Política de datos enviados por correo electrónico
Cuando publicas contenido de Looker por correo electrónico, puedes especificar si el contenido está adjunto o incorporado en el cuerpo del mensaje, o bien proporciona un vínculo al contenido en Looker o ambos.
En la página Correos electrónicos programados, a la que se puede acceder desde el panel Administrador en Alertas y programaciones, los administradores de Looker pueden establecer una política de uso compartido de datos que se aplica a todas las entregas de correo electrónico programadas y únicas nuevas y existentes que usan el destino de correo electrónico nativo de Looker. Esta política no se aplica a los correos electrónicos entregados mediante otros destinos nativos o servicios integrados de Looker mediante el Centro de acciones de Looker o un centro de acciones personalizado.
La Política de datos enviados por correo electrónico seleccionada es una configuración que se aplica a todas las entregas de correo electrónico nuevas y existentes, realizadas por única vez o programadas. La configuración no se puede administrar en el nivel del modelo ni en las entregas específicas por correo electrónico programadas o únicas.
La Política de datos enviados por correo electrónico incluye una de las siguientes tres opciones para la entrega de correos electrónicos:
- Enviar solo vínculo: Los correos electrónicos solo incluirán un vínculo y requerirán que accedas a Looker para ver la vista o el panel programados. Looker recomienda esta opción para entregar datos sensibles.
- Enviar solo datos: Las visualizaciones y las tablas de datos se pueden adjuntar o incorporar en correos electrónicos.
- Envía vínculos y datos: Las visualizaciones y las tablas de datos se pueden adjuntar o incorporar en correos electrónicos. Los usuarios pueden optar por incluir vínculos a Looker en cada entrega.
Opciones predeterminadas de la política de datos enviados por correo electrónico
Después de actualizar a Looker 7.8 y versiones posteriores desde Looker 7.6 o una versión anterior de Looker, las instancias tendrán la opción Enviar vínculos y datos seleccionada de forma predeterminada.
Enviar solo vínculo
Con la opción Enviar solo vínculo seleccionada, cuando configures las entregas de vistas y paneles por correo electrónico, el programador contendrá campos para asignar un nombre a tu entrega, enumerar los destinatarios de correo electrónico, definir la activación o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes revisar el Resumen en la parte inferior del programador para verificar la configuración de la publicación.
La entrega del correo electrónico contendrá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la vista o la exploración que se están entregando. Looker recomienda no usar datos sensibles ni información en el título de ningún contenido de Looker.
- Un vínculo a Ver panel completo (para publicaciones del panel) o Ver informe completo (para publicaciones de Look o Explorar).
- Un mensaje en el que se indica que el administrador de Looker requiere que accedas a Looker para ver el contenido programado.
- El usuario que envió o programó el contenido.
Para ver el contenido, los usuarios que hagan clic en el vínculo enviado por correo electrónico deben acceder a Looker y tener permisos para acceder al modelo en el que se basa el contenido. Las entregas por correo electrónico de programaciones creadas en contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker.
Enviar solo datos
Con la opción Enviar solo datos seleccionada, cuando configures las entregas de vistas y paneles por correo electrónico, el programador contendrá campos para asignar un nombre a tu entrega, enumerar los destinatarios de los correos electrónicos, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.
La entrega del correo electrónico contendrá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la vista o la exploración que se están entregando. Looker recomienda no usar datos sensibles ni información en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
- El usuario que envió o programó el contenido.
Cualquier persona que reciba el correo electrónico podrá ver el contenido incorporado o adjunto.
Enviar vínculos y datos
Con la opción Enviar vínculos y datos seleccionada, cuando configures las entregas de vistas y paneles por correo electrónico, el programador contendrá campos para asignar un nombre a tu entrega, enumerar los destinatarios de los correos electrónicos, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales, incluida la selección de incluir vínculos al contenido de Looker en el cuerpo del correo electrónico.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.
La entrega del correo electrónico contendrá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la vista o la exploración que se están entregando. Looker recomienda no usar datos sensibles ni información en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
- Un vínculo a Ver panel completo (para publicaciones del panel) o Ver informe completo (para publicaciones de Look o Explorar).
- El usuario que envió o programó el contenido.
Cualquier persona que reciba el correo electrónico podrá ver el contenido incorporado o adjunto, pero el destinatario debe acceder a Looker para ver el contenido de Looker vinculado desde el correo electrónico. Las entregas por correo electrónico de programaciones creadas en contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker.
