Règlement concernant les données envoyées par e-mail
Lorsque vous envoyez du contenu Looker par e-mail, vous pouvez spécifier si le contenu est joint à l'e-mail ou intégré au corps de l'e-mail, ou bien fournir un lien vers le contenu dans Looker, ou les deux.
La page E-mails programmés, accessible à partir du panneau Administration sous Alertes et Planifications, qui permet aux administrateurs Looker de définir une règle de partage des données qui s'applique à tous les envois d'e-mails planifiés et ponctuels, nouveaux et existants, qui utilisent la destination de messagerie native de Looker. Cette règle ne s'applique pas aux e-mails distribués à l'aide d'autres destinations natives de Looker ou des services intégrés via Looker Action Hub ou un Centre d'action personnalisé.
Le paramètre Règles relatives aux données envoyées par e-mail sélectionné s'applique à tous les envois ponctuels ou planifiés nouveaux et existants d'e-mails. Vous ne pouvez pas gérer ce paramètre au niveau du modèle, ni pour des envois par e-mail ponctuels ou planifiés.
Le Règlement sur les données envoyées par e-mail inclut l'une des trois options suivantes pour l'envoi d'e-mails:
- Envoyer le lien uniquement: les e-mails ne contiendront qu'un lien et nécessiteront une connexion Looker pour afficher la présentation ou le tableau de bord programmés. Looker recommande cette option pour la diffusion de données sensibles.
- Envoyer uniquement les données: vous pouvez joindre des tableaux de données et des visualisations à des e-mails ou les intégrer à des e-mails.
- Envoyer des liens et des données: vous pouvez joindre ou intégrer des tableaux de données et des visualisations dans des e-mails. Les utilisateurs peuvent choisir d'inclure des liens vers Looker à chaque livraison.
Options par défaut des règles relatives aux données envoyées par e-mail
Lors de la mise à jour vers Looker 7.8+ à partir de Looker 7.6 ou d'une version précédente de Looker, l'option Envoyer des liens et des données sera sélectionnée par défaut pour les instances.
Envoyer un lien uniquement
Lorsque l'option Envoyer un lien uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez des envois d'apparences et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, lister les destinataires d'e-mails, définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et spécifier d'autres options de planification avancées.
Vous pouvez consulter le récapitulatif au bas du planificateur pour vérifier les paramètres de distribution.
L'envoi par e-mail contiendra les éléments suivants:
- Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
- Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois du tableau de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les diffusions Look ou Explorer).
- Message indiquant que l'administrateur Looker vous demande de vous connecter à Looker pour consulter le contenu planifié.
- Utilisateur ayant envoyé ou planifié le contenu.
Pour afficher le contenu, les utilisateurs qui cliquent sur le lien envoyé par e-mail doivent se connecter à Looker et être autorisés à accéder au modèle sur lequel est basé le contenu. Les envois par e-mail à partir de plannings créés sur du contenu intégré n'incluront pas de liens vers Looker.
Envoyer les données uniquement
Lorsque l'option Envoyer des données uniquement est sélectionnée, lorsque vous configurez des envois d'apparences et de tableaux de bord à envoyer par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, lister les destinataires d'e-mails, choisir un format pour les données, définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et spécifier d'autres options de planification avancées.
Vous pouvez consulter le récapitulatif au bas du pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres d'envoi.
L'envoi par e-mail contiendra les éléments suivants:
- Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
- Fichier joint contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, en fonction du format de données sélectionné.
- Utilisateur ayant envoyé ou planifié le contenu.
Tous les destinataires de l'e-mail peuvent consulter le contenu intégré ou joint.
Envoyer les liens et les données
Lorsque l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée, lorsque vous configurez l'envoi d'apparences et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, lister les destinataires d'e-mails, choisir un format pour les données, définir le déclencheur ou la fréquence d'envoi, et spécifier des options de planification avancées supplémentaires, y compris la possibilité d'inclure ou non des liens vers le contenu Looker dans le corps de l'e-mail.
Vous pouvez consulter le récapitulatif au bas du pop-up Envoyer ou Planifier pour vérifier les paramètres d'envoi.
L'envoi par e-mail contiendra les éléments suivants:
- Nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ou d'informations sensibles dans le titre des contenus Looker.
- Fichier joint contenant le contenu Looker ou des données intégrées dans le corps de l'e-mail, en fonction du format de données sélectionné.
- Un lien vers Afficher le tableau de bord complet (pour les envois du tableau de bord) ou Afficher le rapport complet (pour les diffusions Look ou Explorer).
- Utilisateur ayant envoyé ou planifié le contenu.
Toute personne qui reçoit l'e-mail peut afficher le contenu intégré ou joint, mais le destinataire doit se connecter à Looker pour consulter le contenu Looker lié à l'e-mail. Les envois par e-mail à partir de plannings créés sur du contenu intégré n'incluront pas de liens vers Looker.
