Configurações do administrador - E-mails programados

Política de dados enviados por e-mail

Ao enviar o conteúdo do Looker usando e-mail, é possível especificar se o conteúdo está anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo do e-mail ou fornecer um link de volta para o conteúdo no Looker ou ambos.

A página E-mails programados, acessível pelo painel Administrador em Alertas e programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados que se aplique a todas as entregas de e-mail novas e atuais que sejam válidas para o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando qualquer outro destino nativo ou serviços integrados do Looker pelo Hub de ação do Looker ou um hub de ação personalizado.

A política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração aplicável a todas as entregas de e-mail únicas ou novas ou existentes. Não é possível gerenciar a configuração no nível do modelo ou para entregas de e-mail específicas ou programadas.

A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções disponíveis para envio de e-mails:

  • Enviar somente link: os e-mails incluirão apenas um link e exigirão um login do Looker para exibir o visual ou o painel programado. O Looker recomenda essa opção para fornecer dados confidenciais.
  • Enviar dados somente: as tabelas e as visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas a e-mails.
  • Enviar links e dados: visualizações e tabelas de dados podem ser anexadas ou incorporadas a e-mails. É possível incluir links de volta no Looker para cada entrega.

Opções padrão da política de dados por e-mail

Após a atualização do Looker 7.8+ para o Looker 7.6 ou uma versão anterior do Looker, a opção Enviar links e dados será selecionada por padrão para as instâncias. Exceções incluem:

Com a opção Enviar somente link selecionada, quando você configurar entregas de Aparências, painéis e painéis legados para e-mail, o programador conterá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários do e-mail, definir o acionador ou a frequência dos entregas e especificar outras opções avançadas de programação.

Para verificar as configurações de exibição, acesse o Resumo na parte inferior do programador.

A entrega de e-mails conterá:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do painel a ser exibido, ou "Explorar". O Looker recomenda não usar dados ou informações confidenciais no título de qualquer conteúdo do Looker.
  • Um link para Ver painel completo (para entregas do painel) ou Ver relatório completo (para entregas do tipo "Olhar ou Explorar").
  • Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para ver o conteúdo programado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Para visualizar o conteúdo, os usuários que clicam no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo no qual o conteúdo é baseado. Envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluirão links de volta para o Looker.

Enviar dados apenas

Com a opção Enviar dados somente selecionada, quando você estiver configurando as entregas de Aparências, painéis e Painéis legados por e-mail, o programador conterá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários de e-mail, elevar o formato dos dados, definir o acionador ou a frequência de entrega e especificar opções avançadas de programação.

Confira o Resumo na parte inferior dos pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

A entrega de e-mails conterá:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do painel a ser exibido, ou "Explorar". O Looker recomenda não usar dados ou informações confidenciais no título de qualquer conteúdo do Looker.
  • Anexamos um arquivo com o conteúdo do Looker ou os dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail poderá ver o conteúdo incorporado ou anexado.

Com a opção Enviar links e dados selecionada, quando você configurar entregas de Aparências, painéis e painéis legados para e-mail, o programador conterá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários de e-mail, eletar um formato para os dados, definir o gatilho ou a frequência de entrega e especificar opções avançadas de programação, incluindo se serão incluídos links para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.

Confira o Resumo na parte inferior dos pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

A entrega de e-mails conterá:

  • O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, esse é o título do painel a ser exibido, ou "Explorar". O Looker recomenda não usar dados ou informações confidenciais no título de qualquer conteúdo do Looker.
  • Anexamos um arquivo com o conteúdo do Looker ou os dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • Um link para Ver painel completo (para entregas do painel) ou Ver relatório completo (para entregas do tipo "Olhar ou Explorar").
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que recebe o e-mail pode ver o conteúdo incorporado ou anexado, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para ver o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. Envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluirão links de volta para o Looker.

Alterar a opção da política de dados enviados por e-mail

Embora sua instância do Looker tenha uma opção padrão de política de dados por e-mail selecionada com base nas configurações da instância antes de uma atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem alterar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e programações.

Alterar sua política de dados de e-mail pode interromper todos os fluxos de trabalho automatizados configurados para usar e-mail. Os administradores devem verificar com os usuários se eles foram configurados e decidir como gerenciar as alterações na política de dados enviados por e-mail.

Pode haver outras considerações e compensações ao decidir se você quer mudar as opções de política de dados por e-mail. A tabela abaixo mostra detalhadamente o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções da política de dados de e-mail da instância.

Rem.

Se você estiver mudando para a opção Enviar somente link, todas as entregas de e-mail novas e únicas serão enviadas com apenas links para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado do Looker.

As programações existentes também enviarão somente links de volta ao Looker, mesmo que anteriormente a programação tenha sido configurada para enviar dados e visualizações.

As programações atuais de uma instância do Looker que ativaram a opção de política de dados por e-mail Enviar links e dados, mas não ativaram a caixa Incluir links na programação, não serão entregues. Essas programações são exibidas na página Histórico do programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa estar ativada quando uma política "Enviar link somente" estiver ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. A duplicação da programação inválida não resolve o erro.

Destinatários externos

Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados que estão sendo enviados do Looker para não usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail que estão programados para receber aparência ou painéis, mas que não estão associados a uma das suas contas de usuário da instância do Looker.

A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:

Coluna Definição
E-mail O endereço de e-mail externo.
Programado para A aparência ou o painel que está programado para ser enviado para o endereço de e-mail externo. Cada entrada nessa coluna é um link para o visual ou o painel.
Programado por O nome do usuário do Looker que criou a programação.