Administratoreinstellungen – Geplante E-Mails

Datenrichtlinie per E-Mail

Wenn Sie Looker-Inhalte per E-Mail verarbeiten, können Sie angeben, ob die Inhalte an die E-Mail angehängt oder in den Textkörper eingebettet werden sollen, oder einen Link zurück zu den Inhalten in Looker oder beides angeben.

Die Seite Geplante E-Mails, die über das Steuerfeld Admin unter Benachrichtigungen und Zeitpläne können Looker-Administratoren eine Richtlinie für die Datenfreigabe festlegen, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen und geplanten E-Mail-Lieferungen gilt, die das native E-Mail-Ziel von Looker verwenden. Diese Richtlinie gilt nicht für E-Mails, die über andere native Ziele oder integrierte Dienste von Looker über den Looker Action Hub oder einen benutzerdefinierten Action Hub gesendet werden.

Die ausgewählte Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ist eine Einstellung, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen oder geplanten E-Mails gilt. Die Einstellung kann nicht auf Modellebene oder für bestimmte einmalige oder geplante E-Mail-Zustellungen verwaltet werden.

Die Richtlinie zu per E-Mail gesendeten Daten enthält eine von drei Optionen für die Zustellung per E-Mail:

  • Nur Link senden: E-Mails enthalten nur einen Link. Zum Ansehen des geplanten Looks oder Dashboards ist eine Looker-Anmeldung erforderlich. Diese Option wird von Looker für die Übermittlung sensibler Daten empfohlen.
  • Nur Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden.
  • Links und Daten senden: Datentabellen und Visualisierungen können an E-Mails angehängt oder darin eingebettet werden. Nutzer können für jede Übermittlung Links zu Looker einfügen.

Standardoptionen für Datenrichtlinien per E-Mail

Bei einem Update von Looker 7.6 oder einer früheren Looker-Version auf Looker 7.8 oder höher ist für Instanzen standardmäßig die Option Links und Daten senden ausgewählt.

Wenn Sie die Option Nur Link senden ausgewählt haben und die Übermittlung von Looks und Dashboards per E-Mail einrichten, enthält der Zeitplaner Felder, in denen Sie die Übermittlung benennen, E-Mail-Empfänger auflisten, den Auslöser oder die Häufigkeit der Übermittlung definieren und zusätzliche erweiterte Planungsoptionen angeben können.

Unten im Planer finden Sie unter Summary (Zusammenfassung) die Einstellungen für die Zustellung.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Datenlieferung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des gelieferten Dashboards, Looks oder Explores. Looker empfiehlt, keine vertraulichen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Einen Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Übermittlungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Übermittlungen).
  • Eine Nachricht, die darauf hinweist, dass der Looker-Administrator eine Anmeldung bei Looker verlangt, um den geplanten Inhalt anzusehen.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat

Um die Inhalte aufzurufen, müssen Nutzer, die auf den Link in der E-Mail klicken, sich in Looker anmelden und Berechtigungen für den Zugriff auf das Modell haben, auf dem die Inhalte basieren. E-Mail-Übermittlungen aus Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt wurden, enthalten keine Links zu Looker.

Nur Daten senden

Wenn Sie die Option Nur Daten senden ausgewählt haben und die Zustellung von Looks und Dashboards an E-Mails einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zur Auswahl eines Datenformats, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

In der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen können Sie die Einstellungen für die Zustellung überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Übermittlung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder Explores, das bzw. das gesendet wird. Looker empfiehlt, keine vertraulichen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im E-Mail-Text, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat

Jeder, der die E-Mail erhält, kann die eingebetteten oder angehängten Inhalte ansehen.

Wenn die Option Links und Daten senden ausgewählt ist und Sie die Übermittlung von Looks und Dashboards an E-Mails einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zur Auswahl eines Datenformats, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen. Dazu gehört auch die Auswahl, ob Links zurück zum Looker-Inhalt im Text der E-Mail aufgenommen werden sollen.

In der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen können Sie die Einstellungen für die Zustellung überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Übermittlung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder Explores, das bzw. das gesendet wird. Looker empfiehlt, keine vertraulichen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im E-Mail-Text, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Einen Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Übermittlungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Übermittlungen).
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat.

Jeder, der die E-Mail erhält, kann den eingebetteten oder angehängten Inhalt sehen. Der Empfänger muss sich jedoch bei Looker anmelden, um den in der E-Mail verknüpften Looker-Inhalt zu sehen. E-Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker.

