（Look または Explore 配信の場合）ためのリンク。
  • Looker 管理者が、スケジュールされたコンテンツを表示するために Looker にログインするよう求めることを示すメッセージ。
  • コンテンツを送信またはスケジュール設定したユーザー。

コンテンツを表示するには、メールで送信されたリンクをクリックしてたユーザーが Looker にログインし、かつコンテンツの基になるモデルにアクセスする権限が必要です。埋め込みコンテンツで作成されたスケジュールからのメール配信には、Looker に戻るリンクは含まれません。

データのみ送信

[データのみを送信] オプションを選択した状態で、Look とダッシュボードのメールへの配信を設定する場合には、スケジューラに、配信の名前を付ける、メール受信者をリストする、配信のトリガーや頻度を定義する、高度な追加のスケジュール設定オプションを指定するためのフィールドがあります。

[送信] または [スケジュール] ポップアップの下部にある [サマリー] で、配信設定を確認できます。

メールには次の情報が含まれます。

  • メールの件名に表示される配信の名前 - デフォルトでは、配信されるダッシュボード、Look、もしくはExplore のタイトルです。Looker では、Looker コンテンツのタイトルにセンシティブ データや情報を使用しないことを推奨します。
  • 選択したデータ形式に応じて、Looker コンテンツを含む添付ファイルまたはメールの本文に埋め込まれたデータ。
  • コンテンツを送信またはスケジュール設定したユーザー。

メールを受信した受信者は埋め込みコンテンツや添付コンテンツを閲覧できます。

[リンクとデータを送信] オプションを選択した状態で、Look とダッシュボードのメールへの配信を設定する場合には、スケジューラに、配信の名前を付ける、メール受信者をリストする、配信のトリガーや頻度を定義する、メールの本文に Looker コンテンツへのリンクを含めるかどうかの選択を含む、高度な追加のスケジュール設定オプションを指定するためのフィールドがあります。

[送信] または [スケジュール] ポップアップの下部にある [サマリー] で、配信設定を確認できます。

メールには次の情報が含まれます。

  • メールの件名に表示される配信の名前 - デフォルトでは、配信されるダッシュボード、Look、もしくはExplore のタイトルです。Looker では、Looker コンテンツのタイトルにセンシティブ データや情報を使用しないことを推奨します。
  • 選択したデータ形式に応じて、Looker コンテンツを含む添付ファイルまたはメールの本文に埋め込まれたデータ。
  • [ダッシュボード全体を表示する]（ダッシュボード配信の場合）または [レポート全体を表示する]（Look または Explore 配信の場合）ためのリンク。
  • コンテンツを送信またはスケジュール設定したユーザー。

メールを受信した受信者は埋め込みコンテンツや添付コンテンツを閲覧できますが、受信者は Looker にログインして、メールからリンクされている Looker コンテンツを表示する必要があります。埋め込みコンテンツで作成されたスケジュールからのメール配信には、Looker に戻るリンクは含まれません。

メールデータ ポリシーのオプションを変更する

Looker のインスタンスには、Looker 7.8 にアップデートする前のインスタンスの設定に基づいて選択されたデフォルトのメールデータ ポリシーのオプションがありますが、Looker 管理者は、[アラートとスケジュール] の下の [管理者] パネルにある [送信日時を設定したメール] ページに移動して、いつでもこのデフォルト設定を変更できます。

メールデータのポリシーを変更すると、メールを使用するように設定されている既存の自動ワークフローがすべて機能しなくなることがあります。管理者は、ユーザーにこれらが設定されているかどうかを確認し、メールデータのポリシーの変更を管理する方法を決定する必要があります。

メールデータのポリシーのオプションを切り替えるかどうかを決定するときに、追加の考慮事項とトレードオフが発生する可能性があります。次の表は、管理者がインスタンスのメールデータ ポリシー オプションを切り替えたときに、スケジュールされた配信で行われる処理の概要を示しています。

古いメールデータのポリシー 提供されるもの 新しいメールデータのポリシー 提供されるもの
リンクのみ送信 Looker コンテンツにリンクする データのみ送信 既存のスケジュール: 埋め込みデータのビジュアリゼーションまたは添付ファイルがリンクを置き換え

新しい配信: 埋め込みデータまたはファイル添付
リンクのみ送信 Looker コンテンツにリンクする リンクとデータを送信 既存のスケジュール: 埋め込みデータまたはファイル添付と、自動的に選択されるリンクを含めるためのオプション

新しい配信: 埋め込みデータまたはファイル添付と、自動的に選択されるリンクを含めるためのオプション
データのみ送信 埋め込みデータまたはファイル添付 リンクのみ送信 既存のスケジュール: Looker コンテンツへのリンクが埋め込みデータを置き換え、ファイル添付なし

新しい配信: Looker コンテンツへのリンク
データのみ送信 埋め込みデータまたはファイル添付 リンクとデータを送信 既存のスケジュール: 埋め込みデータまたはファイル添付と、自動的に選択されるリンクを含めるためのオプション

新しい配信: 埋め込みデータまたはファイル添付と、自動的に選択されるリンクを含めるためのオプション
リンクとデータを送信 埋め込みデータまたはファイル添付と、Looker コンテンツへのリンクを含めるためのオプション リンクのみ送信 既存のスケジュール: Looker コンテンツへのリンク

新しい配信: Looker コンテンツへのリンク
リンクとデータを送信 埋め込みデータまたはファイル添付と、Looker コンテンツへのリンクを含めるためのオプション データのみ送信 既存のスケジュール: 埋め込みデータまたはファイル添付

新しい配信: 埋め込みデータまたはファイル添付

[リンクのみを送信] オプションに切り替えると、すべての新規の 1 回限りおよび送信日時を設定したメールの配信は、埋め込みまたは添付された Looker コンテンツではなく、Looker へのリンクと Looker コンテンツのタイトルのみを含むものとして送信されます。

既存のスケジュールでは、データとビジュアリゼーションを送信するように以前にスケジュールが設定されている場合でも、Looker へのリンクのみが返されます。

[リンクとデータを送信] データポリシーのポリシーを有効にしても、スケジュールで [リンクを含む] ボックスを有効にしなかった Looker インスタンスからの既存のスケジュールは配信されません。このスケジュールでは、[管理者] パネルの [スケジューラ履歴] ページに、「リンクのみを送信するポリシーが有効になっている場合、送信日時を設定したメールにリンクを含むためのオプションが有効になっている必要がある」ことを示すエラーとともに表示されます。エラーを解決するには、スケジュールを再作成する必要があります。無効なスケジュールを複製しても、エラーは解決しません。

外部の受信者

[管理者] メニューの [アラートとスケジュール] セクションにある [送信日時を設定したメール] ページを使用して、Looker から非ユーザーに送信されるデータをモニタリングできます。[送信日時を設定したメール] ページには、Looker インスタンスのユーザー アカウントに関連付けられていないものの、Look またはダッシュボードを受け取るようスケジュールされているメールアドレスが表示されます。

ページに表示される外部メールアドレスの表には、次の情報が表示されます。

列 定義
メール 外部メールアドレス。
次の日時にスケジュール済み 外部メールアドレスに送信されるようにスケジュールされている Look またはダッシュボード。この列の各エントリは、Look またはダッシュボードへのリンクです。
スケジュール作成者 スケジュールを作成した Looker ユーザーの名前。