Sie können einen Zeitplan für den Versand erstellen und so einrichten, dass Sie und andere Nutzer regelmäßig eine PDF-Datei Ihres Looker Studio-Berichts erhalten. Die PDF-Datei kann einen Link zum ursprünglichen Bericht enthalten.
Hinweis : Wenn Sie einen Zeitplan für den Versand eines Berichts erstellen, bearbeiten oder löschen möchten, benötigen Sie Planungsberechtigungen für den Bericht oder müssen Bearbeiter oder Inhaber des Berichts sein.
Looker Studio
So erstellen Sie einen neuen Zeitplan für den Versand per E-Mail:
- Rufen Sie den Bericht auf, für den Sie einen Zeitplan erstellen möchten.
- Klicken Sie auf Teilen und wählen Sie dann Zustellung planen
aus .
Das Dialogfeld Zeitplan erstellen wird angezeigt. - Optional: Geben Sie eine Liste der Empfänger ein. Sie selbst sind immer in der Empfängerliste enthalten.
- Optional: Geben Sie einen benutzerdefinierten Betreff und eine Nachricht ein.
- Optional: Wählen Sie die Seiten aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
- Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, zu denen der Bericht das erste Mal gesendet werden soll.
- Legen Sie die Häufigkeit fest, mit der der Bericht gesendet werden soll.
- Klicken Sie auf Planen .
Wenn Sie einen personalisierten Zeitplan für das Senden eines Berichts erstellen möchten (z. B. immer dienstags und donnerstags oder an jedem zweiten Freitag), wählen Sie Benutzerdefiniert aus.
Looker Studio Pro
So erstellen Sie einen neuen Zeitplan für den Versand per E-Mail:
- Rufen Sie den Bericht auf, für den Sie einen Zeitplan erstellen möchten.
- Klicken Sie auf Teilen und wählen Sie dann Zustellung planen aus . Wenn Sie für diesen Bericht zum ersten Mal einen Zeitplan erstellen, klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Zeitplan hinzufügen .
Das Dialogfeld Zeitplan erstellen wird angezeigt. - Wählen Sie im Feld Ziel die Option E-Mail aus.
- Optional: Geben Sie eine Liste der Empfänger ein. Sie selbst sind immer in der Empfängerliste enthalten.
Hinweis : Wenn Sie Looker Studio Pro verwenden, kann Ihr Administrator die zulässigen Empfänger einschränken . Wenn Sie einen Empfänger eingeben, für den die Einschränkung gilt, wird in Looker Studio so lange eine Fehlermeldung angezeigt, bis Sie ihn entfernen. - Optional: Geben Sie einen benutzerdefinierten Betreff und eine Nachricht ein.
- Optional: Wählen Sie die Seiten aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
- Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, zu denen der Bericht das erste Mal gesendet werden soll.
- Legen Sie die Häufigkeit fest, mit der der Bericht gesendet werden soll.
- Klicken Sie auf Planen .
Wenn Sie einen personalisierten Zeitplan für das Senden eines Berichts erstellen möchten (z. B. immer dienstags und donnerstags oder an jedem zweiten Freitag), wählen Sie Benutzerdefiniert aus.
Funktionsweise des geplanten E-Mail-Versands
Mit dem geplanten Versand per E-Mail können Sie regelmäßig eine E-Mail mit einem PDF-Anhang des Berichts versenden. Diese E-Mail enthält außerdem eine Vorschau der ersten Seite des Berichts und einen Link zum vollständigen Dokument. Sie können weitere Empfänger hinzufügen, indem Sie die jeweiligen E-Mail-Adressen oder E-Mail-Aliasse für Gruppen eingeben.
In der PDF-Version werden die standardmäßigen Filtereinstellungen und Zeitraumeigenschaften des Berichts verwendet.
