Administratoreinstellungen – Geplante E-Mails

Datenrichtlinie per E-Mail

Wenn Sie Looker-Inhalte per E-Mail senden, können Sie angeben, ob der Inhalt an die E-Mail angehängt oder in den Text der E-Mail eingebettet oder ob Sie einen Link zum Inhalt in Looker oder beides angeben möchten.

Die Seite Geplante E-Mails, die über das Steuerfeld Admin unter Benachrichtigungen und Zeitpläne können Looker-Administratoren eine Richtlinie für die Datenfreigabe festlegen, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen und geplanten E-Mail-Lieferungen gilt, die das native E-Mail-Ziel von Looker verwenden. Diese Richtlinie gilt nicht für E-Mails, die über andere native Ziele oder integrierte Dienste von Looker über den Looker Action Hub oder einen Hub für benutzerdefinierte Aktionen gesendet werden.

Die ausgewählte Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ist eine Einstellung, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen oder geplanten E-Mail-Zustellungen gilt. Die Einstellung kann nicht auf Modellebene oder für bestimmte einmalige oder geplante E-Mail-Zustellungen verwaltet werden.

Die Richtlinie zu per E-Mail gesendeten Daten enthält eine von drei Optionen für die Zustellung per E-Mail:

  • Nur Link senden: E-Mails enthalten nur einen Link. Zum Ansehen des geplanten Looks oder Dashboards ist eine Looker-Anmeldung erforderlich. Looker empfiehlt diese Option für die Bereitstellung sensibler Daten.
  • Nur Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden.
  • Links und Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden. Benutzer können für jede Lieferung einen Link zurück zu Looker hinzufügen.

Standardoptionen für Datenrichtlinien per E-Mail

Bei der Aktualisierung von Looker 7.6 oder einer früheren Looker-Version auf Looker 7.8 oder höher ist für Instanzen standardmäßig die Option Links und Daten senden ausgewählt.

Wenn Sie die Option Nur Link senden ausgewählt haben und die Übermittlung von Looks und Dashboards per E-Mail einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

In der Summary (Zusammenfassung) unten im Planer finden Sie die Auslieferungseinstellungen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder Explores, das zugestellt wird. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Übermittlungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Lieferungen).
  • Eine Nachricht, die darauf hinweist, dass der Looker-Administrator eine Anmeldung bei Looker verlangt, um den geplanten Inhalt anzusehen.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat

Um den Inhalt aufzurufen, müssen Nutzer, die auf den per E-Mail gesendeten Link klicken, sich in Looker anmelden und Berechtigungen für den Zugriff auf das Modell haben, auf dem der Inhalt basiert. E-Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker.

Nur Daten senden

Wenn Sie die Option Nur Daten senden ausgewählt haben und die Zustellung von Looks und Dashboards an E-Mails einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zur Auswahl eines Datenformats, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

In der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen können Sie die Einstellungen für die Zustellung überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder Explores, das zugestellt wird. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im E-Mail-Text, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat

Jeder, der die E-Mail erhält, kann sich den eingebetteten oder angehängten Inhalt ansehen.

Wenn die Option Links und Daten senden ausgewählt ist und Sie die Übermittlung von Looks und Dashboards an E-Mails einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zur Auswahl eines Datenformats, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen. Dazu gehört auch die Auswahl, ob Links zurück zum Looker-Inhalt im Text der E-Mail aufgenommen werden sollen.

In der Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen können Sie die Einstellungen für die Zustellung überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Lieferung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder Explores, das zugestellt wird. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im E-Mail-Text, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Übermittlungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Lieferungen).
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat

Jeder, der die E-Mail erhält, kann den eingebetteten oder angehängten Inhalt sehen. Der Empfänger muss sich jedoch bei Looker anmelden, um den in der E-Mail verknüpften Looker-Inhalt zu sehen. E-Mail-Lieferungen aus Zeitplänen, die mit eingebetteten Inhalten erstellt wurden, enthalten keine Links zurück zu Looker.

