Setelan admin - Email Terjadwal

Kebijakan data yang dikirim melalui email

Saat mengirimkan konten Looker menggunakan email, Anda dapat menentukan apakah konten dilampirkan ke email atau disematkan di isi email, atau memberikan link kembali ke konten di Looker, atau keduanya.

Halaman Email Terjadwal, yang dapat diakses dari panel Admin di bagian Pemberitahuan & Jadwal, memungkinkan admin Looker menetapkan kebijakan berbagi data yang berlaku untuk semua pengiriman email terjadwal dan baru satu kali serta yang sudah ada dan menggunakan tujuan email native Looker. Kebijakan ini tidak berlaku untuk email yang dikirim menggunakan tujuan native lain dari Looker atau layanan terintegrasi melalui Hub Tindakan Looker atau hub tindakan kustom.

Kebijakan Data yang Diemail yang dipilih adalah setelan yang berlaku untuk semua pengiriman email satu kali atau terjadwal baru dan yang sudah ada. Setelan ini tidak dapat dikelola di tingkat model atau untuk pengiriman email tertentu satu kali atau terjadwal.

Kebijakan Data yang Diemail mencakup salah satu dari tiga opsi untuk pengiriman email:

  • Hanya Kirim Link: Email hanya akan menyertakan link dan memerlukan login Looker untuk melihat Tampilan atau dasbor yang dijadwalkan. Looker merekomendasikan opsi ini untuk mengirimkan data sensitif.
  • Kirim Data Saja: Tabel dan visualisasi data dapat dilampirkan atau disematkan di email.
  • Kirim Link dan Data: Tabel dan visualisasi data dapat dilampirkan atau disematkan di email. Pengguna dapat memilih untuk menyertakan link kembali ke Looker untuk setiap pengiriman.

Opsi kebijakan data yang dikirim melalui email default

Setelah mengupdate ke Looker 7.8+ dari Looker 7.6 atau versi Looker sebelumnya, opsi Kirim Link dan Data akan dipilih secara default untuk instance.

Dengan memilih opsi Kirim Link Saja, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman Anda, mencantumkan penerima email, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan.

Anda dapat memeriksa Summary di bagian bawah Scheduler untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Lihat, atau Jelajahi yang ditayangkan. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Link ke Lihat dasbor lengkap (untuk pengiriman dasbor) atau Lihat laporan lengkap (untuk pengiriman Lihat atau Jelajahi).
  • Pesan yang menunjukkan bahwa administrator Looker mengharuskan Anda login ke Looker untuk melihat konten terjadwal.
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Untuk melihat konten, pengguna yang mengklik link yang dikirim melalui email harus login ke Looker dan memiliki izin untuk mengakses model yang menjadi dasar konten. Pengiriman yang dikirim melalui email dari jadwal yang dibuat pada konten sematan tidak akan menyertakan link kembali ke Looker.

Kirim Data Saja

Dengan memilih opsi Kirim Data Saja, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman Anda, mencantumkan penerima email, memilih format untuk data, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah pop-up Kirim atau Jadwal untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Lihat, atau Jelajahi yang ditayangkan. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Dapat berupa lampiran file yang berisi konten Looker atau data sematan dalam isi email, bergantung pada format data yang dipilih.
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Siapa saja yang menerima email tersebut dapat melihat konten yang disematkan atau dilampirkan.

Dengan opsi Kirim Link dan Data dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman Anda, mencantumkan penerima email, memilih format untuk data, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan, termasuk memilih apakah akan menyertakan link kembali ke konten Looker di isi email.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah pop-up Kirim atau Jadwal untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Lihat, atau Jelajahi yang ditayangkan. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Dapat berupa lampiran file yang berisi konten Looker atau data sematan dalam isi email, bergantung pada format data yang dipilih.
  • Link ke Lihat dasbor lengkap (untuk pengiriman dasbor) atau Lihat laporan lengkap (untuk pengiriman Lihat atau Jelajahi).
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Siapa pun yang menerima email dapat melihat konten yang disematkan atau dilampirkan, tetapi penerima harus login ke Looker untuk melihat konten Looker yang ditautkan dari email. Pengiriman yang dikirim melalui email dari jadwal yang dibuat pada konten sematan tidak akan menyertakan link kembali ke Looker.

