Setelan admin - Email Terjadwal

Kebijakan data yang dikirim melalui email

Saat mengirimkan konten Looker menggunakan email, Anda dapat menentukan apakah konten dilampirkan ke email atau disematkan di isi email, atau Anda dapat memberikan link kembali ke konten di Looker , atau keduanya.

Halaman Email Terjadwal, yang dapat diakses dari panel Admin di bagian Peringatan & Jadwal, memungkinkan admin Looker menetapkan kebijakan berbagi data yang berlaku untuk semua pengiriman email satu kali dan terjadwal yang baru dan yang sudah ada yang menggunakan tujuan email native Looker. Kebijakan ini tidak berlaku untuk email yang dikirim menggunakan tujuan bawaan Looker lainnya atau layanan terintegrasi melalui Hub Tindakan Looker atau hub tindakan kustom.

Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email yang dipilih adalah setelan yang berlaku untuk semua pengiriman email terjadwal atau satu kali yang baru dan yang sudah ada. Setelan ini tidak dapat dikelola di tingkat model atau untuk pengiriman email terjadwal atau satu kali tertentu.

Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email mencakup salah satu dari tiga opsi untuk pengiriman email:

  • Kirim Link Saja: Email hanya akan menyertakan link dan memerlukan login Looker untuk melihat Look atau dasbor terjadwal. Looker merekomendasikan opsi ini untuk mengirimkan data sensitif.
  • Hanya Kirim Data: Tabel data dan visualisasi dapat dilampirkan atau disematkan dalam email.
  • Mengirim Link dan Data: Tabel dan visualisasi data dapat dilampirkan atau disematkan dalam email. Pengguna dapat memilih untuk menyertakan link kembali ke Looker untuk setiap pengiriman.

Opsi kebijakan data yang dikirim melalui email default

Setelah diupdate ke Looker 7.8+ dari Looker 7.6 atau versi Looker sebelumnya, instance akan memiliki opsi Kirim Link dan Data yang dipilih secara default.

Dengan opsi Kirim Link Saja yang dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman, mencantumkan penerima email, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah Penjadwal untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi informasi berikut:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Look, atau Eksplorasi yang dikirim. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Link ke Lihat dasbor lengkap (untuk pengiriman dasbor) atau Lihat laporan lengkap (untuk pengiriman Look atau Explore).
  • Pesan yang menunjukkan bahwa admin Looker mengharuskan Anda login ke Looker untuk melihat konten terjadwal.
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Untuk melihat konten, pengguna yang mengklik link yang dikirim melalui email harus login ke Looker dan memiliki izin untuk mengakses model yang menjadi dasar konten. Pengiriman melalui email dari jadwal yang dibuat pada konten sematan tidak akan menyertakan link kembali ke Looker .

Hanya Kirim Data

Dengan opsi Kirim Data Saja yang dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman, mencantumkan penerima email, memilih format data, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah pop-up Kirim atau Jadwalkan untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Look, atau Jelajah yang dikirim. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Lampiran file yang berisi konten Looker atau data yang disematkan dalam isi email, bergantung pada format data yang dipilih.
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Siapa pun yang menerima email dapat melihat konten yang disematkan atau dilampirkan.

Dengan opsi Kirim Link dan Data yang dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman, mencantumkan penerima email, memilih format data, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan, termasuk memilih apakah akan menyertakan link kembali ke konten Looker dalam isi email.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah pop-up Kirim atau Jadwalkan untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Look, atau Eksplorasi yang dikirim. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Lampiran file yang berisi konten Looker atau data yang disematkan dalam isi email, bergantung pada format data yang dipilih.
  • Link ke Lihat dasbor lengkap (untuk pengiriman dasbor) atau Lihat laporan lengkap (untuk pengiriman Look atau Explore).
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Siapa pun yang menerima email dapat melihat konten yang disematkan atau dilampirkan, tetapi penerima harus login ke Looker untuk melihat konten Looker yang ditautkan dari email. Pengiriman melalui email dari jadwal yang dibuat pada konten sematan tidak akan menyertakan link kembali ke Looker .