Modifier l'option de votre règle concernant les données envoyées par e-mail
Bien qu'une option par défaut pour les règles relatives aux données envoyées par e-mail soit sélectionnée pour votre instance avant la mise à jour de Looker 7.8, les administrateurs Looker peuvent modifier ce paramètre à tout moment en accédant à la page E-mails programmés du panneau Administration, sous Alertes et Calendriers.
Si vous modifiez votre règle concernant les données envoyées par e-mail, les workflows automatisés existants configurés pour utiliser la messagerie risquent de ne plus fonctionner. Les administrateurs doivent vérifier auprès de leurs utilisateurs si ces règles ont été configurées et décider comment gérer les modifications apportées aux règles sur les données envoyées par e-mail.
Il peut y avoir d'autres considérations et compromis à prendre en compte lorsque vous décidez de modifier ou non les options de votre règle pour les données envoyées par e-mail. Le tableau suivant montre dans les grandes lignes ce qu'il advient d'un envoi planifié lorsque les administrateurs changent les options de la règle de gestion des données envoyées par e-mail de l'instance.
| Ancienne règle sur les données envoyées par e-mail | Ce qui est livré | Nouveau règlement sur les données envoyées par e-mail | Ce qui est livré |
|---|---|---|---|
| Envoyer un lien uniquement | Lien vers le contenu Looker | Envoyer les données uniquement | Calendriers existants: une visualisation de données intégrée ou une pièce jointe remplace le lien. Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièces jointes |
| Envoyer un lien uniquement | Lien vers le contenu Looker | Envoyer les liens et les données | Planifications existantes: données intégrées ou fichier en pièce jointe et option d'inclusion des liens sélectionnés automatiquement Nouvelles diffusions: données intégrées ou fichiers en pièce jointe, et option permettant d'inclure des liens automatiquement sélectionnés |
| Envoyer les données uniquement | Données intégrées ou fichier joint | Envoyer un lien uniquement | Calendriers existants: le lien vers le contenu Looker remplace l'élément intégré. aucun fichier n'est joint Nouvelles livraisons: lien vers le contenu Looker |
| Envoyer les données uniquement | Données intégrées ou fichier joint | Envoyer les liens et les données | Planifications existantes: données intégrées ou fichier en pièce jointe et option d'inclusion des liens sélectionnés automatiquement Nouvelles diffusions: données intégrées ou fichiers en pièce jointe, et option permettant d'inclure des liens automatiquement sélectionnés |
| Envoyer les liens et les données | Données intégrées ou pièce jointe de fichier et option permettant d'inclure des liens vers du contenu Looker | Envoyer un lien uniquement | Calendriers existants: lien vers le contenu Looker Nouvelles livraisons: lien vers le contenu Looker |
| Envoyer les liens et les données | Données intégrées ou pièce jointe de fichier et option permettant d'inclure des liens vers du contenu Looker | Envoyer les données uniquement | Planifications existantes: données intégrées ou fichier joint Nouvelles diffusions: données intégrées ou pièces jointes |
Activer l'option Envoyer le lien uniquement pour les diffusions
Si vous activez l'option Envoyer un lien uniquement, les nouveaux e-mails planifiés et ponctuels seront envoyés uniquement avec des liens vers Looker et le titre du contenu Looker, plutôt que du contenu Looker intégré ou joint.
De plus, les planifications existantes renvoient uniquement des liens à Looker, même si la planification avait été configurée précédemment pour envoyer des données et des visualisations.
Les planifications existantes d'une instance Looker pour lesquelles l'option de stratégie de données Envoyer des liens et des données par e-mail était activée, mais pas la case Inclure les liens ne seront pas envoyées. Ces plannings s'affichent sur la page Scheduler History du panneau Admin avec un message d'erreur indiquant que l'option permettant d'inclure des liens dans les e-mails programmés doit être activée lorsqu'une règle "Envoyer uniquement des liens" est activée. La planification doit être recréée pour résoudre l'erreur. la duplication de la planification non valide ne résout pas l'erreur.
Destinataires externes
Vous pouvez utiliser la page E-mails programmés dans la section Alertes et Planifications du menu Administration pour surveiller les données envoyées aux non-utilisateurs depuis Looker. La page E-mails programmés répertorie toutes les adresses e-mail qui sont programmées pour recevoir des Looks ou des tableaux de bord, mais qui ne sont pas associées à l'un des comptes utilisateur de votre instance Looker.
Le tableau des adresses e-mail externes qui s'affiche sur la page contient les informations suivantes:
| Colonne | Définition |
|---|---|
| Adresse e-mail | Adresse e-mail externe. |
| Prévu pour | Look ou tableau de bord dont l'envoi est programmé à l'adresse e-mail externe. Chaque entrée de cette colonne est un lien vers la présentation ou le tableau de bord. |
| Planifié par | Nom de l'utilisateur Looker qui a créé la planification. |