Wenn Sie die Werte der Filtereinstellungen für einen Zeitplan ändern möchten, bearbeiten Sie den Zeitplan und wählen Sie den Tab Filter aus. Auf diesem Tab werden alle Steuerelemente für Filter und alle Zeitraumeigenschaften im Bericht angezeigt. Sie können alle Werte der Filter-Steuerelemente ändern, können jedoch keine Steuerelemente hinzufügen oder löschen.
Wenn Sie die Standardwerte eines Filters in einem Bericht ändern, hat das keine Auswirkungen auf die Filterwerte für die Zeitpläne des Berichts. Wenn Sie einen Filter jedoch aus einem Bericht entfernen, wird er auch aus allen Zeitplänen des Berichts entfernt.
Hinweis:Der Tab Filter enthält nur Steuerelemente für Filter und Zeiträume. Schaltflächen und Steuerelemente für Daten werden hier nicht angezeigt. Außerdem können Sie auf dem Tab Filter keine Filtereigenschaften ändern. Weitere Informationen zu Steuerelementen und Filtereigenschaften
- Rufen Sie den Bericht auf, für den Sie den Zeitplan ändern möchten.
- Wählen Sie rechts oben Teilen und dann Zustellung planen aus .
- Looker Studio Pro-Nutzer: Wählen Sie einen Zeitplan aus.
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü
. - Wählen Sie Bearbeiten aus.
- Geben Sie die Details des neuen Zeitplans ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Zeitpläne sind standardmäßig aktiv. Wenn Sie den automatischen Berichtversand stoppen möchten, können Sie den Zeitplan entweder pausieren oder löschen:
- Rufen Sie den Bericht auf.
- Klicken Sie rechts oben auf Teilen und dann auf Zustellung planen .
- Looker Studio Pro-Nutzer: Wählen Sie einen Zeitplan aus.
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü .
- Wenn Sie Looker Studio Pro verwenden, können Sie den Zeitplan pausieren. Stellen Sie dazu den Schalter von Aktiv auf Inaktiv.
- Wenn Sie den Zeitplan löschen möchten, klicken Sie auf Zeitplan löschen
.
So senden Sie einen geplanten Bericht sofort:
- Rufen Sie den Bericht auf.
- Klicken Sie rechts oben auf Teilen und dann auf Zustellung planen .
- Looker Studio Pro-Nutzer: Wählen Sie einen Zeitplan aus.
- Klicken Sie auf Jetzt senden.
Looker Studio Pro-Funktionen
Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen sind für Looker Studio Pro-Nutzer verfügbar.
Zeitplan für den Versand per Google Chat erstellen (Pro-Funktion)
Looker Studio Pro-Nutzer können Berichte an einzelne Nutzer und Chatbereiche senden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Rufen Sie den Bericht auf, für den Sie einen Zeitplan erstellen möchten.
- Wählen Sie rechts oben Teilen und dann Zustellung planen aus .
- Looker Studio Pro-Nutzer: Wählen Sie im Feld Ziel die Option Google Chat aus.
Optional: Geben Sie eine Liste der Empfänger ein.
Hinweis : Wenn Sie Looker Studio Pro verwenden, kann Ihr Administrator die zulässigen Empfänger einschränken. Wenn Sie einen Empfänger eingeben, für den die Einschränkung gilt, wird in Looker Studio so lange eine Fehlermeldung angezeigt, bis Sie ihn entfernen.
Optional: Geben Sie einen benutzerdefinierten Betreff und eine Nachricht ein.
Optional: Wählen Sie die Seiten aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, zu denen der Bericht das erste Mal gesendet werden soll.
Legen Sie die Häufigkeit fest, mit der der Bericht gesendet werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.
Wie bei E-Mail-Zeitplänen können Sie auch auf einen Chat-Zeitplan Filter anwenden.
