Impostazioni amministratore - Email programmate

Norme relative ai dati inviati via email

Quando carica i contenuti di Looker tramite email, puoi specificare se i contenuti sono allegati all'email o incorporati nel corpo dell'email oppure fornire un link che rimanda ai contenuti in Looker o entrambi.

La pagina Email programmate, accessibile dal riquadro Amministrazione in Avvisi e Pianificazioni, consente agli amministratori di Looker di impostare un criterio di condivisione dei dati che si applichi a tutte le consegne email una tantum e pianificate nuove ed esistenti che utilizzano la destinazione email nativa di Looker. Questo criterio non si applica alle email inviate utilizzando altre destinazioni native o servizi integrati di Looker tramite l'hub azioni di Looker o un hub azioni personalizzato.

Il Criterio dei dati inviati via email è un'impostazione che si applica a tutti i recapiti email o pianificati nuovi ed esistenti. L'impostazione non può essere gestita a livello di modello o per consegne di email una tantum o pianificate specifiche.

I criteri relativi ai dati inviati via email includono una delle tre opzioni seguenti per il recapito delle email:

  • Invia solo link: le email includeranno solo un link e richiederanno l'accesso a Looker per visualizzare il Look o la dashboard pianificati. Looker consiglia questa opzione per fornire dati sensibili.
  • Solo invio dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email.
  • Invia link e dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email. Gli utenti possono scegliere di includere i link per tornare a Looker per ogni distribuzione.

Opzioni predefinite dei criteri dei dati inviati via email

Dopo l'aggiornamento a Looker 7.8 e versioni successive da Looker 7.6 o da una versione precedente di Looker, le istanze avranno l'opzione Invia link e dati selezionata per impostazione predefinita.

Quando l'opzione Invia solo link è selezionata, quando configuri i caricamenti di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome al recapito, elencare i destinatari delle email, definire l'attivatore o la frequenza del recapito e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore dello scheduler per verificare le impostazioni di distribuzione.

L'email conterrà:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione da caricare. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo dei contenuti di Looker.
  • Un link a Visualizza la dashboard completa (per le pubblicazioni alla dashboard) o Visualizza il report completo (per le pubblicazioni in Look o Esplora).
  • Un messaggio che indica che l'amministratore di Looker richiede l'accesso a Looker per visualizzare il contenuto pianificato.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Per visualizzare i contenuti, gli utenti che fanno clic sul link inviato via email devono accedere a Looker e disporre delle autorizzazioni per accedere al modello su cui si basano i contenuti. Le pubblicazioni inviate via email dalle pianificazioni create su contenuti incorporati non includeranno link che rimandano a Looker.

Invia solo i dati

Quando l'opzione Invia solo dati è selezionata, quando configuri i caricamenti di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome al recapito, elencare i destinatari delle email, scegliere un formato per i dati, definire l'attivatore o la frequenza di invio e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianificazione per verificare le impostazioni di recapito.

L'email conterrà:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione da caricare. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo dei contenuti di Looker.
  • Allegato file con i contenuti di Looker o dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati.

Quando l'opzione Invia link e dati è selezionata, quando configuri i caricamenti di Look e dashboard via email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome al recapito, elencare i destinatari delle email, scegliere un formato per i dati, definire l'attivatore o la frequenza di consegna e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate, inclusa la selezione se includere nel corpo dell'email i link ai contenuti di Looker.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianificazione per verificare le impostazioni di recapito.

L'email conterrà:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del Look o dell'esplorazione da caricare. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo dei contenuti di Looker.
  • Allegato file con i contenuti di Looker o dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • Un link a Visualizza la dashboard completa (per le pubblicazioni alla dashboard) o Visualizza il report completo (per le pubblicazioni in Look o Esplora).
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati, ma il destinatario deve accedere a Looker per visualizzare i contenuti di Looker collegati dall'email. Le pubblicazioni inviate via email dalle pianificazioni create su contenuti incorporati non includeranno link che rimandano a Looker.

Modifica dell'opzione dei criteri relativi ai dati inviati per email

Anche se per l'istanza di Looker è selezionata un'opzione predefinita dei criteri relativi ai dati inviati via email in base alle impostazioni dell'istanza prima di un aggiornamento a Looker 7.8, gli amministratori di Looker possono modificare questa impostazione predefinita in qualsiasi momento accedendo alla pagina Email pianificate nel riquadro Amministrazione in Avvisi e Pianificazioni.

