管理員設定 - 排定傳送的電子郵件

已透過電子郵件傳送資料政策

透過電子郵件傳送 Looker 內容時，您可以指定將內容附加至電子郵件或嵌入電子郵件內文，也可以提供返回 Looker 中內容的連結 ，或同時提供這兩種方式。

Looker 管理員可以透過「快訊和排程」下方的「管理」面板存取「排定電子郵件」頁面，設定資料共用政策，並套用至所有使用 Looker 原生電子郵件目的地的新舊一次性及排定電子郵件傳送作業。這項政策不適用於透過 Looker 動作中心或自訂動作中心，使用 Looker 其他原生目的地或整合服務傳送的電子郵件。

選取的「透過電子郵件傳送資料」政策會套用至所有新舊一次性或排定時間的電子郵件傳送作業。這項設定無法在模型層級管理，也無法用於特定一次性或排定時間的電子郵件傳送作業。

「已透過電子郵件傳送資料政策」包含三種電子郵件傳送選項：

  • 只傳送連結：電子郵件只會提供連結，收件者必須登入 Looker 才能查看排定的 Look 或資訊主頁。Looker 建議使用這個選項傳送機密資料。
  • 僅傳送資料：可在電子郵件中附加或嵌入資料表和圖表。
  • 傳送連結和資料：資料表和圖表可以附加或嵌入電子郵件。使用者可以選擇在每次傳送的內容中加入 Looker 連結。

預設電子郵件傳送資料政策選項

從 Looker 7.6 或舊版 Looker 更新至 Looker 7.8 以上版本後，執行個體會預設選取「傳送連結和資料」選項。

選取「只傳送連結」選項後，在設定以電子郵件傳送 Look 和資訊主頁時，排程器會包含可為傳送內容命名、列出電子郵件收件者、定義傳送內容的觸發條件或頻率，以及指定其他進階排程選項的欄位。

你可以查看排程器底部的「摘要」，確認放送設定。

電子郵件會包含下列資訊：

  • 電子郵件主旨行中的傳送內容名稱。根據預設，這是要傳送的資訊主頁、Look 或探索的標題。Looker 建議不要在任何 Looker 內容的標題中使用私密資料或資訊。
  • 「查看完整資訊主頁」 (資訊主頁傳送) 或「查看完整報表」 (Look 或「探索」傳送) 的連結。
  • 系統會顯示訊息，指出 Looker 管理員要求您登入 Looker，才能查看排定時間發布的內容。
  • 傳送或排定內容的使用者。

如要查看內容，點按電子郵件連結的使用者必須登入 Looker 並具備權限，才能存取內容所依據的模型。透過內嵌內容建立的排程，不會在電子郵件中附上 Looker 連結。

僅傳送資料

選取「只傳送資料」選項後，當您設定透過電子郵件傳送Look 和資訊主頁時，排程器會包含下列欄位：為傳送內容命名、列出電子郵件收件者、選取資料格式、定義傳送觸發條件或頻率，以及指定其他進階排程選項。

您可以在「傳送」或「排定時間」彈出式視窗底部的「摘要」中，確認傳送設定。

電子郵件內容包括：

  • 電子郵件主旨行中的傳送作業名稱。根據預設，這是要傳送的資訊主頁、Look 或探索的標題。Looker 建議不要在任何 Looker 內容的標題中使用私密資料或資訊。
  • 視所選資料格式而定，電子郵件會附加含有 Looker 內容的檔案，或在郵件內文中嵌入資料。
  • 傳送或排定內容的使用者。

收到電子郵件的使用者都能查看內嵌或附加的內容。

選取「傳送連結和資料」選項後，在透過電子郵件設定傳送 Look 和資訊主頁時，排程器會包含相關欄位，方便您為傳送內容命名、列出電子郵件收件者、選取資料格式、定義傳送的觸發條件或頻率，以及指定其他進階排程選項，包括選取是否要在電子郵件內文中加入 Looker 內容的連結。

