Impostazioni amministratore - Email pianificate

Norme sui dati inviate via email

Quando carica contenuti Looker tramite email, puoi specificare se sono allegati all'email o incorporati nel corpo dell'email oppure fornire un link ai contenuti in Looker o entrambi.

La pagina Email pianificate, accessibili dal riquadro Amministratore in Avvisi e pianificazioni, consente agli amministratori di Looker di impostare un criterio di condivisione dei dati da applicare a tutte le distribuzioni email nuove ed esistenti una tantum e pianificate che utilizzano la destinazione email nativa di Looker. Questo criterio non si applica alle email inviate utilizzando altre destinazioni native o i servizi integrati di Looker tramite l'hub azioni di Looker o un hub delle azioni personalizzato.

Le norme relative ai dati email selezionate sono un'impostazione che si applica a tutte le distribuzioni una tantum o pianificate di email nuove ed esistenti. L'impostazione non può essere gestita a livello di modello o per email specifiche o una tantum.

Le norme relative ai dati email includono una delle tre opzioni di recapito delle email:

  • Invia solo link: le email includeranno solo un link e saranno necessari un accesso di Looker per visualizzare la dashboard o il look pianificati. Looker consiglia questa opzione per fornire dati sensibili.
  • Invia solo dati: le tabelle di dati e le visualizzazioni possono essere allegate o incorporate nelle email.
  • Invia link e dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email. Gli utenti possono scegliere di includere link a Looker per ogni pubblicazione.

Opzioni predefinite dei criteri relativi ai dati via email

Dopo l'aggiornamento a Looker 7.8+ da Looker 7.6 o a una versione precedente di Looker, le istanze avranno l'opzione Send Links and Data (Invia link e dati) selezionata. Alcune eccezioni sono:

Con l'opzione Invia solo link selezionata, quando configuri le email di distribuzione di Looks, dashboard e dashboard legacy, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome al recapito, elencare i destinatari dell'email, definire l'attivatore o la frequenza del recapito e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore dello scheduler per verificare le impostazioni di pubblicazione.

Il recapito delle email conterrà le seguenti informazioni:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email: per impostazione predefinita, si tratta del titolo della dashboard, di Look o della pubblicazione di Explore. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di qualsiasi contenuto Looker.
  • Un link per Visualizzare la dashboard completa (per le distribuzioni della dashboard) o Visualizzare il report completo (per le pubblicazioni di tipo Look o Esplora).
  • Un messaggio indica che l'amministratore di Looker richiede di accedere a Looker per visualizzare i contenuti pianificati.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Per visualizzare i contenuti, gli utenti che fanno clic sul link inviato via email devono accedere a Looker e disporre delle autorizzazioni per accedere al modello su cui si basano i contenuti. Le consegne inviate da pianificazioni create in contenuti incorporati non includeranno i link a Looker.

Invia solo dati

Se selezioni l'opzione Invia solo dati, quando configuri le distribuzioni di look, dashboard e dashboard precedenti all'interno delle email, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome alla distribuzione, elencare i destinatari dell'email, selezionare un formato per i dati, definire l'attivatore o la frequenza di pubblicazione e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate.

Puoi controllare il riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di pubblicazione.

Il recapito delle email conterrà le seguenti informazioni:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email: per impostazione predefinita, si tratta del titolo della dashboard, di Look o della pubblicazione di Explore. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di qualsiasi contenuto Looker.
  • Un allegato di file contenente i contenuti di Looker o dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare il contenuto incorporato o allegato.

Con l'opzione Invia link e dati selezionata, quando configuri le email di distribuzione di Looks, dashboard e dashboard legacy, lo scheduler conterrà i campi per assegnare un nome alla distribuzione, elencare i destinatari dell'email, scegliere un formato per i dati, definire l'attivatore o la frequenza di pubblicazione e specificare ulteriori opzioni di pianificazione avanzate, tra cui scegliere se includere i link ai contenuti di Looker nel corpo dell'email.

Puoi controllare il riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di pubblicazione.

Il recapito delle email conterrà le seguenti informazioni:

  • Il nome del recapito nella riga dell'oggetto dell'email: per impostazione predefinita, si tratta del titolo della dashboard, di Look o della pubblicazione di Explore. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di qualsiasi contenuto Looker.
  • Un allegato di file contenente i contenuti di Looker o dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • Un link per Visualizzare la dashboard completa (per le distribuzioni della dashboard) o Visualizzare il report completo (per le pubblicazioni di tipo Look o Esplora).
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare il contenuto incorporato o allegato, ma il destinatario deve accedere a Looker per visualizzare il contenuto di Looker collegato all'email. Le consegne inviate da pianificazioni create in contenuti incorporati non includeranno i link a Looker.

Modificare l'opzione relativa alle norme sui dati via email

Anche se l'istanza di Looker avrà un'opzione predefinita del criterio dei dati via email selezionata in base alle impostazioni dell'istanza prima di un aggiornamento a Looker 7.8, gli amministratori di Looker possono modificare questa impostazione predefinita in qualsiasi momento accedendo alla pagina Email pianificate nel riquadro Admin (Amministrazione) in Avvisi e pianificazioni.

La modifica delle norme relative ai dati inviati via email può interrompere l'esecuzione di eventuali flussi di lavoro automatici esistenti. Gli amministratori devono verificare se gli utenti sono stati configurati e decidere come gestire le modifiche ai criteri relativi ai dati via email.

Quando decidi se cambiare le opzioni relative alle norme sui dati inviati via email, potrebbero esserci ulteriori considerazioni e compromessi. La tabella seguente mostra a livello generale cosa succede a una distribuzione pianificata quando gli amministratori passano da un'opzione all'altra per i criteri relativi ai dati email dell'istanza.

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Se stai passando all'opzione Invia solo link, verranno inviate tutte le nuove email inviate una tantum e pianificate contenenti solo link a Looker e al titolo dei contenuti di Looker piuttosto che a contenuti incorporati o allegati.

Anche le pianificazioni esistenti reindirizzeranno solo i link a Looker, anche se in precedenza era stata configurata l'invio di dati e visualizzazioni.

Le pianificazioni esistenti di un'istanza di Looker che avevano abilitato l'opzione del criterio relativo ai dati email Send Links and Data (Invia link e dati) ma non hanno abilitato la casella Include Links (Includi collegamenti) nella pianificazione non verranno consegnate. Queste pianificazioni vengono visualizzate nella pagina Cronologia scheduler del riquadro Amministratore con un errore che indica che l'opzione per includere i link nelle email pianificate deve essere attivata quando è attivato un criterio Solo invio link. La pianificazione deve essere ricreata per risolvere l'errore; la duplicazione della pianificazione non valida non risolve l'errore.

Destinatari esterni

Puoi utilizzare la pagina Email pianificate nella sezione Avvisi e pianificazioni del menu Amministratore per monitorare i dati inviati da Looker agli utenti che non sono utenti. La pagina Emailpeds (Pianificate) elenca tutti gli indirizzi email di cui è stata pianificata la ricezione di Look o dashboard, ma che non sono associati a uno degli account utente della tua istanza di Looker.

La tabella degli indirizzi email esterni visualizzata nella pagina mostra le seguenti informazioni:

Colonna Definizione
Email L'indirizzo email esterno.
Programmata per Il look o la dashboard di cui è stato programmato l'invio all'indirizzo email esterno. Ogni voce in questa colonna è un link alla dashboard o al look.
Pianificato da Il nome dell'utente di Looker che ha creato la pianificazione.