Configuración de administrador: Correos electrónicos programados

Política de datos enviada por correo electrónico

Cuando publicas contenido de Looker mediante correo electrónico, puedes especificar si el contenido está adjuntado al correo electrónico o incorporado en el cuerpo del correo electrónico, o proporcionar un vínculo al contenido en Looker o ambos.

La página Correos electrónicos programados, a la que se puede acceder desde el panel Administrador en Programas y alertas, permite que los administradores de Looker establezcan una política de uso compartido de datos que se aplique a todas las entregas de correos electrónicos únicos y programados que usen el destino de correo electrónico nativo de Looker. Esta política no se aplica a los correos electrónicos que se envían a través de ninguno de los otros destinos nativos o los servicios integrados de Looker mediante el Centro de acciones de Looker o un centro de acciones personalizado.

La Política de datos por correo electrónico seleccionada es una configuración que se aplica a todas las publicaciones de correo electrónico programadas, únicas o existentes. La configuración no se puede administrar a nivel del modelo ni para entregas de correos electrónicos únicos o programados.

La Política de Datos por Correo Electrónico incluye una de estas tres opciones para las entregas por correo electrónico:

  • Send Link Only: Los correos electrónicos solo incluirán un vínculo, y se requerirá el acceso a Looker para ver la apariencia o el panel programados. Looker recomienda esta opción para entregar datos sensibles.
  • Solo enviar datos: Las tablas y visualizaciones de datos se pueden adjuntar o incorporar en correos electrónicos.
  • Envía vínculos y datos: Las tablas y visualizaciones de datos se pueden adjuntar o incorporar en correos electrónicos. Los usuarios pueden optar por incluir vínculos a Looker para cada entrega.

Opciones predeterminadas de la política de datos que se envían por correo electrónico

Después de actualizar a Looker 7.8+ desde Looker 7.6 o una versión anterior de Looker, las instancias tendrán la opción Enviar vínculos y datos seleccionada de forma predeterminada. Excepciones:

Con la opción Solo vínculo de envío seleccionada, cuando configuras las entregas de Diseños, paneles y paneles heredados para el correo electrónico, el programador contendrá campos para asignar un nombre a la entrega, enumerar los destinatarios del correo electrónico, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.

Puedes consultar el Resumen en la parte inferior del programador para verificar la configuración de la publicación.

La entrega del correo electrónico contendrá:

  • El nombre de la publicación en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, este es el título del panel, Buscar o Explorar que se publica. Looker recomienda no usar datos sensibles ni información en el título de ningún contenido de Looker.
  • Un vínculo para ver el panel completo (para las entregas del panel) o Ver el informe completo (para las entregas de Explorar o Explorar).
  • Un mensaje que indica que el administrador de Looker requiere que accedas a Looker para ver el contenido programado.
  • Indica el usuario que envió o programó el contenido.

Para ver el contenido, los usuarios que hagan clic en el vínculo enviado por correo electrónico deben acceder a Looker y tener permisos para acceder al modelo en el que se basa el contenido. Las entregas por correo electrónico de los programas creados en el contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker.

Enviar solo datos

Con la opción Enviar solo datos seleccionada, cuando configuras las entregas de Looks, panels y paneles heredados para el correo electrónico, el programador contendrá campos para nombrar tu entrega, enumerar los destinatarios del correo electrónico, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.

Puede verificar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.

La entrega del correo electrónico contendrá:

  • El nombre de la publicación en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, este es el título del panel, Buscar o Explorar que se publica. Looker recomienda no usar datos sensibles ni información en el título de ningún contenido de Looker.
  • Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
  • Indica el usuario que envió o programó el contenido.

Cualquier persona que reciba el correo electrónico puede ver el contenido incorporado o adjunto.

Con la opción Enviar vínculos y datos seleccionada, cuando configuras las entregas de Diseños, paneles y paneles heredados para el correo electrónico, el programador contendrá campos para asignar un nombre a la entrega, enumerar los destinatarios del correo electrónico, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales, como seleccionar si se incluirán vínculos al contenido de Looker en el cuerpo del correo electrónico.

Puede verificar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.

La entrega del correo electrónico contendrá:

  • El nombre de la publicación en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, este es el título del panel, Buscar o Explorar que se publica. Looker recomienda no usar datos sensibles ni información en el título de ningún contenido de Looker.
  • Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
  • Un vínculo para ver el panel completo (para las entregas del panel) o Ver el informe completo (para las entregas de Explorar o Explorar).
  • Indica el usuario que envió o programó el contenido.

Cualquier persona que reciba el correo electrónico puede ver el contenido incorporado o adjunto, pero el destinatario debe acceder a Looker para ver el contenido de Looker vinculado desde el correo electrónico. Las entregas por correo electrónico de los programas creados en el contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker.

Cómo cambiar su opción de política de datos enviada por correo electrónico

Si bien tu instancia de Looker tendrá una opción predeterminada de política de datos enviada por correo electrónico según la configuración de la instancia antes de una actualización a Looker 7.8, los administradores de Looker pueden cambiar esta configuración predeterminada en cualquier momento desde la página Correos electrónicos programados en el panel Administrador, en Alertas y programas.

Si cambia la política de datos que se envía por correo electrónico, es posible que se interrumpan los flujos de trabajo automatizados existentes configurados para usar el correo electrónico. Los administradores deben consultar con sus usuarios si estos se configuraron y decidir cómo administrar los cambios en la política de datos que se envía por correo electrónico.

Puede haber consideraciones y compensaciones adicionales cuando decidas cambiar las opciones de la política de datos por correo electrónico. En la siguiente tabla, se muestra en detalle lo que ocurre con una entrega programada cuando los administradores cambian las opciones de la política de datos que se envían por correo electrónico de la instancia.

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Si cambia a la opción Enviar solo el vínculo, todas las entregas de correos electrónicos únicos y únicos programados se enviarán solo con vínculos a Looker y el título del contenido de Looker, en lugar de contenido de Looker incorporado o adjunto.

Las programaciones existentes también enviarán solo vínculos a Looker, incluso si anteriormente se configuró la programación para enviar datos y visualizaciones.

No se entregarán los programas existentes de una instancia de Looker que habilitaron la opción de política de datos por correo electrónico Enviar vínculos y datos, pero no habilitaron el cuadro Incluir vínculos. Estos programas se muestran en la página Historial del programador en el panel Administrador con un error que indica que la opción para incluir vínculos en correos electrónicos programados debe habilitarse cuando se habilita una política de solo vínculo de envío. La programación debe volver a crearse para resolver el error. Duplicar la programación no válida no resolverá el error.

Destinatarios externos

Puede usar la página Correos electrónicos programados en la sección Programas de alertas del menú Administrador para supervisar los datos que se envían desde Looker a quienes no sean usuarios. En la página Correos electrónicos programados, se enumeran todas las direcciones de correo electrónico que están programadas para recibir estilos o paneles, pero que no están asociados con una de las cuentas de usuario de su instancia de Looker.

La tabla de direcciones de correo electrónico externas que aparece en la página muestra la siguiente información:

Columna Definición
Correo electrónico Es la dirección de correo electrónico externa.
Programado para El diseño o panel que está programado para enviarse a la dirección de correo electrónico externa. Cada entrada de esta columna es un vínculo al estilo o panel.
Programado por El nombre del usuario de Looker que creó el programa.