管理员设置 - 定时发送电子邮件

有关通过电子邮件发送的数据的政策

使用电子邮件传送 Looker 内容时，您可以指定是将内容附加到电子邮件中还是嵌入到电子邮件正文中，也可以提供返回到 Looker 中内容的链接，或者同时提供两者。

在管理面板的提醒和时间表下方，有一个定时发送的电子邮件页面，Looker 管理员可以在此页面上设置数据共享政策，该政策适用于使用 Looker 的原生电子邮件目标地址的所有新建和现有一次性和定时发送的电子邮件。此政策不适用于通过 Looker Action Hub 或自定义 Action Hub 使用 Looker 的任何其他原生目标账号或集成服务发送的电子邮件。

所选的通过电子邮件发送数据政策设置适用于所有新的和现有的一次性或定时发送的电子邮件。此设置无法在模型级别进行管理，也无法针对特定一次性或定期电子邮件递送管理。

有关通过电子邮件发送的数据的政策包含以下三种电子邮件递送选项之一：

  • 仅发送链接：电子邮件中仅包含链接，并且收件人需要登录 Looker 才能查看预定的 Look 或信息中心。Looker 建议采用这种方式来传送敏感数据。
  • 仅发送数据：数据表格和可视化图表可以附加或嵌入到电子邮件中。
  • 发送链接和数据：数据表格和可视化图表可以附加或嵌入电子邮件中。用户可以选择为每次提交内容添加指向 Looker 的链接。

默认的“通过电子邮件发送的数据”政策选项

从 Looker 7.6 或以前的 Looker 版本更新到 Looker 7.8 及更高版本后，实例将默认选中发送链接和数据选项。

选择仅发送链接选项后，当您设置外观和信息中心的电子邮件传送时，定时器中将包含用于为传送内容命名、列出电子邮件收件人、指定传送的触发器或频率，以及指定其他高级时间安排选项的字段。

您可以查看调度器底部的摘要，以验证投放设置。

递送的电子邮件将包含：

  • 电子邮件主题行中的传送内容名称 - 默认情况下，这是传送的信息中心、Look 或“探索”版块的标题。Looker 建议您不要在任何 Looker 内容的标题中使用敏感数据或信息。
  • 指向查看完整信息中心（对于信息中心提交内容）或查看完整报告（对于 Look 或探索提交内容）的链接。
  • 一条消息，指出 Looker 管理员要求您登录 Looker 才能查看已安排的内容。
  • 发送或安排内容的用户。

点击电子邮件中链接的用户必须登录 Looker，并且拥有访问内容所依据模型的权限，才能查看相应内容。通过嵌入内容创建的定期发送时间表的电子邮件传送内容不会包含返回 Looker 的链接。

仅发送数据

选中仅发送数据选项后，当您设置Look和信息中心的传送电子邮件时，时间安排工具中将包含用于命名传送内容、列出电子邮件收件人、选择数据格式、定义传送触发器或频率，以及指定其他高级时间安排选项的字段。

您可以查看发送或时间安排弹出式窗口底部的摘要，以验证发送设置。

递送的电子邮件将包含：

  • 电子邮件主题行中的传送内容名称 - 默认情况下，这是传送的信息中心、Look 或“探索”版块的标题。Looker 建议您不要在任何 Looker 内容的标题中使用敏感数据或信息。
  • 包含 Looker 内容的文件附件或电子邮件正文中嵌入的数据，具体取决于所选的数据格式。
  • 发送或安排内容的用户。

收到此电子邮件的任何人都可以查看嵌入或附加的内容。

选择发送链接和数据选项后，当您设置以电子邮件形式发送的 Look 和信息中心时，“时间安排工具”会包含一些字段，用于命名邮件递送、列出电子邮件收件人、选择数据格式、定义递送的触发条件或频率，并指定其他高级时间安排选项，包括选择是否在电子邮件正文中包含返回 Looker 内容的链接。

