Setelan admin - Email Terjadwal

Kebijakan data yang dikirim melalui email

Saat mengirimkan konten Looker menggunakan email, Anda dapat menentukan apakah konten disertakan ke email atau disematkan dalam isi email, atau memberikan link kembali ke konten di Looker, atau keduanya.

Halaman Email Terjadwal, yang dapat diakses dari panel Admin di bagian Notifikasi & Jadwal, memungkinkan admin Looker menetapkan kebijakan berbagi data yang berlaku untuk semua pengiriman email terjadwal dan satu kali yang baru dan lama yang menggunakan tujuan email native Looker. Kebijakan ini tidak berlaku untuk email yang dikirim menggunakan tujuan native atau layanan terintegrasi Looker lainnya melalui Looker Action Hub atau hub tindakan kustom.

Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email yang dipilih adalah setelan yang berlaku untuk semua pengiriman email satu kali atau terjadwal yang baru dan lama. Setelan ini tidak dapat dikelola di tingkat model atau untuk pengiriman email terjadwal atau satu kali tertentu.

Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email mencakup salah satu dari tiga opsi untuk pengiriman email:

  • Kirim Link Saja: Email hanya akan menyertakan link dan akan memerlukan login Looker untuk melihat dasbor atau Tampilan terjadwal. Looker merekomendasikan opsi ini untuk mengirimkan data sensitif.
  • Kirim Data Saja: Tabel dan visualisasi data dapat dilampirkan atau disematkan dalam email.
  • Kirim Link dan Data: Tabel dan visualisasi data dapat dilampirkan atau disematkan dalam email. Pengguna dapat memilih untuk menyertakan link kembali ke Looker untuk setiap pengiriman.

Opsi kebijakan data yang dikirim melalui email secara default

Setelah mengupdate ke Looker 7.8+ dari Looker 7.6 atau versi Looker sebelumnya, opsi Kirim Link dan Data akan dipilih secara default untuk instance.

Dengan opsi Hanya Kirim Link yang dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman, mencantumkan penerima email, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah Penjadwal untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Tampilan, atau Jelajahi yang dikirim. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Link untuk Melihat dasbor lengkap (untuk pengiriman dasbor) atau Melihat laporan lengkap (untuk pengiriman Look atau Explore).
  • Pesan yang menunjukkan bahwa administrator Looker mewajibkan Anda login ke Looker untuk melihat konten terjadwal.
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Untuk melihat konten, pengguna yang mengklik link yang dikirim melalui email harus login ke Looker dan memiliki izin untuk mengakses model yang menjadi dasar konten. Pengiriman melalui email dari jadwal yang dibuat di konten tersemat tidak akan menyertakan link kembali ke Looker.

Hanya Kirim Data

Dengan opsi Kirim Data Saja yang dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman, mencantumkan penerima email, memilih format untuk data, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah pop-up Kirim atau Jadwalkan untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Tampilan, atau Jelajahi yang dikirim. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Lampiran file yang berisi konten Looker atau data tersemat di isi email, bergantung pada format data yang dipilih.
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Siapa pun yang menerima email dapat melihat konten yang disematkan atau dilampirkan.

Dengan opsi Kirim Link dan Data yang dipilih, saat Anda menyiapkan pengiriman Tampilan dan dasbor ke email, Penjadwal akan berisi kolom untuk memberi nama pengiriman, mencantumkan penerima email, memilih format untuk data, menentukan pemicu atau frekuensi pengiriman, dan menentukan opsi penjadwalan lanjutan tambahan, termasuk memilih apakah akan menyertakan link kembali ke konten Looker di isi email.

Anda dapat memeriksa Ringkasan di bagian bawah pop-up Kirim atau Jadwalkan untuk memverifikasi setelan pengiriman.

Pengiriman email akan berisi:

  • Nama pengiriman di baris subjek email — secara default, ini adalah judul dasbor, Tampilan, atau Jelajahi yang dikirim. Looker merekomendasikan untuk tidak menggunakan data atau informasi sensitif dalam judul konten Looker apa pun.
  • Lampiran file yang berisi konten Looker atau data tersemat di isi email, bergantung pada format data yang dipilih.
  • Link untuk Melihat dasbor lengkap (untuk pengiriman dasbor) atau Melihat laporan lengkap (untuk pengiriman Look atau Explore).
  • Pengguna yang mengirim atau menjadwalkan konten.

Siapa pun yang menerima email dapat melihat konten yang disematkan atau dilampirkan, tetapi penerima harus login ke Looker untuk melihat konten Looker yang ditautkan dari email. Pengiriman melalui email dari jadwal yang dibuat di konten tersemat tidak akan menyertakan link kembali ke Looker.

