Impostazioni amministratore - Email programmate

Norme relative ai dati inviati via email

Quando invii i contenuti di Looker tramite email, puoi specificare se i contenuti sono allegati all'email o incorporati nel corpo dell'email, fornire un link ai contenuti in Looker o entrambi.

La pagina Email pianificate, accessibile dal riquadro Amministrazione in Avvisi e pianificazioni, consente agli amministratori di Looker di impostare un criterio di condivisione dei dati che si applica a tutte le email una tantum e pianificate nuove ed esistenti che utilizzano la destinazione email nativa di Looker. Questo criterio non si applica alle email inviate utilizzando altre destinazioni native o servizi integrati di Looker tramite l'hub azioni di Looker o un hub azioni personalizzato.

Il Criterio dei dati inviati via email è un'impostazione che si applica a tutti i recapiti email o pianificati nuovi ed esistenti. L'impostazione non può essere gestita a livello di modello o per consegne di email una tantum o pianificate specifiche.

Le norme relative ai dati inviati per email includono una di tre opzioni per i recapiti via email:

  • Invia solo link: le email includeranno solo un link e richiederanno l'accesso a Looker per visualizzare il Look o la dashboard pianificati. Looker consiglia questa opzione per fornire dati sensibili.
  • Invia solo dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email.
  • Invia link e dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email. Gli utenti possono scegliere di includere i link per tornare a Looker per ogni distribuzione.

Opzioni predefinite per le norme relative ai dati inviati per email

Dopo l'aggiornamento a Looker 7.8 o versioni successive da Looker 7.6 o da una versione precedente di Looker, per impostazione predefinita nelle istanze sarà selezionata l'opzione Invia link e dati.

Con l'opzione Invia solo il link selezionata, quando configuri l'invio di look e dashboard via email, il programmatore conterrà campi per assegnare un nome all'invio, elencare i destinatari email, definire l'attivatore o la frequenza dell'invio e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzata.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore dello scheduler per verificare le impostazioni di distribuzione.

L'email inviata conterrà:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione da caricare. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo dei contenuti di Looker.
  • Un link a Visualizza la dashboard completa (per le importazioni di dashboard) o a Visualizza il report completo (per le importazioni di look o esplorazioni).
  • Un messaggio che indica che l'amministratore di Looker richiede l'accesso a Looker per visualizzare il contenuto pianificato.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Per visualizzare i contenuti, gli utenti che fanno clic sul link inviato via email devono accedere a Looker e disporre delle autorizzazioni per accedere al modello su cui si basano i contenuti. Le pubblicazioni inviate via email dalle pianificazioni create su contenuti incorporati non includeranno link che rimandano a Looker.

Invia solo i dati

Quando l'opzione Invia solo dati è selezionata, quando configuri i caricamenti di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome al recapito, elencare i destinatari delle email, scegliere un formato per i dati, definire l'attivatore o la frequenza di invio e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di invio.

L'email conterrà:

  • Il nome dell'invio nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, si tratta del titolo della dashboard, del look o dell'esplorazione inviata. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di alcun contenuto di Looker.
  • Un allegato file contenente i contenuti di Looker o i dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati.

Se selezioni l'opzione Invia link e dati, quando configuri l'invio di look e dashboard via email, lo strumento di pianificazione conterrà campi per assegnare un nome all'invio, elencare i destinatari email, scegliere un formato per i dati, definire l'attivatore o la frequenza dell'invio e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzata, inclusa la possibilità di scegliere se includere link ai contenuti di Looker nel corpo dell'email.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di invio.

L'email conterrà:

  • Il nome dell'invio nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, si tratta del titolo della dashboard, del look o dell'esplorazione inviata. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di alcun contenuto di Looker.
  • Allegato file con i contenuti di Looker o dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • Un link a Visualizza la dashboard completa (per le importazioni di dashboard) o a Visualizza il report completo (per le importazioni di look o esplorazioni).
  • L'utente che ha inviato o pianificato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati, ma il destinatario deve accedere a Looker per visualizzare i contenuti di Looker collegati dall'email. Le importazioni via email dalle pianificazioni create sui contenuti incorporati non includeranno i link a Looker.

