Política de datos enviados por correo electrónico
Cuando envíes contenido de Looker por correo electrónico, puedes especificar si el contenido está adjunto al correo electrónico o incorporado en el cuerpo del correo electrónico, o si proporciona un vínculo al contenido en Looker o ambos.
La página Correos electrónicos programados, a la que se puede acceder desde el panel de Administrador en Alertas y Programas, permite que los administradores de Looker establezcan una política de uso compartido de datos que se aplique a todas las entregas de correo electrónico programadas y únicas nuevas y existentes que usen el destino de correo electrónico nativo de Looker. Esta política no se aplica a los correos electrónicos enviados a través de cualquiera de los otros destinos nativos o servicios integrados de Looker a través del Centro de acciones de Looker o un centro de acciones personalizado.
La Política de datos por correo electrónico seleccionada es un parámetro de configuración que se aplica a todas las publicaciones de correo electrónico nuevas y existentes, ya sean únicas o programadas. El parámetro de configuración no se puede administrar a nivel del modelo ni para publicaciones de correo electrónico únicas o programadas específicas.
La Política de datos enviados por correo electrónico incluye una de las siguientes tres opciones para el envío de correos electrónicos:
- Enviar solo el vínculo: Los correos electrónicos incluirán solo un vínculo y requerirán que accedas a Looker para ver la vista o el panel programados. Looker recomienda esta opción para entregar datos sensibles.
- Enviar solo datos: Las tablas y visualizaciones de datos se pueden adjuntar o incorporar en los correos electrónicos.
- Enviar vínculos y datos: Las visualizaciones y las tablas de datos se pueden adjuntar o incorporar en los correos electrónicos. Los usuarios pueden optar por incluir vínculos a Looker para cada publicación.
Opciones predeterminadas de la política de datos enviados por correo electrónico
Después de actualizar a Looker 7.8+ desde Looker 7.6 o una versión anterior de Looker, las instancias tendrán la opción Enviar vínculos y datos seleccionada de forma predeterminada.
Enviar solo vínculo
Con la opción Enviar solo vínculo seleccionada, cuando configures la entrega de vistas y paneles al correo electrónico, el programador tendrá campos para nombrar tu entrega, enumerar los destinatarios del correo electrónico, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior del Programador para verificar la configuración de publicación.
El envío del correo electrónico incluirá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico (de forma predeterminada, es el título del panel, la vista o la exploración que se entrega) Looker recomienda no usar información ni datos sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un vínculo a Ver el panel completo (para publicaciones del panel) o Ver el informe completo (para las publicaciones de Vista o Explorar).
- Un mensaje que indica que el administrador de Looker requiere que accedas a la plataforma para ver el contenido programado.
- El usuario que envió o programó el contenido
Para ver el contenido, los usuarios que hagan clic en el vínculo enviado por correo electrónico deben acceder a Looker y tener permisos para acceder al modelo en el que se basa el contenido. Las publicaciones por correo electrónico de las programaciones creadas en el contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker.
Enviar solo datos
Con la opción Enviar solo datos seleccionada, cuando configures la entrega de vistas y paneles al correo electrónico, el programador tendrá campos para asignar un nombre a la entrega, enumerar los destinatarios del correo electrónico, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de las ventanas emergentes Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.
El envío del correo electrónico incluirá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico (de forma predeterminada, es el título del panel, la vista o la exploración que se entrega) Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto que contenga el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado
- El usuario que envió o programó el contenido
Cualquier persona que reciba el correo electrónico podrá ver el contenido incorporado o adjunto.
Enviar vínculos y datos
Con la opción Enviar vínculos y datos seleccionada, cuando configures la entrega de vistas y paneles al correo electrónico, el programador tendrá campos para nombrar tu entrega, enumerar los destinatarios de los correos electrónicos, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales, incluida la opción de incluir vínculos al contenido de Looker en el cuerpo del correo electrónico.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de las ventanas emergentes Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.
El envío del correo electrónico incluirá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico (de forma predeterminada, es el título del panel, la vista o la exploración que se entrega) Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
- Un vínculo a Ver el panel completo (para publicaciones del panel) o Ver el informe completo (para las publicaciones de Vista o Explorar).
- El usuario que envió o programó el contenido
Cualquier persona que reciba el correo electrónico puede ver el contenido incorporado o adjunto, pero el destinatario debe acceder a Looker para ver el contenido de Looker vinculado desde el correo electrónico. Las entregas por correo electrónico de las agendas creadas en el contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker.