La modifica dei criteri relativi ai dati inviati per email potrebbe interrompere i flussi di lavoro automatici esistenti configurati per l'utilizzo dell'email. Gli amministratori dovrebbero verificare con i propri utenti se sono stati configurati e decidere come gestire le modifiche ai criteri relativi ai dati inviati per email.

Potrebbero esserci ulteriori considerazioni e compromessi nel decidere se cambiare le opzioni dei criteri dei dati inviati via email. La tabella seguente mostra a livello generale cosa succede a una consegna pianificata quando gli amministratori modificano le opzioni dei criteri dei dati inviati via email dell'istanza.

Vecchio criterio relativo ai dati inviati via email Cosa viene consegnato Nuove norme relative ai dati inviati via email Cosa viene consegnato
Invia solo link Link di ritorno ai contenuti di Looker Invia solo i dati Pianificazioni esistenti: il link viene sostituito da una visualizzazione dei dati incorporata o da un file allegato.

Nuovi caricamenti: dati incorporati o file allegati
Invia solo link Link di ritorno ai contenuti di Looker Invia link e dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un file allegato e opzione per includere i link selezionati automaticamente.

Nuovi caricamenti: dati incorporati o un file allegato e opzione per includere i link selezionati automaticamente.
Invia solo i dati Dati incorporati o un file allegato Invia solo link Pianificazioni esistenti: il link di nuovo ai contenuti di Looker sostituisce gli elementi incorporati. nessun file allegato

Nuove pubblicazioni: link per tornare ai contenuti di Looker
Invia solo i dati Dati incorporati o un file allegato Invia link e dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un file allegato e opzione per includere i link selezionati automaticamente.

Nuovi caricamenti: dati incorporati o un file allegato e opzione per includere i link selezionati automaticamente.
Invia link e dati Dati incorporati o un file allegato e un'opzione per includere link che rimandano ai contenuti di Looker Invia solo link Pianificazioni esistenti: collega di nuovo ai contenuti di Looker

Nuove pubblicazioni: link per tornare ai contenuti di Looker
Invia link e dati Dati incorporati o un file allegato e un'opzione per includere link che rimandano ai contenuti di Looker Invia solo i dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o file allegato

Nuovi caricamenti: dati incorporati o file allegati

Se stai passando all'opzione Invia solo link, tutti i nuovi invii di email una tantum e pianificati verranno inviati con solo i link per tornare a Looker e il titolo dei contenuti di Looker, anziché i contenuti di Looker incorporati o allegati.

Inoltre, le pianificazioni esistenti invieranno solo link a Looker, anche se in precedenza la pianificazione era stata configurata per inviare dati e visualizzazioni.

Le pianificazioni esistenti da un'istanza di Looker che avevano attivato l'opzione del criterio dei dati via email Invia link e dati ma non avevano attivato la casella Includi link nella pianificazione non verranno consegnate. Queste pianificazioni vengono visualizzate nella pagina Cronologia scheduler del pannello Amministrazione con un errore che indica che l'opzione per includere i link nelle email programmate deve essere attivata quando è attivato un criterio Invia solo link. Per risolvere l'errore, la pianificazione deve essere ricreata. la duplicazione della pianificazione non valida non risolve l'errore.

Destinatari esterni

Puoi utilizzare la pagina Email programmate nel menu a discesa Avvisi e Pianificazioni del menu Amministrazione per monitorare i dati inviati da Looker ai non utenti. Nella pagina Email programmate sono elencati tutti gli indirizzi email pianificati per ricevere Look o dashboard, ma che non sono associati a uno degli account utente della tua istanza di Looker.

La tabella degli indirizzi email esterni visualizzata nella pagina mostra le seguenti informazioni:

Colonna Definizione
Email L'indirizzo email esterno.
In programma il giorno Il Look o la dashboard pianificati per essere inviati all'indirizzo email esterno. Ogni voce di questa colonna è un link al Look o alla dashboard.
Pianificato da Il nome dell'utente di Looker che ha creato la pianificazione.