Mengubah opsi kebijakan data yang dikirim melalui email

Meskipun instance Looker Anda akan memiliki opsi kebijakan data yang dikirim melalui email secara default yang dipilih berdasarkan setelan instance sebelum update ke Looker 7.8, admin Looker dapat mengubah setelan default ini kapan saja dengan membuka halaman Email Terjadwal di panel Admin pada bagian Notifikasi & Jadwal.

Mengubah kebijakan data yang dikirim melalui email dapat merusak alur kerja otomatis yang ada yang disiapkan untuk menggunakan email. Admin harus memeriksa dengan pengguna mereka untuk melihat apakah kebijakan ini telah disiapkan dan memutuskan cara mengelola perubahan pada kebijakan data yang dikirim melalui email.

Mungkin ada pertimbangan dan kompromi tambahan saat Anda memutuskan apakah akan beralih opsi kebijakan data yang dikirim melalui email. Tabel berikut menunjukkan secara umum apa yang terjadi pada pengiriman terjadwal saat admin mengalihkan opsi kebijakan data yang dikirim melalui email untuk instance.

Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email Lama Yang Dikirimkan Kebijakan Data yang Dikirim melalui Email yang Baru Yang Dikirimkan
Hanya Kirim Link Menautkan kembali ke konten Looker Hanya Kirim Data Jadwal yang Ada: Visualisasi data tersemat atau lampiran file akan menggantikan link

Pengiriman Baru: Data tersemat atau lampiran file
Hanya Kirim Link Menautkan kembali ke konten Looker Mengirim Link dan Data Jadwal yang Ada: Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link dipilih secara otomatis

Pengiriman Baru: Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link dipilih secara otomatis
Hanya Kirim Data Data tersemat atau lampiran file Hanya Kirim Link Jadwal yang Ada: Link kembali ke konten Looker menggantikan konten yang disematkan; tidak ada file yang dilampirkan

Pengiriman Baru: Menautkan kembali ke konten Looker
Hanya Kirim Data Data tersemat atau lampiran file Mengirim Link dan Data Jadwal yang Ada: Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link dipilih secara otomatis

Pengiriman Baru: Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link dipilih secara otomatis
Mengirim Link dan Data Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link kembali ke konten Looker Hanya Kirim Link Jadwal yang Ada: Menautkan kembali ke konten Looker

Pengiriman Baru: Menautkan kembali ke konten Looker
Mengirim Link dan Data Data tersemat atau lampiran file dan opsi untuk menyertakan link kembali ke konten Looker Hanya Kirim Data Jadwal yang Ada: Data tersemat atau lampiran file

Pengiriman Baru: Data tersemat atau lampiran file

Jika Anda beralih ke opsi Kirim Link Saja, semua pengiriman email satu kali dan terjadwal baru akan dikirim hanya berisi link kembali ke Looker dan judul konten Looker, bukan konten Looker yang disematkan atau dilampirkan.

Jadwal yang ada juga hanya akan mengirim link kembali ke Looker, meskipun sebelumnya jadwal telah disiapkan untuk mengirim data dan visualisasi.

Jadwal yang ada dari instance Looker yang telah mengaktifkan opsi kebijakan data email Kirim Link dan Data, tetapi tidak mengaktifkan kotak Sertakan link pada jadwal tidak akan dikirim. Jadwal ini ditampilkan di halaman Histori Penjadwal di panel Admin dengan error yang menunjukkan bahwa opsi untuk menyertakan link dalam email terjadwal harus diaktifkan saat kebijakan Kirim Link Saja diaktifkan. Jadwal harus dibuat ulang untuk mengatasi error; menduplikasi jadwal yang tidak valid tidak akan mengatasi error.

Penerima eksternal

Anda dapat menggunakan halaman Email Terjadwal di bagian Notifikasi & Jadwal pada menu Admin untuk memantau data yang dikirim dari Looker kepada non-pengguna. Halaman Email Terjadwal mencantumkan alamat email yang dijadwalkan untuk menerima Tampilan atau dasbor, tetapi tidak terkait dengan salah satu akun pengguna instance Looker Anda.

Tabel alamat email eksternal yang muncul di halaman menampilkan informasi berikut:

Kolom Definisi
Email Alamat email eksternal.
Dijadwalkan untuk Tampilan atau dasbor yang dijadwalkan untuk dikirim ke alamat email eksternal. Setiap entri di kolom ini adalah link ke Tampilan atau dasbor.
Dijadwalkan oleh Nama pengguna Looker yang membuat jadwal.