Mengubah opsi kebijakan data yang dikirim melalui email

Meskipun instance Looker Anda akan memilih opsi kebijakan data yang dikirim melalui email default berdasarkan setelan instance sebelum update pada Looker 7.8, admin Looker dapat mengubah setelan default ini kapan saja dengan membuka halaman Email Terjadwal di panel Admin di bagian Pemberitahuan & Jadwal.

Mengubah kebijakan data yang dikirim melalui email dapat menghentikan alur kerja otomatis yang sudah ada yang disiapkan untuk menggunakan email. Admin harus menghubungi pengguna untuk mengetahui apakah data tersebut telah disiapkan dan menentukan cara mengelola perubahan pada kebijakan data yang dikirim melalui email.

Mungkin ada pertimbangan dan konsekuensi tambahan saat Anda memutuskan apakah akan beralih opsi kebijakan data yang dikirim melalui email. Tabel di bawah menunjukkan secara umum apa yang terjadi pada pengiriman terjadwal saat admin mengalihkan opsi kebijakan data yang dikirim melalui email instance.

Kebijakan Lama terkait Data yang Diemail Apa yang Dikirim Kebijakan Baru terkait Data yang Diemail Apa yang Dikirim
Hanya Kirim Link Menautkan kembali ke konten Looker Kirim Data Saja Jadwal yang Ada: Visualisasi data sematan atau lampiran file menggantikan link

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file
Hanya Kirim Link Menautkan kembali ke konten Looker Mengirim Link dan Data Jadwal yang Ada: Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis
Kirim Data Saja Data sematan atau lampiran file Hanya Kirim Link Jadwal yang Ada: Link kembali ke konten Looker menggantikan sematan; tidak ada file yang dilampirkan

Pengiriman Baru: Menautkan kembali ke konten Looker
Kirim Data Saja Data sematan atau lampiran file Mengirim Link dan Data Jadwal yang Ada: Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis
Mengirim Link dan Data Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link kembali ke konten Looker Hanya Kirim Link Jadwal yang Ada: Menautkan kembali ke konten Looker

Pengiriman Baru: Menautkan kembali ke konten Looker
Mengirim Link dan Data Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link kembali ke konten Looker Kirim Data Saja Jadwal yang Ada: Data sematan atau lampiran file

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file

Jika Anda beralih ke opsi Kirim Link Saja, semua pengiriman email satu kali dan terjadwal baru akan dikirim hanya yang berisi link kembali ke Looker dan judul konten Looker, bukan konten Looker yang disematkan atau dilampirkan.

Jadwal yang sudah ada juga hanya akan mengirim link kembali ke Looker, meskipun sebelumnya jadwal telah disiapkan untuk mengirim data dan visualisasi.

Jadwal yang ada dari instance Looker yang telah mengaktifkan opsi kebijakan data Kirim Link dan Data melalui email, tetapi tidak mengaktifkan kotak Sertakan link pada jadwal tidak akan dikirim. Jadwal ini ditampilkan di halaman Histori Penjadwal pada panel Admin dengan error yang menunjukkan bahwa opsi untuk menyertakan link dalam email terjadwal harus diaktifkan jika kebijakan Kirim Link Saja diaktifkan. Jadwal harus dibuat ulang untuk mengatasi error; menduplikasi jadwal yang tidak valid tidak akan menyelesaikan error.

Penerima eksternal

Anda dapat menggunakan halaman Email Terjadwal di bagian Notifikasi & Jadwal pada menu Admin untuk memantau data yang dikirim dari Looker ke non-pengguna. Halaman Email Terjadwal mencantumkan semua alamat email yang dijadwalkan untuk menerima Tampilan atau dasbor, tetapi yang tidak dikaitkan dengan salah satu akun pengguna instance Looker Anda.

Tabel alamat email eksternal yang muncul di halaman menampilkan informasi berikut:

Kolom Definisi
Email Alamat email eksternal.
Dijadwalkan untuk Tampilan atau dasbor yang dijadwalkan untuk dikirim ke alamat email eksternal. Setiap entri dalam kolom ini merupakan link ke Tampilan atau dasbor.
Dijadwalkan oleh Nama pengguna Looker yang membuat jadwal.