Mengubah opsi kebijakan data yang dikirim melalui email

Meskipun instance Looker Anda akan memiliki opsi kebijakan data yang dikirim melalui email secara default yang dipilih berdasarkan setelan instance sebelum update ke Looker 7.8, admin Looker dapat mengubah setelan default ini kapan saja dengan membuka halaman Email Terjadwal di panel Admin pada bagian Pemberitahuan & Jadwal.

Mengubah kebijakan data yang dikirim melalui email dapat merusak alur kerja otomatis yang ada yang disiapkan untuk menggunakan email. Admin harus memeriksa dengan pengguna mereka untuk melihat apakah setelan ini telah disiapkan dan memutuskan cara mengelola perubahan pada kebijakan data yang dikirim melalui email.

Mungkin ada pertimbangan dan kompromi tambahan saat Anda memutuskan apakah akan beralih opsi kebijakan data yang dikirim melalui email. Tabel berikut menunjukkan secara umum apa yang terjadi pada pengiriman terjadwal saat admin mengubah opsi kebijakan data yang dikirim melalui email untuk instance.

Kebijakan Data yang Dikirimkan melalui Email Lama Yang Akan Dikirimkan Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email yang Baru Yang Akan Dikirimkan
Hanya Kirim Link Menautkan kembali ke konten Looker Hanya Kirim Data Jadwal yang Ada: Visualisasi data atau lampiran file yang disematkan menggantikan link

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file
Hanya Kirim Link Menautkan kembali ke konten Looker Mengirim Link dan Data Jadwal yang Ada: Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis
Hanya Kirim Data Data yang disematkan atau lampiran file Hanya Kirim Link Jadwal yang Ada: Link kembali ke konten Looker menggantikan sematan; tidak ada file yang dilampirkan

Pengiriman Baru: Menautkan kembali ke konten Looker
Hanya Kirim Data Data yang disematkan atau lampiran file Mengirim Link dan Data Jadwal yang Ada: Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link yang dipilih secara otomatis
Mengirim Link dan Data Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link kembali ke konten Looker Hanya Kirim Link Jadwal yang Ada: Menautkan kembali ke konten Looker

Pengiriman Baru: Menautkan kembali ke konten Looker
Mengirim Link dan Data Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link kembali ke konten Looker Hanya Kirim Data Jadwal yang Ada: Data sematan atau lampiran file

Pengiriman Baru: Data sematan atau lampiran file

Jika Anda beralih ke opsi Kirim Link Saja, semua pengiriman email terjadwal dan sekali kirim yang baru akan dikirim hanya berisi link kembali ke Looker dan judul konten Looker, bukan konten Looker yang disematkan atau dilampirkan.

Jadwal yang ada juga hanya akan mengirimkan link kembali ke Looker , meskipun sebelumnya jadwal telah disiapkan untuk mengirimkan data dan visualisasi.

Jadwal yang ada dari instance Looker yang telah mengaktifkan opsi kebijakan data yang dikirim melalui email Kirim Link dan Data, tetapi tidak mengaktifkan kotak Sertakan link pada jadwal tidak akan dikirimkan. Jadwal ini ditampilkan di halaman Scheduler History di panel Admin dengan error yang menunjukkan bahwa opsi untuk menyertakan link dalam email terjadwal harus diaktifkan saat kebijakan Hanya Kirim Link diaktifkan. Jadwal harus dibuat ulang untuk mengatasi error; menduplikasi jadwal yang tidak valid tidak akan mengatasi error.

Penerima eksternal

Anda dapat menggunakan halaman Email Terjadwal di bagian Pemberitahuan & Jadwal pada menu Admin untuk memantau data yang dikirim dari Looker ke pengguna yang tidak terdaftar. Halaman Email Terjadwal mencantumkan alamat email yang dijadwalkan untuk menerima Look atau dasbor, tetapi tidak terkait dengan salah satu akun pengguna instance Looker Anda.

Tabel alamat email eksternal yang muncul di halaman menampilkan informasi berikut:

Kolom Definisi
Email Alamat email eksternal.
Dijadwalkan untuk Tampilan atau dasbor yang dijadwalkan untuk dikirim ke alamat email eksternal. Setiap entri dalam kolom ini adalah link ke Look atau dasbor.
Dijadwalkan oleh Nama pengguna Looker yang membuat jadwal.