您可以查看发送或安排弹出式窗口底部的摘要，以验证传送设置。

递送的电子邮件将包含：

  • 电子邮件主题行中的传送内容名称 - 默认情况下，这是传送的信息中心、Look 或“探索”版块的标题。Looker 建议您不要在任何 Looker 内容的标题中使用敏感数据或信息。
  • 包含 Looker 内容的文件附件或电子邮件正文中嵌入的数据，具体取决于所选的数据格式。
  • 指向查看完整信息中心（对于信息中心提交内容）或查看完整报告（对于 Look 或探索提交内容）的链接。
  • 发送或安排内容的用户。

收到电子邮件的任何人都可以查看嵌入或附加的内容，但收件人必须登录 Looker 才能查看电子邮件中链接的 Looker 内容。根据嵌入内容创建的时间表通过电子邮件发送的传送内容不会包含返回 Looker 的链接。

更改“有关通过电子邮件发送的数据的政策”选项

虽然在更新到 Looker 7.8 之前，Looker 实例会根据其设置选择默认的“通过电子邮件发送数据政策”选项，但 Looker 管理员可以随时更改此默认设置，只需前往管理面板中的提醒和时间表下方的定时发送的电子邮件页面即可。

更改电子邮件数据政策可能会破坏已设置为使用电子邮件的所有现有自动化工作流。管理员应与用户确认是否已设置这些选项，并决定如何管理通过电子邮件发送的数据政策的更改。

在决定是否改用通过电子邮件发送的数据政策选项时，您可能还需要考虑其他因素并做出权衡。下表简要介绍了当管理员切换实例的“通过电子邮件发送数据”政策选项时，安排的传送作业会发生什么情况。

旧版“通过电子邮件发送的数据”政策 配送内容 新的通过电子邮件发送数据政策 交付内容
仅发送链接 返回 Looker 内容 仅发送数据 现有时间表：嵌入式数据可视化图表或文件附件会取代链接

新递送：嵌入的数据或文件附件
仅发送链接 返回 Looker 内容的链接 发送链接和数据 现有时间表：嵌入的数据或文件附件以及包含自动选择的链接的选项

新递送：嵌入的数据或文件附件以及包含链接的选项（自动选择）
仅发送数据 嵌入的数据或文件附件 仅发送链接 现有时间表：回链到 Looker 内容取代嵌入内容；未附加任何文件

全新提交内容：链接回 Looker 内容
仅发送数据 嵌入式数据或文件附件 发送链接和数据 现有时间表：嵌入的数据或文件附件以及包含自动选择的链接的选项

新递送：嵌入的数据或文件附件以及包含链接的选项（自动选择）
发送链接和数据 嵌入式数据或文件附件，以及包含返回 Looker 内容的链接的选项 仅发送链接 现有时间表：返回 Looker 内容

新提交内容：返回 Looker 内容的链接
发送链接和数据 嵌入式数据或文件附件，以及包含返回 Looker 内容的链接的选项 仅发送数据 现有时间表：嵌入式数据或文件附件

新提交内容：嵌入式数据或文件附件

如果您改用仅发送链接选项，所有新的一次性电子邮件和定期发送的电子邮件递送都将仅包含返回 Looker 的链接和 Looker 内容标题，而不是嵌入或附加的 Looker 内容。

现有时间表也将仅将链接发送回 Looker，即使该时间表之前已设置为发送数据和可视化图表也是如此。

如果 Looker 实例中的现有时间表已启用发送链接和数据通过电子邮件发送数据政策选项，但未在时间表上启用包含链接复选框，则系统不会传送这些时间表。这些时间表会显示在管理面板的调度器历史记录页面中，并显示一条错误，指明当“仅发送链接”政策处于启用状态时，必须启用在定时发送的电子邮件中添加链接的选项。您必须重新创建时间表才能解决此错误；复制无效时间表无法解决此错误。

外部收件人

您可以使用管理菜单的提醒和时间表部分中的定时发送的电子邮件页面，监控从 Looker 发送给非用户的数据。已安排发送的电子邮件页面会列出已安排接收数据分析探索或信息中心，但未与您的某个 Looker 实例的用户账号相关联的所有电子邮件地址。

页面上显示的外部电子邮件地址表格会显示以下信息：

列 定义
电子邮件 外部电子邮件地址。
预定直播时间 计划发送到外部电子邮件地址的 Look 或信息中心。此列中的每个条目都是一个指向 Look 或信息中心的链接。
安排者 创建时间表的 Looker 用户的名称。