Configurações de administrador: e-mails programados

Política de dados enviados por e-mail

Ao entregar conteúdo do Looker por e-mail, é possível especificar se o conteúdo será anexado ou incorporado ao corpo do e-mail, ou ainda fornecer um link de volta ao conteúdo no Looker ou ambos.

Na página E-mails programados, acessível no painel Administrador em Alertas e programações, os administradores do Looker podem definir uma política de compartilhamento de dados que se aplica a todas as entregas de e-mail únicas e programadas, novas e atuais, que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Essa política não se aplica a e-mails entregues usando outros destinos nativos do Looker ou serviços integrados pelo Looker Action Hub ou um hub de ações personalizado.

A Política de dados enviada por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas de e-mail únicas ou programadas, novas e atuais. Não é possível gerenciar a configuração no nível do modelo nem para entregas de e-mail únicas ou programadas específicas.

A Política de dados enviados por e-mail inclui uma de três opções para entregas de e-mail:

  • Enviar somente o link: os e-mails vão incluir apenas um link e exigem um login do Looker para exibir o Look ou o painel programado. O Looker recomenda essa opção para entregar dados sensíveis.
  • Enviar apenas dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
  • Enviar links e dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails. Os usuários podem incluir links de volta ao Looker em cada entrega.

Opções padrão da política de dados enviados por e-mail

Ao atualizar para o Looker 7.8 ou uma versão mais recente do Looker 7.6 ou de uma versão anterior, as instâncias terão a opção Enviar links e dados selecionada por padrão.

Com a opção Enviar somente o link selecionada, ao configurar as entregas de Looks e painéis por e-mail, o programador vai conter campos para nomear a entrega, listar os destinatários de e-mail, definir o gatilho ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.

Confira o Resumo na parte de baixo do programador para verificar as configurações de entrega.

A entrega do e-mail vai conter as seguintes informações:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do painel, do Look ou da análise detalhada que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo do Looker.
  • Um link para Ver painel completo (para entregas de painéis) ou Ver relatório completo (para entregas de Looks ou Explorar).
  • Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para ver o conteúdo programado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Para acessar o conteúdo, os usuários que clicarem no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo em que o conteúdo se baseia. Os envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links de volta ao Looker .

Enviar apenas dados

Com a opção Enviar apenas dados selecionada, ao configurar as entregas de Looks e painéis por e-mail, o programador vai conter campos para nomear a entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o gatilho ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.

Confira o Resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

O e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do painel, do Look ou da análise detalhada que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo do Looker.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail poderá acessar o conteúdo incorporado ou anexado.

Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar as entregas de Looks e painéis por e-mail, o programador vai conter campos para nomear a entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o gatilho ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação, incluindo a seleção de links para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.

Confira o Resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

O e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do painel, do Look ou da análise detalhada que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo do Looker.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • Um link para Ver painel completo (para entregas de painéis) ou Ver relatório completo (para entregas de Looks ou Explorar).
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou anexado, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para ver o conteúdo vinculado no e-mail. Os envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links de volta ao Looker .

Mudar a opção da política de dados enviada por e-mail

Embora sua instância do Looker tenha uma opção padrão de política de dados por e-mail selecionada com base nas configurações da instância antes de uma atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem mudar essa configuração padrão a qualquer momento. Para isso, acesse a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e programações.

Mudar a política de dados enviados por e-mail pode interromper os fluxos de trabalho automatizados configurados para usar e-mail. Os administradores precisam verificar com os usuários se essas configurações foram feitas e decidir como gerenciar as mudanças na política de dados enviada por e-mail.

Ao decidir se quer mudar as opções de política de dados enviadas por e-mail, há outras considerações e compensações a serem feitas. A tabela a seguir mostra, em um nível geral, o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados enviadas por e-mail da instância.

Antiga política de dados enviados por e-mail O que é entregue Nova Política de dados enviados por e-mail O que é entregue
Enviar apenas o link Vincular de volta ao conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações atuais: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link.

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo
Enviar apenas o link Vincular de volta ao conteúdo do Looker Enviar links e dados Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção de incluir links automaticamente selecionada

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links automaticamente selecionada
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar apenas o link Programações atuais: o link para o conteúdo do Looker substitui o conteúdo incorporado. Nenhum arquivo é anexado.

Novas entregas: link de volta ao conteúdo do Looker
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar links e dados Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção de incluir links automaticamente selecionada

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links automaticamente selecionada
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links para o conteúdo do Looker Enviar apenas o link Programações atuais: link de volta ao conteúdo do Looker

Novas entregas: link de volta ao conteúdo do Looker
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links para o conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo

Se você mudar para a opção Enviar somente link, todas as novas entregas de e-mail únicas e programadas serão enviadas com apenas links para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado.

As programações existentes também vão enviar apenas links de volta para o Looker , mesmo que antes elas tenham sido configuradas para enviar dados e visualizações.

As programações de uma instância do Looker que ativou a opção Enviar links e dados da política de dados enviados por e-mail, mas não ativou a caixa Incluir links na programação, não serão entregues. Esses agendamentos aparecem na página Histórico do programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa estar ativada quando uma política "Enviar somente link" está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. Duplicar a programação inválida não resolve o problema.

Destinatários externos

Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados enviados do Looker para pessoas que não são usuárias. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail programados para receber Looks ou painéis, mas que não estão associados a uma das contas de usuário da sua instância do Looker.

A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:

Coluna Definição
E-mail O endereço de e-mail externo.
Programado para A análise ou o painel programado para ser enviado ao endereço de e-mail externo. Cada entrada nessa coluna é um link para o Look ou painel.
Programado por O nome do usuário do Looker que criou o agendamento.