Option für die Richtlinie für E-Mail-Daten ändern

In Ihrer Looker-Instanz ist zwar eine Standardoption für die E-Mail-Datenrichtlinie ausgewählt, die auf den Einstellungen der Instanz vor der Aktualisierung auf Looker 7.8 basiert. Looker-Administratoren können diese Standardeinstellung jedoch jederzeit ändern. Rufen Sie dazu im Bereich Verwaltung unter Benachrichtigungen und Zeitpläne die Seite Geplante E-Mails auf.

Wenn Sie Ihre Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ändern, funktionieren vorhandene automatisierte Workflows, die zur Verwendung von E-Mail eingerichtet sind, möglicherweise nicht mehr. Administratoren sollten bei ihren Nutzern nachfragen, ob diese eingerichtet wurden, und entscheiden, wie sie Änderungen an der E-Mail-Datenrichtlinie verwalten möchten.

Bei der Entscheidung, ob Sie die Optionen für die Datenrichtlinie für E-Mails ändern möchten, sind möglicherweise weitere Überlegungen und Abwägungen erforderlich. In der folgenden Tabelle wird allgemein gezeigt, was mit einer geplanten Zustellung passiert, wenn Administratoren die Richtlinienoptionen für per E-Mail gesendete Daten der Instanz ändern.

Alte Datenrichtlinie per E‑Mail Was geliefert wird Neue Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten Was geliefert wird
Nur Link senden Verknüpfung mit Looker-Inhalten Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eine eingebettete Datenvisualisierung oder ein Dateianhang ersetzt den Link.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang
Nur Link senden Link zurück zum Looker-Inhalt Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein angehängte Datei und die Option zum Einfügen von Links werden automatisch ausgewählt.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang und die Option zum Einfügen von Links werden automatisch ausgewählt.
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Ein Link zu Looker-Inhalten ersetzt das Einbetten; keine Datei ist angehängt.

Neue Übermittlungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein angehängte Datei und die Option zum Einfügen von Links werden automatisch ausgewählt.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang und die Option zum Einfügen von Links werden automatisch ausgewählt.
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang sowie die Möglichkeit, Links zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Verknüpfung mit Looker-Inhalten

Neue Übermittlungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und Option, Links zurück zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Wenn Sie zur Option Nur Link senden wechseln, enthalten alle neuen einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen nur Links zu Looker und den Titel der Looker-Inhalte, keine eingebetteten oder angehängten Looker-Inhalte.

Bei vorhandenen Zeitplänen werden ebenfalls nur Links an Looker gesendet, auch wenn der Zeitplan zuvor so eingerichtet war, dass Daten und Visualisierungen gesendet wurden.

Vorhandene Zeitpläne aus einer Looker-Instanz, für die die Richtlinie Links und Daten senden für per E-Mail gesendete Datenrichtlinien aktiviert war, bei denen das Kästchen Links einfügen jedoch nicht im Zeitplan aktiviert war, werden nicht zugestellt. Diese Zeitpläne werden auf der Seite Planerverlauf im Admin-Steuerfeld angezeigt. Dabei wird ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass die Option zum Einbinden von Links in geplanten E-Mails aktiviert sein muss, wenn eine Richtlinie „Nur Link senden“ aktiviert ist. Der Zeitplan muss neu erstellt werden, um den Fehler zu beheben. Durch das Duplizieren des ungültigen Zeitplans wird der Fehler nicht behoben.

Externe Empfänger

Sie können die Seite Geplante E-Mails im Menü Benachrichtigungen und Zeitpläne des Menüs Verwaltung können Sie Daten überwachen, die von Looker an Nicht-Nutzer gesendet werden. Auf der Seite Geplante E-Mails werden alle E-Mail-Adressen aufgeführt, die Looks oder Dashboards erhalten sollen, aber nicht mit einem der Nutzerkonten Ihrer Looker-Instanz verknüpft sind.

Die auf der Seite angezeigte Tabelle der externen E-Mail-Adressen enthält die folgenden Informationen:

Spalte Definition
E-Mail Die externe E-Mail-Adresse.
Geplant für Der Look oder das Dashboard, das an die externe E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Jeder Eintrag in dieser Spalte ist ein Link zum Look oder Dashboard.
Geplant von Der Name des Looker-Nutzers, der den Zeitplan erstellt hat.