Cambia la opción de política de datos que recibiste por correo electrónico
Aunque tu instancia de Looker tendrá seleccionada la opción predeterminada de política de datos por correo electrónico según la configuración de la instancia antes de una actualización a Looker 7.8, los administradores de Looker pueden cambiar este parámetro en cualquier momento. Para ello, deben navegar a la página Correos electrónicos programados en el panel Administrador, en Alertas y programaciones.
Si cambias la política de datos que enviaste por correo electrónico, es posible que se interrumpan los flujos de trabajo automatizados existentes configurados para usar el correo electrónico. Los administradores deben consultar con sus usuarios si se configuraron y decidir cómo administrar los cambios en la política de datos que se envían por correo electrónico.
Puede haber consideraciones y compensaciones adicionales cuando decidas si cambiarás las opciones de política de datos que se enviarán por correo electrónico. En la siguiente tabla, se muestra a grandes rasgos lo que sucede con una entrega programada cuando los administradores cambian las opciones de la política de datos que se envían por correo electrónico de la instancia.
| Política anterior de datos enviados por correo electrónico | Qué se entrega | Nueva política de datos enviados por correo electrónico | Qué se entrega |
|---|---|---|---|
| Enviar solo vínculo | Vínculo al contenido de Looker | Enviar solo datos | Programaciones existentes: Se reemplaza el vínculo por una visualización de datos incorporada o un archivo adjunto. Nuevas entregas: Datos incorporados o un archivo adjunto |
| Enviar solo vínculo | Vínculo al contenido de Looker | Enviar vínculos y datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto con la opción de incluir vínculos seleccionados automáticamente Nuevas entregas: Datos incorporados o un archivo adjunto con la opción de incluir vínculos seleccionados automáticamente |
| Enviar solo datos | Datos incorporados o un archivo adjunto | Enviar solo vínculo | Programaciones existentes: El vínculo al contenido de Looker reemplaza al contenido incorporado; no se adjuntó ningún archivo New Deliveries: Vínculo al contenido de Looker |
| Enviar solo datos | Datos incorporados o un archivo adjunto | Enviar vínculos y datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto con la opción de incluir vínculos seleccionados automáticamente Nuevas entregas: Datos incorporados o un archivo adjunto con la opción de incluir vínculos seleccionados automáticamente |
| Enviar vínculos y datos | Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción de incluir vínculos al contenido de Looker | Enviar solo vínculo | Programas existentes: Vincula el contenido al contenido de Looker New Deliveries: Vínculo al contenido de Looker |
| Enviar vínculos y datos | Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción de incluir vínculos al contenido de Looker | Enviar solo datos | Programas existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto Nuevas entregas: Datos incorporados o un archivo adjunto |
Cómo cambiar las publicaciones a Enviar solo el vínculo
Si cambias a la opción Enviar solo vínculos, todas las entregas por correo electrónico nuevas y programadas se enviarán solo por vínculos a Looker y con el título del contenido de Looker, en lugar de contenido incorporado o adjunto de Looker.
Los programas existentes también enviarán solo vínculos a Looker, incluso si anteriormente se había establecido la programación para enviar datos y visualizaciones.
No se entregarán las programaciones existentes de una instancia de Looker que habilitaron la opción de política de datos Enviar vínculos y datos por correo electrónico, pero que no habilitaban la casilla Incluir vínculos en la programación. Estas programaciones se muestran en la página Historial del programador del panel Administrador con un error que indica que la opción para incluir vínculos en los correos electrónicos programados debe estar habilitada cuando se habilita la política Enviar solo vínculo. Se debe volver a crear la programación para resolver el error. Duplicar la programación no válida no resolverá el error.
Destinatarios externos
Puedes usar la página Correos electrónicos programados en la sección Alertas y programaciones del menú Administrador para supervisar los datos que se envían desde Looker a quienes no son usuarios. En la página Correos electrónicos programados, se enumeran las direcciones de correo electrónico que están programadas para recibir vistas o paneles, pero que no están asociadas con una de las cuentas de usuario de tu instancia de Looker.
La tabla de direcciones de correo electrónico externas que aparece en la página muestra la siguiente información:
| Columna | Definición |
|---|---|
| Correo electrónico | La dirección de correo electrónico externa. |
| Programado para | La vista o el panel que está programado para enviarse a la dirección de correo electrónico externa. Cada entrada de esta columna es un vínculo a la vista o al panel. |
| Programado por | Es el nombre del usuario de Looker que creó el programa. |