Configurações do administrador: e-mails programados

Política de dados enviados por e-mail

Ao enviar conteúdo do Looker por e-mail, você pode especificar se ele vai ser anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo do e-mail, oferecer um link para o conteúdo no Looker ou ambos.

Na página E-mails programados, que pode ser acessada no painel Administrador em Alertas e programações, os administradores do Looker podem definir uma política de compartilhamento de dados para todas as entregas novas e atuais que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando outros destinos nativos do Looker ou serviços integrados pelo Looker Action Hub ou um hub de ações personalizadas.

A Política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração aplicável a todas as entregas novas e atuais de e-mail, únicas ou programadas. A configuração não pode ser gerenciada no nível do modelo ou para entregas de e-mail únicas ou programadas.

A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções para esse tipo de entrega:

  • Enviar somente link: os e-mails vão incluir apenas um link e exigir um login do Looker para acessar o Look ou dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para fornecer dados sensíveis.
  • Enviar somente dados: visualizações e tabelas de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
  • Enviar links e dados: visualizações e tabelas de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails. Os usuários podem incluir links para voltar ao Looker em cada envio.

Opções padrão da política de dados enviados por e-mail

Após a atualização do Looker 7.6 ou de uma versão anterior para o Looker 7.8 ou versões mais recentes, a opção Enviar links e dados é selecionada por padrão nas instâncias.

Com a opção Enviar apenas link selecionada, ao configurar entregas de Looks e painéis para e-mail, o Programador contém campos para nomear sua entrega, listar destinatários de e-mail, definir o acionador ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.

Confira o Resumo na parte de baixo do Programador para verificar as configurações de exibição.

O e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, do Look ou do Explore que está sendo exibido. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo.
  • Um link para Visualizar painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios do Look ou da Análise).
  • Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para acessar o conteúdo programado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Para acessar o conteúdo, os usuários que clicam no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo em que o conteúdo se baseia. Entregas enviadas por e-mail com base em programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links para o Looker.

Enviar apenas dados

Com a opção Enviar apenas dados selecionada, ao configurar entregas de Looks e painéis para e-mail, o Programador contém campos para nomear sua entrega, listar destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

O e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, do Look ou do Explore que está sendo exibido. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo.
  • É um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que recebe o e-mail pode ver o conteúdo incorporado ou anexado.

Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar entregas de Looks e painéis para e-mail, o programador conterá campos para nomear a entrega, listar os destinatários do e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação, incluindo a inclusão de links para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

O e-mail vai conter:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, do Look ou do Explore que está sendo exibido. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo.
  • É um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • Um link para Visualizar painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios do Look ou da Análise).
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail poderá conferir o conteúdo incorporado ou anexado, mas o destinatário precisará fazer login no Looker para acessar o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. Entregas enviadas por e-mail com base em programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links para o Looker.

Como alterar sua opção de política de dados enviados por e-mail

Embora sua instância do Looker tenha uma opção de política de dados por e-mail padrão selecionada com base nas configurações da instância antes de uma atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem mudar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e programações.

Alterar a política de dados de e-mail pode interromper todos os fluxos de trabalho automatizados que estejam configurados para usar e-mails. Os administradores precisam verificar com os usuários se esses recursos foram configurados e decidir como gerenciar as mudanças na política de dados enviados por e-mail.

Talvez haja outras considerações e desvantagens quando você decidir se quer mudar as opções de política de dados por e-mail. A tabela abaixo mostra em alto nível o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções da política de dados por e-mail da instância.

Antiga política de dados enviados por e-mail O que é entregue Nova política de dados enviados por e-mail O que é entregue
Enviar apenas o link Vincular ao conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações atuais: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link.

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo anexado
Enviar apenas o link Vincular ao conteúdo do Looker Enviar links e dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo com a opção de incluir links selecionados automaticamente

Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente
Enviar apenas dados Dados incorporados ou anexo de um arquivo Enviar apenas o link Programs existentes: o link de retorno ao conteúdo do Looker substitui o incorporado, que não é anexado.

Novos envios: link de retorno ao conteúdo do Looker
Enviar apenas dados Dados incorporados ou anexo de um arquivo Enviar links e dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo com a opção de incluir links selecionados automaticamente

Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente
Enviar links e dados Dados incorporados ou anexo de arquivo e opção para incluir links para voltar ao conteúdo do Looker Enviar apenas o link Programações atuais: vincular de volta ao conteúdo do Looker

Novos envios: link de retorno ao conteúdo do Looker
Enviar links e dados Dados incorporados ou anexo de arquivo e opção para incluir links para voltar ao conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações existentes: dados incorporados ou um anexo de arquivo

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo anexado

Se estiver usando a opção Enviar link apenas, todas as entregas novas únicas e programadas de e-mails serão enviadas com apenas links para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez do conteúdo incorporado ou anexado.

Programações Existentes também enviam apenas links de volta para o Looker, mesmo que a programação já tenha sido configurada para enviar dados e visualizações.

As programações de uma instância do Looker que ativou a opção de política de dados enviados por e-mail Enviar links e dados, mas não ativou a caixa Incluir links não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do programador do painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa estar ativada quando a política "Enviar apenas link" está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro; duplicar a programação inválida não resolverá o erro.

Destinatários externos

Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados enviados pelo Looker para pessoas que não são usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail programados para receber Looks ou dashboards, mas que não estão associados a uma das contas de usuário da sua instância do Looker.

A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:

Coluna Definição
E-mail O endereço de e-mail externo.
Programado para O Look ou dashboard programado para ser enviado ao endereço de e-mail externo. Cada entrada nesta coluna é um link para o Look ou dashboard.
Programado por O nome do usuário do Looker que criou a programação.