Option für Datenrichtlinien per E-Mail ändern

Auch wenn für Ihre Looker-Instanz eine Standardoption für die Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ausgewählt ist, die auf den Instanzeinstellungen vor dem Update auf Looker 7.8 basiert, können Looker-Administratoren diese Standardeinstellung jederzeit ändern. Dazu müssen sie im Bereich Admin unter Benachrichtigungen und Zeitpläne.

Wenn Sie Ihre Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ändern, funktionieren vorhandene automatisierte Workflows, die zur Verwendung von E-Mail eingerichtet sind, möglicherweise nicht mehr. Administratoren sollten sich bei ihren Nutzern erkundigen, ob sie eingerichtet wurden, und entscheiden, wie Änderungen an der Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten verwaltet werden sollen.

Bei der Entscheidung, ob Sie die Optionen für Richtlinien für E-Mail-Daten umstellen möchten, müssen Sie möglicherweise weitere Überlegungen und Kompromisse berücksichtigen. In der folgenden Tabelle wird allgemein gezeigt, was mit einer geplanten Zustellung passiert, wenn Administratoren die Richtlinienoptionen für per E-Mail gesendete Daten der Instanz ändern.

Alte Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten Was geliefert wird Neue Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten Was geliefert wird
Nur Link senden Link zurück zum Looker-Inhalt Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eine eingebettete Datenvisualisierung oder ein Dateianhang ersetzt den Link.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang
Nur Link senden Link zurück zum Looker-Inhalt Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch einzubeziehen

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch hinzuzufügen
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Ein Link zurück zu Looker-Inhalten wird durch eingebettete Inhalte ersetzt. keine Datei angehängt

Neue Übermittlungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch einzubeziehen

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch hinzuzufügen
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und Option, Links zurück zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Link zurück zum Looker-Inhalt

Neue Übermittlungen: Link zurück zu Looker-Inhalten
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und Option, Links zurück zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Wenn Sie zur Option Nur Link senden wechseln, werden alle neuen einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen gesendet, die nur Links zurück zu Looker und den Titel des Looker-Inhalts und nicht eingebettete oder angehängte Looker-Inhalte enthalten.

Vorhandene Zeitpläne senden außerdem nur Links zurück an Looker, auch wenn zuvor der Zeitplan für das Senden von Daten und Visualisierungen eingerichtet wurde.

Vorhandene Zeitpläne aus einer Looker-Instanz, für die die Richtlinie Links und Daten senden für per E-Mail gesendete Datenrichtlinien aktiviert war, bei denen das Kästchen Links einfügen jedoch nicht im Zeitplan aktiviert war, werden nicht zugestellt. Diese Zeitpläne werden auf der Seite Planerverlauf im Admin-Steuerfeld angezeigt. Dabei wird ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass die Option zum Einbinden von Links in geplanten E-Mails aktiviert sein muss, wenn eine Richtlinie „Nur Link senden“ aktiviert ist. Der Zeitplan muss neu erstellt werden, um den Fehler zu beheben. Durch das Duplizieren des ungültigen Zeitplans wird der Fehler nicht behoben.

Externe Empfänger

Sie können die Seite Geplante E-Mails im Menü Benachrichtigungen und Zeitpläne des Menüs Verwaltung können Sie Daten überwachen, die von Looker an Nicht-Nutzer gesendet werden. Auf der Seite Geplante E-Mails werden alle E-Mail-Adressen aufgeführt, die Looks oder Dashboards erhalten sollen, aber nicht mit einem der Nutzerkonten Ihrer Looker-Instanz verknüpft sind.

Die auf der Seite angezeigte Tabelle der externen E-Mail-Adressen enthält die folgenden Informationen:

Spalte Definition
E-Mail Die externe E-Mail-Adresse.
Geplant für Der Look oder das Dashboard, der bzw. das an die externe E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Jeder Eintrag in dieser Spalte stellt einen Link zum Look oder Dashboard dar.
Geplant von Der Name des Looker-Benutzers, der den Zeitplan erstellt hat.