Paramètres administrateur - E-mails programmés

Règlement concernant les données envoyées par e-mail

Lorsque vous envoyez du contenu Looker par e-mail, vous pouvez spécifier si le contenu est joint à l'e-mail ou intégré au corps de l'e-mail, ou fournir un lien vers le contenu dans Looker, ou les deux.

La page E-mails programmés, accessible à partir du panneau Administration sous Alertes et Planifications, qui permet aux administrateurs Looker de définir une règle de partage des données qui s'applique à tous les envois d'e-mails planifiés et ponctuels, nouveaux et existants, qui utilisent la destination de messagerie native de Looker. Ce règlement ne s'applique pas aux e-mails envoyés à l'aide des autres destinations natives ou des services intégrés de Looker via l'Action Hub de Looker ou un action hub personnalisé.

Le paramètre Règles relatives aux données envoyées par e-mail sélectionné s'applique à tous les envois ponctuels ou planifiés nouveaux et existants d'e-mails. Vous ne pouvez pas gérer ce paramètre au niveau du modèle ni pour des envois d'e-mails ponctuels ou planifiés spécifiques.

Le Règlement sur les données envoyées par e-mail inclut l'une des trois options suivantes pour l'envoi d'e-mails:

  • Envoyer un lien uniquement : les e-mails ne contiendront qu'un lien et exigeront une connexion à Looker pour afficher le Look ou le tableau de bord programmé. Looker recommande cette option pour transmettre des données sensibles.
  • Envoyer uniquement les données: vous pouvez joindre des tableaux de données et des visualisations à des e-mails ou les intégrer à des e-mails.
  • Envoyer des liens et des données: vous pouvez joindre ou intégrer des tableaux de données et des visualisations dans des e-mails. Les utilisateurs peuvent choisir d'inclure des liens vers Looker pour chaque diffusion.

Options par défaut du règlement concernant les données envoyées par e-mail

Lors de la mise à jour vers Looker 7.8+ à partir de Looker 7.6 ou d'une version précédente de Looker, l'option Envoyer des liens et des données sera sélectionnée par défaut pour les instances.

Lorsque l'option Envoyer un lien uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez des envois d'apparences et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, lister les destinataires d'e-mails, définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et spécifier d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez consulter le résumé au bas du planificateur pour vérifier les paramètres d'envoi.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants :

  • Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
  • Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois de tableaux de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les envois de présentations ou d'explorations).
  • Message indiquant que l'administrateur Looker vous demande de vous connecter à Looker pour consulter le contenu planifié.
  • Utilisateur qui a envoyé ou planifié le contenu.

Pour afficher le contenu, les utilisateurs qui cliquent sur le lien envoyé par e-mail doivent se connecter à Looker et disposer des autorisations nécessaires pour accéder au modèle sur lequel le contenu est basé. Les envois par e-mail à partir de plannings créés sur du contenu intégré n'incluront pas de liens vers Looker.

Envoyer les données uniquement

Lorsque l'option Envoyer des données uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez des envois d'apparences et de tableaux de bord à envoyer par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, lister les destinataires d'e-mails, choisir un format pour les données, définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et spécifier d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez vérifier le Récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres de diffusion.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants :

  • Nom de la diffusion dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, en fonction du format de données sélectionné.
  • Utilisateur qui a envoyé ou planifié le contenu.

Tous les destinataires de l'e-mail peuvent consulter le contenu intégré ou joint.

Lorsque l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi de présentations et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires de l'e-mail, de choisir un format pour les données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier des options de planification avancées supplémentaires, y compris si vous souhaitez inclure des liens vers le contenu Looker dans le corps de l'e-mail.

Vous pouvez consulter le récapitulatif au bas du pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres d'envoi.

L'e-mail envoyé contiendra les éléments suivants :

  • Nom de la diffusion dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
  • Une pièce jointe contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, en fonction du format de données sélectionné.
  • Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois de tableaux de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les envois de présentations ou d'explorations).
  • Utilisateur qui a envoyé ou planifié le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut afficher le contenu intégré ou joint, mais le destinataire doit se connecter à Looker pour consulter le contenu Looker lié à l'e-mail. Les envois par e-mail des planifications créées sur du contenu intégré ne comporteront pas de liens vers Looker.