您可以在「傳送」或「排定時間」彈出式視窗底部的「摘要」中，確認傳送設定。

電子郵件內容包括：

  • 電子郵件主旨行中的傳送內容名稱。根據預設，這是要傳送的資訊主頁、Look 或探索的標題。Looker 建議不要在任何 Looker 內容的標題中使用私密資料或資訊。
  • 視所選資料格式而定，電子郵件會附加含有 Looker 內容的檔案，或在郵件內文中嵌入資料。
  • 「查看完整資訊主頁」 (資訊主頁傳送) 或「查看完整報表」 (Look 或「探索」傳送) 的連結。
  • 傳送或排定內容的使用者。

收到電子郵件的使用者都能查看嵌入或附加的內容，但收件者必須登入 Looker，才能查看電子郵件中連結的 Looker 內容。透過內嵌內容建立的排程，不會在電子郵件中附上 Looker 連結。

變更電子郵件中的資料政策選項

雖然系統會根據 Looker 7.8 更新前執行個體的設定，為 Looker 執行個體選取預設的電子郵件資料政策選項，但 Looker 管理員隨時可以變更這項預設設定，方法是前往「快訊和排程」下「管理」面板中的「排程電子郵件」頁面。

變更電子郵件資料政策可能會導致現有自動化工作流程無法使用電子郵件。管理員應向使用者確認是否已設定這些項目，並決定如何管理電子郵件資料政策的變更。

決定是否要切換電子郵件資料政策選項時，可能需要考量其他事項並做出取捨。下表以高層次顯示管理員切換執行個體的電子郵件資料政策選項時，排定傳送作業的後續情形。

舊版電子郵件傳送資料政策 交付內容 已透過電子郵件傳送新資料政策 交付內容
僅傳送連結 連結回 Looker 內容 僅傳送資料 現有排程：內嵌資料圖表或附加檔案會取代連結

新交付項目：內嵌資料或附加檔案
僅傳送連結 連結回 Looker 內容 傳送連結和資料 現有排程：嵌入資料或附加檔案，並自動選取加入連結的選項

新交貨：嵌入資料或附加檔案，並自動選取加入連結的選項
僅傳送資料 內嵌資料或附加檔案 僅傳送連結 現有排程：連結回 Looker 內容會取代內嵌內容，且不會附加任何檔案

新傳送內容：連結回 Looker 內容
僅傳送資料 內嵌資料或附加檔案 傳送連結和資料 現有排程：嵌入資料或附加檔案，並自動選取加入連結的選項

新交貨：嵌入資料或附加檔案，並自動選取加入連結的選項
傳送連結和資料 嵌入資料或附加檔案，並選擇是否加入 Looker 內容的連結 僅傳送連結 現有時間表：連結回 Looker 內容

新傳送內容：連結回 Looker 內容
傳送連結和資料 嵌入資料或附加檔案，並選擇是否加入 Looker 內容的連結 僅傳送資料 現有行程：內嵌資料或附加檔案

新交付項目：內嵌資料或附加檔案

如果改用「只傳送連結」選項，所有新的單次和排定電子郵件傳送作業，只會傳送 Looker 連結和 Looker 內容標題，不會內嵌或附加 Looker 內容。

現有排程也會只傳送 Looker 連結，即使先前排程已設定為傳送資料和視覺化內容也一樣。

如果 Looker 執行個體已啟用「透過電子郵件傳送連結和資料」電子郵件資料政策選項，但排程未啟用「加入連結」方塊，系統就不會傳送現有排程。如果啟用「僅傳送連結」政策，則必須啟用在排定時間傳送的電子郵件中加入連結的選項，否則這些排程會顯示在「管理」面板的「排程器記錄」頁面中，並顯示錯誤訊息。如要解決這項錯誤，請重新建立排程；複製無效的排程無法解決錯誤。

外部收件者

您可以在「管理」選單的「快訊和排程」部分，使用「排定電子郵件」頁面監控從 Looker 傳送給非使用者的資料。「排定傳送的電子郵件」頁面會列出所有已排定接收 Look 或資訊主頁，但未與 Looker 執行個體使用者帳戶建立關聯的電子郵件地址。

頁面上顯示的外部電子郵件地址表格會提供下列資訊：

欄 定義
電子郵件 外部電子郵件地址。
排定的發布日期： 系統會將排定傳送至外部電子郵件地址的 Look 或資訊主頁。這個資料欄中的每個項目都是 Look 或資訊主頁的連結。
排定者 建立排程的 Looker 使用者名稱。