Cómo cambiar la opción de la política de datos enviados por correo electrónico
Aunque tu instancia de Looker tendrá seleccionada una opción predeterminada de política de datos enviados por correo electrónico según la configuración de la instancia anterior a una actualización a Looker 7.8, los administradores de Looker pueden cambiar este parámetro de configuración predeterminado en cualquier momento desde la página Correos electrónicos programados en el panel Administrador en Alertas y Programas.
Si cambias la política de datos que enviaste por correo electrónico, es posible que se interrumpan los flujos de trabajo automatizados existentes que se hayan configurado para usar el correo electrónico. Los administradores deben verificar con sus usuarios si se configuraron y decidir cómo administrar los cambios en la política de datos por correo electrónico.
Es posible que haya consideraciones y compensaciones adicionales cuando decidas si cambiar las opciones de la política de datos por correo electrónico. En la siguiente tabla, se muestra a grandes rasgos lo que sucede con una entrega programada cuando los administradores cambian las opciones de política de datos que se envían por correo electrónico de la instancia.
| Política de datos enviados por correo electrónico anterior | Qué se entrega | Nueva Política de Datos enviados por correo electrónico | Qué se entrega |
|---|---|---|---|
| Enviar solo vínculo | Cómo volver a vincular el contenido de Looker | Enviar solo datos | Programaciones existentes: Una visualización de datos incorporada o un archivo adjunto reemplazan el vínculo. Publicaciones nuevas: Datos incorporados o un archivo adjunto |
| Enviar solo vínculo | Cómo volver a vincular el contenido de Looker | Enviar vínculos y datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto y la opción para incluir vínculos seleccionados automáticamente Publicaciones nuevas: Datos incorporados o un archivo adjunto y la opción para incluir vínculos seleccionados automáticamente |
| Enviar solo datos | Datos incorporados o un archivo adjunto | Enviar solo vínculo | Programas existentes: El vínculo a contenido de Looker reemplaza el contenido incorporado. no se adjuntó ningún archivo Publicaciones nuevas: Vincula al contenido de Looker |
| Enviar solo datos | Datos incorporados o un archivo adjunto | Enviar vínculos y datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto y la opción para incluir vínculos seleccionados automáticamente Publicaciones nuevas: Datos incorporados o un archivo adjunto y la opción para incluir vínculos seleccionados automáticamente |
| Enviar vínculos y datos | Datos incorporados o un archivo adjunto y una opción para incluir vínculos al contenido de Looker | Enviar solo vínculo | Programaciones existentes: Vincula al contenido de Looker Publicaciones nuevas: Vincula al contenido de Looker |
| Enviar vínculos y datos | Datos incorporados o un archivo adjunto y una opción para incluir vínculos al contenido de Looker | Enviar solo datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto Nuevas publicaciones: Datos incorporados o un archivo adjunto |
Cambiar las publicaciones a Enviar solo vínculo
Si te cambias a la opción Enviar solo el vínculo, se enviarán todas las nuevas entregas por correo electrónico únicas y programadas que solo contendrán vínculos a Looker y el título del contenido de Looker, en lugar de contenido incorporado o adjunto de Looker.
Las programaciones existentes también solo enviarán vínculos a Looker, incluso si anteriormente se había configurado la programación para enviar datos y visualizaciones.
No se enviarán las programaciones existentes de una instancia de Looker que hayan habilitado la opción de la política de datos que se envía por correo electrónico Enviar vínculos y datos, pero que no hayan habilitado la casilla Incluir vínculos en la programación. Estas programaciones se muestran en la página Historial del programador del panel Administrador con un error que indica que la opción para incluir vínculos en los correos electrónicos programados debe estar habilitada cuando se habilita una política de Solo enviar vínculos. El programa debe volver a crearse para resolver el error. Duplicar la programación no válida no resolverá el error.
Destinatarios externos
Puedes usar la página Correos electrónicos programados en la página Alertas y Programaciones del menú Administrador para supervisar los datos que se envían desde Looker a los usuarios que no son usuarios. En la página Correos electrónicos programados, se enumeran las direcciones de correo electrónico que están programadas para recibir vistas o paneles, pero que no están asociadas con una de las cuentas de usuario de tu instancia de Looker.
La tabla de direcciones de correo electrónico externas que aparece en la página muestra la siguiente información:
| Columna | Definición |
|---|---|
| Correo electrónico | La dirección de correo electrónico externa. |
| Programado para | El aspecto o panel que se programó para enviar a la dirección de correo electrónico externa. Cada entrada de esta columna es un vínculo a la vista o al panel. |
| Programado por | Es el nombre del usuario de Looker que creó la programación. |