Modifica dell'opzione dei criteri relativi ai dati inviati per email

Anche se per l'istanza di Looker è selezionata un'opzione predefinita dei criteri relativi ai dati inviati via email in base alle impostazioni dell'istanza prima di un aggiornamento a Looker 7.8, gli amministratori di Looker possono modificare questa impostazione predefinita in qualsiasi momento accedendo alla pagina Email pianificate nel riquadro Amministrazione in Avvisi e Pianificazioni.

La modifica delle norme relative ai dati inviati per email potrebbe interrompere i flussi di lavoro automatici esistenti configurati per l'utilizzo dell'email. Gli amministratori dovrebbero verificare con i propri utenti se sono stati configurati e decidere come gestire le modifiche ai criteri relativi ai dati inviati per email.

Potrebbero esserci ulteriori considerazioni e compromessi nel decidere se cambiare le opzioni dei criteri dei dati inviati via email. La tabella seguente mostra a livello generale cosa succede a una consegna pianificata quando gli amministratori modificano le opzioni dei criteri dei dati inviati via email dell'istanza.

Vecchio criterio relativo ai dati inviati via email Che cosa viene pubblicato Nuove norme relative ai dati inviati via email Che cosa viene pubblicato
Invia solo link Ripristinare il link ai contenuti di Looker Invia solo i dati Pianificazioni esistenti: il link viene sostituito da una visualizzazione dei dati incorporata o da un file allegato.

Nuovi caricamenti: dati incorporati o file allegati
Invia solo link Ripristinare il link ai contenuti di Looker Invia link e dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato file e opzione per includere i link selezionati automaticamente

Nuovi caricamenti: dati incorporati o un file allegato e opzione per includere i link selezionati automaticamente.
Invia solo i dati Dati incorporati o un allegato file Invia solo link Pianificazioni esistenti: il link ai contenuti di Looker sostituisce quelli incorporati; nessun file è allegato

Nuovi caricamenti: esegui il collegamento ai contenuti di Looker
Invia solo i dati Dati incorporati o un allegato file Invia link e dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato file e opzione per includere i link selezionati automaticamente

Nuovi caricamenti: dati incorporati o un allegato file e opzione per includere i link selezionati automaticamente
Invia link e dati Dati incorporati o un allegato file e l'opzione per includere link ai contenuti di Looker Invia solo link Pianificazioni esistenti: esegui il collegamento ai contenuti di Looker

Nuove pubblicazioni: link per tornare ai contenuti di Looker
Invia link e dati Dati incorporati o un allegato file e l'opzione per includere link ai contenuti di Looker Invia solo i dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato file

Nuovi caricamenti: dati incorporati o un allegato file

Se passi all'opzione Invia solo il link, tutte le nuove email una tantum e pianificate verranno inviate contenenti solo i link a Looker e il titolo dei contenuti di Looker, anziché i contenuti di Looker incorporati o allegati.

Anche le pianificazioni esistenti invieranno solo link a Looker, anche se in precedenza la pianificazione era stata configurata per inviare dati e visualizzazioni.

Le pianificazioni esistenti di un'istanza di Looker in cui è stata attivata l'opzione Invia link e dati per i criteri relativi ai dati inviati per email, ma non è stata attivata la casella Includi link nella pianificazione, non verranno inviate. Queste pianificazioni vengono visualizzate nella pagina Cronologia pianificatore del riquadro Amministrazione con un errore che indica che l'opzione per includere i link nelle email programmate deve essere attivata quando è attivo un criterio di invio solo del link. Per risolvere l'errore, la pianificazione deve essere ricreata. La duplicazione della pianificazione non valida non risolverà l'errore.

Destinatari esterni

Puoi utilizzare la pagina Email programmate nel menu a discesa Avvisi e Pianificazioni del menu Amministrazione per monitorare i dati inviati da Looker ai non utenti. Nella pagina Email programmate sono elencati tutti gli indirizzi email pianificati per ricevere Look o dashboard, ma che non sono associati a uno degli account utente della tua istanza di Looker.

La tabella degli indirizzi email esterni visualizzata nella pagina mostra le seguenti informazioni:

Colonna Definizione
Email L'indirizzo email esterno.
In programma il giorno Il look o la dashboard che deve essere inviato all'indirizzo email esterno. Ogni voce di questa colonna è un link al Look o alla dashboard.
Pianificato da Il nome dell'utente di Looker che ha creato la pianificazione.