Administratoreinstellungen – Geplante E-Mails

Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten

Wenn Sie Looker-Inhalte per E-Mail übermitteln, können Sie festlegen, ob sie an die E-Mail angehängt oder in den Text der E-Mail eingebettet werden sollen, oder einen Link zurück zu den Inhalten in Looker oder beide bereitzustellen.

Auf der Seite Geplante E-Mails, die über den Bereich Admin unter Benachrichtigungen und Planung zugänglich ist, können Looker-Administratoren eine Richtlinie für die Datenfreigabe festlegen, die für alle neuen und bestehenden einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen verwendet wird, die das native E-Mail-Ziel von Looker verwenden. Diese Richtlinie gilt nicht für E-Mails, die über andere Looker-Ziele oder integrierte Dienste von Looker über den Looker Action Hub oder einen benutzerdefinierten Aktions-Hub zugestellt werden.

Die ausgewählte Richtlinie für E-Mail-Daten ist eine Einstellung, die für alle neuen und bestehenden einmaligen oder geplanten E-Mail-Zustellungen gilt. Die Einstellung kann nicht auf Modellebene oder für bestimmte einmalige oder geplante E-Mail-Zustellungen verwaltet werden.

Die Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten enthält eine von drei Optionen für E-Mail-Zustellungen:

  • Nur Link senden: E-Mails enthalten nur einen Link und benötigen eine Looker-Anmeldung, um den geplanten Look oder das Dashboard aufzurufen. Looker empfiehlt diese Option, um sensible Daten bereitzustellen.
  • Nur Daten senden: Datentabellen und Visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden.
  • Links und Daten senden: Datentabellen und Visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden. Nutzer können für jede Auslieferung Links zu Looker hinzufügen.

Standardoptionen für Richtlinien per E-Mail

Nach der Aktualisierung auf Looker 7.8 oder höher von Looker 7.6 oder einer vorherigen Looker-Version ist für Instanzen standardmäßig die Option Links und Daten senden ausgewählt. Ausnahmen:

Wenn Sie bei der Einrichtung von Looks, Dashboards und Legacy-Dashboards für E-Mails die Option Nur Link senden ausgewählt haben, enthält der Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten von E-Mail-Empfängern, zum Festlegen des Triggers oder zur Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen erweiterter erweiterter Planungsoptionen.

In der Zusammenfassung unten im Planer können Sie die Auslieferungseinstellungen prüfen.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Zustellung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des zu sendenden Dashboards, des zu bearbeitenden Designs oder des Bereichs „Entdecken“. Looker empfiehlt, im Titel von Looker-Inhalten keine sensiblen Daten oder Informationen zu verwenden.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard anzeigen (für Dashboard-Bereitstellungen) oder Vollständigen Bericht aufrufen (für Look- oder Explore-Auslieferungen).
  • Eine Nachricht, die angibt, dass Sie für den Looker-Administrator in Looker angemeldet sein müssen, um die geplanten Inhalte ansehen zu können.
  • Der Nutzer, der den Inhalt gesendet oder geplant hat

Nutzer, die auf den Link in E-Mails klicken, müssen sich in Looker anmelden und die Zugriffsberechtigungen für das Modell haben, auf dem der Inhalt basiert. Per E-Mail versendete Sendungen aus Zeitplänen für eingebettete Inhalte enthalten keine Links zurück zu Looker.

Nur Daten senden

Wenn Sie bei der Einrichtung von Looks, Dashboards und alten Dashboards für E-Mails die Option Nur Daten senden auswählen, enthält der Planer Felder für die Zustellung der E-Mail, die Auflistung von E-Mail-Empfängern, die Auswahl eines Formats für die Daten, die Definition des Auslieferungs- oder Auslieferungsintervalls und die Angabe zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

Sie können die Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Zustellung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des zu sendenden Dashboards, des zu bearbeitenden Designs oder des Bereichs „Entdecken“. Looker empfiehlt, im Titel von Looker-Inhalten keine sensiblen Daten oder Informationen zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit den Looker-Inhalten oder eingebetteten Daten im Text der E-Mail, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Der Nutzer, der den Inhalt gesendet oder geplant hat

Jeder, der die E-Mail erhält, kann die eingebetteten oder angehängten Inhalte sehen.

Wenn Sie bei der Einrichtung von Looks, Dashboards und Legacy-Dashboards für E-Mails die Option Links und Daten senden auswählen, enthält der Planer Felder für die Zustellung der E-Mail, eine Liste der E-Mail-Empfänger, ein Format für die Daten, die Definition des Triggers oder der Häufigkeit sowie die Angabe zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen, einschließlich der Auswahl, ob Links zum Looker-Inhalt in der E-Mail hinzugefügt werden sollen.

