Configurações do administrador: e-mails programados

Política de dados enviados por e-mail

Ao enviar conteúdo do Looker por e-mail, você pode especificar se ele será anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo da mensagem, ou forneça um link para o conteúdo no Looker ou ambos.

A página E-mails programados, que pode ser acessada no painel Administrador em Alertas e Programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados que se aplique a todas as entregas de e-mail únicas e programadas que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando outros destinos nativos ou serviços integrados do Looker pelo Looker Action Hub ou um hub de ações personalizadas.

A política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas únicas ou programadas de e-mails novos e atuais. A configuração não pode ser gerenciada no nível do modelo ou para entregas de e-mail específicas ou programadas.

A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções de entrega de e-mails:

  • Enviar apenas o link: os e-mails vão incluir apenas um link e vão exigir um login do Looker para visualizar o Look ou o dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para fornecer dados sensíveis.
  • Enviar somente dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
  • Enviar links e dados: as tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas a e-mails. Os usuários podem incluir links de volta ao Looker para cada entrega.

Opções padrão da política de dados enviados por e-mail

Ao atualizar para o Looker 7.8 ou mais recente do Looker 7.6 ou de uma versão anterior, a opção Enviar links e dados vai ser selecionada por padrão nas instâncias.

Com a opção Enviar apenas o link selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis por e-mail, o Programador vai conter campos para nomear o envio, listar destinatários de e-mail, definir o acionador ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de programação.

Consulte o Resumo na parte inferior do Programador para conferir as configurações de exibição.

O e-mail enviado vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
  • Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
  • Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para acessar o conteúdo programado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Para acessar o conteúdo, os usuários que clicarem no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo em que o conteúdo é baseado. As entregas por e-mail das programações criadas em conteúdo incorporado não vão incluir links para o Looker.

Enviar apenas dados

Com a opção Enviar apenas dados selecionada, quando você estiver configurando envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador conterá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários do e-mail, eleger um formato para os dados, definir o acionamento ou a frequência da entrega e especificar opções avançadas de programação adicionais.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.

O e-mail enviado vai conter:

  • O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receba o e-mail pode visualizar o conteúdo incorporado ou anexado.

Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis por e-mail, o Programador vai conter campos para nomear o envio, listar os destinatários, escolher um formato para os dados, definir o gatilho ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de programação, incluindo a seleção de links para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.

O e-mail enviado vai conter:

  • O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • Um link para Acessar o painel completo (para envios de painéis) ou Acessar o relatório completo (para envios do Look ou do Explore).
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou em anexo, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para acessar o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. As entregas por e-mail das programações criadas em conteúdo incorporado não vão incluir links para o Looker.

Como alterar sua opção de política de dados enviados por e-mail

Embora a instância do Looker tenha uma opção padrão de política de dados por e-mail selecionada com base nas configurações da instância antes da atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem mudar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e programações.

Alterar sua política de dados por e-mail pode corromper todos os fluxos de trabalho automatizados já configurados para usar o e-mail. Os administradores precisam verificar com os usuários se elas foram configuradas e decidir como gerenciar as alterações na política de dados enviados por e-mail.

Talvez haja outras considerações e compensações ao decidir se você vai mudar as opções de política de dados por e-mail. A tabela a seguir mostra detalhadamente o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados enviados por e-mail da instância.

Política de dados enviados por e-mail O que é entregue Nova política de dados enviados por e-mail O que é entregue
Enviar apenas o link Vincular de volta ao conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações existentes: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo em anexo
Enviar apenas o link Link de retorno para o conteúdo do Looker Enviar links e dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar apenas o link Programações atuais: link de retorno para as substituições incorporadas do conteúdo do Looker. nenhum arquivo foi anexado

Novos envios: vincular o conteúdo do Looker
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar links e dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links de volta para o conteúdo do Looker Enviar apenas o link Programações atuais: vincular ao conteúdo do Looker

Novos envios: vincular o conteúdo do Looker
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links de volta para o conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo em anexo

Se você estiver mudando para a opção Enviar apenas link, todos os e-mails novos e programados serão enviados com apenas links de retorno para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado do Looker.

As programações existentes também vão enviar apenas links de volta ao Looker, mesmo que a programação tenha sido configurada para enviar dados e visualizações.

As programações de uma instância do Looker que ativou a opção de política de dados enviados por e-mail Enviar links e dados, mas não ativou a caixa Incluir vinculações na programação, não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa estar ativada quando uma política "Enviar somente link" está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. Duplicar a programação inválida não vai resolver o problema.

Destinatários externos

Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados enviados do Looker para pessoas que não são usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail que estão programados para receber Looks ou dashboards, mas não estão associados a uma das contas de usuário da sua instância do Looker.

A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:

Coluna Definição
E-mail O endereço de e-mail externo.
Programado para O Look ou o dashboard que está programado para ser enviado ao endereço de e-mail externo. Cada entrada nessa coluna é um link para o Look ou painel.
Programado por O nome do usuário do Looker que criou a programação.