Modifier l'option de réception des règles de données par e-mail

Bien qu'une option de règle de données par défaut par e-mail soit sélectionnée pour votre instance Looker en fonction des paramètres de l'instance avant la mise à jour vers Looker 7.8, les administrateurs Looker peuvent modifier ce paramètre par défaut à tout moment en accédant à la page E-mails planifiés du panneau Administration, sous Alertes et planifications.

Modifier votre règle de données par e-mail peut entraîner l'échec de tous les workflows automatisés existants configurés pour utiliser l'e-mail. Les administrateurs doivent vérifier auprès de leurs utilisateurs si ces règles ont été configurées et décider comment gérer les modifications apportées aux règles sur les données envoyées par e-mail.

Vous devrez peut-être prendre en compte d'autres éléments et faire des compromis lorsque vous déciderez de modifier les options de la politique de confidentialité par e-mail. Le tableau suivant présente de manière générale ce qui se passe avec un envoi planifié lorsque les administrateurs modifient les options de règles de données par e-mail de l'instance.

Ancienne règle sur les données envoyées par e-mail Ce qui est livré Nouveau règlement sur les données envoyées par e-mail Contenu de la diffusion
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Planifications existantes : une visualisation des données intégrée ou une pièce jointe de fichier remplace le lien.

Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièces jointes
Envoyer un lien uniquement Lien vers le contenu Looker Envoyer les liens et les données Programmations existantes : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement

Nouvelles diffusions: données intégrées ou fichier en pièce jointe, et option permettant d'inclure des liens automatiquement sélectionnés
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer un lien uniquement Calendriers existants: le lien vers le contenu Looker remplace l'élément intégré. aucun fichier n'est joint

Nouvelles diffusions : lien vers le contenu Looker
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer les liens et les données Programmations existantes : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement

Nouvelles diffusions : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion des liens sélectionnée automatiquement
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe de fichier, avec la possibilité d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer un lien uniquement Plannings existants : lien vers le contenu Looker

Nouvelles diffusions : lien vers le contenu Looker
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe de fichier, avec la possibilité d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Planifications existantes : données intégrées ou pièce jointe de fichier

Nouveaux envois : données intégrées ou pièce jointe

Si vous activez l'option Envoyer un lien uniquement, les nouveaux e-mails planifiés et ponctuels seront envoyés uniquement avec des liens vers Looker et le titre du contenu Looker, plutôt que du contenu Looker intégré ou joint.

Les planifications existantes n'enverront également que des liens vers Looker, même si elles étaient auparavant configurées pour envoyer des données et des visualisations.

Les calendriers existants d'une instance Looker qui avaient activé l'option du règlement concernant les données envoyées par e-mail Envoyer des liens et des données, mais qui n'avaient pas activé la case Inclure des liens dans le calendrier ne seront pas envoyés. Ces planifications s'affichent sur la page Historique de la planification du panneau Administration, avec un message d'erreur indiquant que l'option permettant d'inclure des liens dans les e-mails planifiés doit être activée lorsqu'une stratégie d'envoi du lien uniquement est activée. La planification doit être recréée pour résoudre l'erreur. la duplication de la planification non valide ne résout pas l'erreur.

Destinataires externes

Vous pouvez utiliser la page E-mails programmés dans la section Alertes et Planifications du menu Administration pour surveiller les données envoyées aux non-utilisateurs depuis Looker. La page E-mails programmés répertorie toutes les adresses e-mail qui sont programmées pour recevoir des Looks ou des tableaux de bord, mais qui ne sont pas associées à l'un des comptes utilisateur de votre instance Looker.

Le tableau des adresses e-mail externes qui s'affiche sur la page contient les informations suivantes:

Colonne Définition
E-mail Adresse e-mail externe.
Prévu pour Look ou tableau de bord dont l'envoi est programmé à l'adresse e-mail externe. Chaque entrée de cette colonne est un lien vers la présentation ou le tableau de bord.
Planifié par Nom de l'utilisateur Looker qui a créé la planification.