Sie können die Zusammenfassung unten im Pop-up-Fenster Senden oder Planen überprüfen.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Zustellung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des zu sendenden Dashboards, des zu bearbeitenden Designs oder des Bereichs „Entdecken“. Looker empfiehlt, im Titel von Looker-Inhalten keine sensiblen Daten oder Informationen zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit den Looker-Inhalten oder eingebetteten Daten im Text der E-Mail, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard anzeigen (für Dashboard-Bereitstellungen) oder Vollständigen Bericht aufrufen (für Look- oder Explore-Auslieferungen).
  • Der Nutzer, der den Inhalt gesendet oder geplant hat

Jeder, der die E-Mail erhält, kann die eingebetteten oder angehängten Inhalte sehen. Der Empfänger muss sich jedoch in Looker anmelden, um die über die E-Mail verknüpften Looker-Inhalte sehen zu können. Per E-Mail versendete Sendungen aus Zeitplänen für eingebettete Inhalte enthalten keine Links zurück zu Looker.

Option für E-Mail-Datenrichtlinien ändern

Obwohl für die Looker-Instanz vor dem Update auf Looker 7.8 eine Standardoption für E-Mail-Datenrichtlinien ausgewählt wurde, können Looker-Administratoren diese Standardeinstellung jederzeit ändern. Rufen Sie dazu unter Benachrichtigungen die Seite Geplante E-Mails auf.

Wenn Sie Ihre Richtlinie für E-Mail-Daten ändern, funktionieren bestehende automatisierte Workflows, die für die Verwendung von E-Mails eingerichtet wurden, eventuell nicht mehr. Administratoren sollten die Nutzer fragen, ob sie diese eingerichtet haben, und entscheiden, wie sie Änderungen an der Richtlinie für E-Mail-Daten vornehmen möchten.

Bei der Entscheidung, ob Sie die Optionen für die E-Mail-Datenrichtlinie umstellen möchten, müssen möglicherweise weitere Punkte beachtet werden. Die folgende Tabelle zeigt, was mit einer geplanten Zustellung geschieht, wenn Administratoren die Optionen der E-Mail-Datenrichtlinie der Instanz wechseln.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn Sie

Wenn Sie zur Option Nur Link senden wechseln, werden alle neuen einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen gesendet, die nur Links zurück an Looker und den Titel der Looker-Inhalte enthalten, anstatt eingebettete oder angehängte Looker-Inhalte.

Vorhandene Zeitpläne senden außerdem nur Links zurück an Looker, selbst wenn der Zeitplan zuvor zum Senden von Daten und Visualisierungen eingerichtet wurde.

Vorhandene Zeitpläne aus einer Looker-Instanz, für die die Option E-Mail-Daten und Links senden aktiviert war, bei denen jedoch nicht das Kästchen Links einschließen im Zeitplan aktiviert war, werden nicht zugestellt. Diese Zeitpläne werden auf der Seite Zeitplan des Verlaufs im Steuerfeld Admin angezeigt. Diese Fehlermeldung gibt an, dass die Option zur Einbeziehung von Links in geplante E-Mails aktiviert sein muss, wenn die Richtlinie "Nur Link senden" aktiviert ist. Der Zeitplan muss neu erstellt werden, damit der Fehler behoben wird. Durch das Duplizieren des ungültigen Zeitplans wird der Fehler nicht behoben.

Externe Empfänger

Sie können die Seite Geplante E-Mails im Abschnitt Benachrichtigungen und Zeitpläne des Menüs Admin verwenden, um die Daten zu beobachten, die von Looker an Nicht-Nutzer gesendet werden. Auf der Seite Geplante E-Mails werden alle E-Mail-Adressen aufgelistet, die voraussichtlich Look oder Dashboards empfangen, aber nicht mit einem der Nutzerkonten Ihrer Looker-Instanz verknüpft sind.

Die Tabelle mit externen E-Mail-Adressen auf der Seite enthält die folgenden Informationen:

Säulendiagramm Definition
E-Mail Die externe E-Mail-Adresse.
Geplant für Das Design oder das Dashboard, das an die externe E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Jeder Eintrag in dieser Spalte ist ein Link zum Look oder Dashboard.
Geplant von Der Name des Looker-Nutzers, der den Zeitplan erstellt hat.