Configurações do administrador: e-mails programados

Política de dados enviados por e-mail

Ao enviar conteúdo do Looker por e-mail, você pode especificar se ele será anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo da mensagem, ou forneça um link para o conteúdo no Looker ou ambos.

A página E-mails programados, que pode ser acessada no painel Administrador em Alertas e Programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados que se aplique a todas as entregas de e-mail únicas e programadas que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando outros destinos nativos ou serviços integrados do Looker pelo Looker Action Hub ou um hub de ações personalizadas.

A política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas únicas ou programadas de e-mails novos e atuais. A configuração não pode ser gerenciada no nível do modelo ou para entregas de e-mail específicas ou programadas.

A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções de entrega de e-mails:

  • Enviar apenas o link: os e-mails vão incluir apenas um link e vão exigir um login do Looker para acessar o Look ou o dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para entregar dados sensíveis.
  • Enviar somente dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
  • Enviar links e dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails. Os usuários podem optar por incluir links para o Looker em cada envio.

Opções padrão da política de dados enviados por e-mail

Ao atualizar do Looker 7.6 ou uma versão anterior do Looker para o Looker 7.8+, as instâncias terão a opção Enviar links e dados selecionada por padrão.

Com a opção Enviar apenas link selecionada, quando você estiver configurando envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador conterá campos para nomear a entrega, listar os destinatários do e-mail, definir o acionamento ou a frequência da entrega e especificar opções avançadas de agendamento.

Consulte o Resumo na parte inferior do Programador para conferir as configurações de exibição.

A entrega de e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
  • Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
  • Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login para acessar o conteúdo programado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Para acessar o conteúdo, os usuários que clicarem no link enviado por e-mail precisarão fazer login no Looker e ter permissão para acessar o modelo em que o conteúdo se baseia. As entregas por e-mail das programações criadas em conteúdo incorporado não vão incluir links para o Looker.

Enviar apenas dados

Com a opção Enviar apenas dados selecionada, quando você estiver configurando envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador conterá campos para nomear sua entrega, listar destinatários de e-mail, eleger um formato para os dados, definir o acionamento ou a frequência da entrega e especificar opções avançadas de programação adicionais.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.

A entrega de e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receba o e-mail pode visualizar o conteúdo incorporado ou anexado.

Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador terá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de agendamento, incluindo a opção de incluir links de retorno para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.

A entrega de e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receba o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou anexado, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para conferir o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. As entregas por e-mail das programações criadas em conteúdo incorporado não vão incluir links para o Looker.

Como alterar sua opção de política de dados enviados por e-mail

Embora sua instância do Looker tenha uma opção de política padrão de dados enviados por e-mail selecionada com base nas configurações da instância antes de uma atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem alterar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e Programações.

Alterar sua política de dados por e-mail pode corromper todos os fluxos de trabalho automatizados já configurados para usar o e-mail. Os administradores precisam verificar com os usuários se elas foram configuradas e decidir como gerenciar as mudanças na política de dados enviados por e-mail.

Talvez você tenha outras considerações e desvantagens para decidir se quer mudar as opções de política de dados por e-mail. A tabela a seguir mostra detalhadamente o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados enviados por e-mail da instância.

Política de dados enviados por e-mail antiga O que é entregue Nova política de dados enviados por e-mail O que é entregue
Enviar apenas o link Link de retorno para o conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações existentes: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo em anexo
Enviar apenas o link Link de retorno para o conteúdo do Looker Enviar links e dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente

Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar apenas o link Programações atuais: link de retorno para as substituições incorporadas do conteúdo do Looker. nenhum arquivo está anexado

Novos envios: link de retorno ao conteúdo do Looker
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar links e dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente

Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links de volta para o conteúdo do Looker Enviar apenas o link Programações atuais: link de retorno ao conteúdo do Looker

Novos envios: link para o conteúdo do Looker
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links para o conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo em anexo

Se você estiver mudando para a opção Enviar apenas link, todos os e-mails novos e programados serão enviados com apenas links de retorno para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado do Looker.

As programações atuais também vão enviar somente links de volta ao Looker, mesmo que já tenha sido configurada a programação para enviar dados e visualizações.

As programações de uma instância do Looker que ativou a opção de política de dados enviados por e-mail Enviar links e dados, mas não ativou a caixa Incluir vinculações na programação, não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa estar ativada quando uma política "Enviar somente link" está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. duplicar a programação inválida não resolverá o erro.

Destinatários externos

É possível usar a página E-mails programados na lista suspensa Alertas e Seção "Programações" do menu Administrador para monitorar os dados enviados do Looker para não usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail que estão programados para receber Looks ou dashboards, mas não estão associados a uma das contas de usuário da sua instância do Looker.

A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:

Coluna Definição
E-mail O endereço de e-mail externo.
Programado para O Look ou o dashboard que está programado para ser enviado ao endereço de e-mail externo. Cada entrada nesta coluna é um link para o Look ou o dashboard.
Programado por O nome do usuário do Looker que criou a programação.