Política de dados enviados por e-mail
Ao enviar conteúdo do Looker por e-mail, você pode especificar se o conteúdo está anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo do e-mail, ou fornecer um link para o conteúdo no Looker ou ambos.
A página E-mails programados, acessível no painel Administrador em Alertas e programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados que se aplica a todas as entregas de e-mails programadas e únicas novas e atuais que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando qualquer um dos outros destinos nativos ou serviços integrados do Looker pelo Hub de ações do Looker ou um hub de ações personalizado.
A Política de dados por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas de e-mail programadas ou únicas, novas e atuais. A configuração não pode ser gerenciada no nível do modelo ou para envios de e-mail programados ou únicos específicos.
A Política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções de envio de e-mails:
- Enviar somente o link: os e-mails vão incluir apenas um link e exigem login do Looker para exibir o look ou o dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para fornecer dados sensíveis.
- Enviar apenas dados: as tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas a e-mails.
- Enviar links e dados: as tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas a e-mails. Os usuários podem incluir links de volta ao Looker para cada envio.
Opções padrão da política de dados enviados por e-mail
Ao atualizar para o Looker 7.8 ou mais recente do Looker 7.6 ou de uma versão anterior, a opção Enviar links e dados vai ser selecionada por padrão nas instâncias.
Enviar apenas o link
Com a opção Enviar apenas o link selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis por e-mail, o Programador vai conter campos para nomear o envio, listar destinatários de e-mail, definir o acionador ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de programação.
Você pode conferir o Resumo na parte de baixo do Programador para verificar as configurações de envio.
A entrega de e-mail vai conter:
- O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker Explore que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo.
- Um link para Acessar o painel completo (para envios de painéis) ou Acessar o relatório completo (para envios do Look ou do Explore).
- Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para acessar o conteúdo programado.
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Para acessar o conteúdo, os usuários que clicarem no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo em que o conteúdo é baseado. Os envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links de volta ao Looker.
Enviar apenas dados
Com a opção Enviar apenas dados selecionada, ao configurar envios de temas e painéis de controle por e-mail, o Programador vai conter campos para nomear o envio, listar destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o gatilho ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de programação.
Verifique o Resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mail vai conter:
- O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker Explore que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo.
- Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou anexado.
Enviar links e dados
Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis por e-mail, o Programador vai conter campos para nomear o envio, listar destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o gatilho ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de programação, incluindo a seleção de links para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.
Verifique o Resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mail vai conter:
- O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker Explore que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo.
- Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
- Um link para Acessar o painel completo (para envios de painéis) ou Acessar o relatório completo (para envios do Look ou do Explore).
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou em anexo, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para acessar o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. Os envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links de volta ao Looker.
Como mudar a opção de política de dados por e-mail
Embora a instância do Looker tenha uma opção padrão de política de dados por e-mail selecionada com base nas configurações da instância antes da atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem mudar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e programações.
A alteração da política de dados por e-mail pode interromper os fluxos de trabalho automatizados configurados para usar e-mails. Os administradores precisam verificar com os usuários se eles foram configurados e decidir como gerenciar as alterações na política de dados por e-mail.
Talvez haja outras considerações e compensações ao decidir se você vai mudar as opções de política de dados por e-mail. A tabela a seguir mostra de forma geral o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados por e-mail da instância.
| Política de dados enviados por e-mail | O que é entregue | Nova política de dados enviados por e-mail | O que é entregue |
|---|---|---|---|
| Enviar apenas o link | Vincular de volta ao conteúdo do Looker | Enviar apenas dados | Programações atuais: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link. Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo |
| Enviar apenas o link | Vincular de volta ao conteúdo do Looker | Enviar links e dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionada automaticamente Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente |
| Enviar apenas dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo | Enviar apenas o link | Programações atuais: o link de volta ao conteúdo do Looker substitui o conteúdo incorporado; nenhum arquivo é anexado Novas entregas: vincular o conteúdo do Looker |
| Enviar apenas dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo | Enviar links e dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionada automaticamente Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente |
| Enviar links e dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links para o conteúdo do Looker | Enviar apenas o link | Programações atuais: vincular ao conteúdo do Looker Novas entregas: vincular o conteúdo do Looker |
| Enviar links e dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links de volta ao conteúdo do Looker | Enviar apenas dados | Programações atuais: dados incorporados ou um arquivo anexado Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo |
Mudança para Enviar apenas o link
Se você estiver mudando para a opção Enviar somente o link, todos os envios de e-mail programados e únicos novos vão conter apenas links para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado.
As programações existentes também vão enviar apenas links de volta ao Looker, mesmo que a programação tenha sido configurada para enviar dados e visualizações.
As programações existentes de uma instância do Looker que ativaram a opção de política de dados Enviar links e dados por e-mail, mas não ativaram a caixa Incluir links na programação não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do Programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa ser ativada quando uma política de envio de link somente está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. Duplicar a programação inválida não vai resolver o problema.
Destinatários externos
Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados enviados do Looker para pessoas que não são usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail programados para receber visualizações ou painéis, mas que não estão associados a uma das suas contas de usuário do Looker.
A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:
| Coluna | Definição |
|---|---|
| O endereço de e-mail externo. | |
| Programado para | O look ou painel que será enviado para o endereço de e-mail externo. Cada entrada nessa coluna é um link para o Look ou painel. |
| Programado por | O nome do usuário do Looker que criou a programação. |