Funktionsweise des geplanten Google Chat-Versands
Beim geplanten Versand per Google Chat wird eine Nachricht an die ausgewählten Nutzer oder Gruppenbereiche gesendet. Gepostet wird sie über das Google Chat-Konto des Absenders des Zeitplans. Die Nachricht enthält die folgenden Elemente:
- den Bericht als PDF-Anhang
- einen Link zum Aufrufen des Berichts in Looker Studio
- einen Link zum Abbestellen, mit dem Nutzer oder Gruppenbereiche sich aus dem Zeitplan abmelden können
Mehrere Zeitpläne hinzufügen (Pro-Funktion)
Wenn Sie Looker Studio Pro verwenden, können Sie einem Bericht mehrere Zeitpläne hinzufügen.
- Wählen Sie rechts oben Teilen und dann Zustellung planen aus .
- Wenn Ihr Bericht keine Zeitpläne enthält, werden Sie aufgefordert, einen zu erstellen.
- Wenn Ihr Bericht mindestens einen Zeitplan hat, wird in Looker Studio eine Liste aller Zeitpläne für diesen Bericht angezeigt.
- Klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen.
Jeder Bericht kann bis zu 20 Zeitpläne umfassen. Jeder Nutzer, der Inhaber oder Bearbeiter des Berichts ist, kann darin Zeitpläne hinzufügen oder bearbeiten. Der Nutzer, der einen Zeitplan zuletzt bearbeitet und dabei den Schalter auf Aktiv gestellt hat, ist der Absender des Zeitplans.
Nach E-Mail-Adresse des Empfängers filtern (Pro-Funktion)
Looker Studio Pro-Nutzer können die Daten in geplanten Berichten, die per E-Mail versendet werden, personalisieren. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, müssen Sie zuerst für jede Datenquelle im Bericht, die Sie personalisieren möchten, ein Feld für die E-Mail-Adresse angeben. Wenn Sie dann einen Zeitplan erstellen oder bearbeiten, sehen Sie die Option Übermittelte Berichtsdaten nach E-Mail-Adresse des Empfängers filtern.
Hinweis : Die Funktion, nach der E-Mail-Adresse des Empfängers zu filtern, ist für Chat-Zeitpläne nicht verfügbar.
Einschränkungen und Fehlerbehebung
In den folgenden Abschnitten werden die Einschränkungen der geplanten Zustellung und einige gängige Schritte zur Fehlerbehebung beschrieben.
Einschränkungen beim geplanten E-Mail-Versand
Für den geplanten E-Mail-Versand gelten die folgenden Einschränkungen:
- Sie können maximal 50 Empfängeradressen angeben.
- Die Person, die den Zeitplan erstellt hat, muss in der Empfängerliste enthalten sein. Das Hinzufügen von weiteren Personen ist optional.
- In geplanten E-Mails werden maximal 5 Seiten des Berichts als Vorschau angezeigt. Die angehängte PDF-Datei umfasst aber alle ausgewählten Seiten.
- Der Zeitplan basiert auf der Zeitzone Ihres Betriebssystems. Diese Einstellung lässt sich in Looker Studio nicht ändern.
- Beim Bearbeiten eines Zeitplans können Sie keine Filter hinzufügen, die noch nicht im Bericht vorhanden sind, und auch keine Filter aus dem Bericht löschen.
- Für inaktive Zeitpläne können Sie keine Tests bearbeiten oder senden.
- Wenn Sie Looker Studio Pro nicht haben, kann jeder Bericht nur einen Zeitplan umfassen. Wenn Sie Looker Studio Pro verwenden, kann jeder Bericht bis zu 20 Zeitpläne haben.
- Sie können nur mehrere Zeitpläne für Berichte erstellen, wenn der Inhaber des Berichts Looker Studio Pro hat.
- Wenn Sie von Looker Studio Pro auf Looker Studio downgraden, bleibt der älteste erstellte E-Mail-Zeitplan für jeden Bericht aktiv. Zusätzliche Zeitpläne für diesen Bericht werden inaktiv.
Einschränkungen beim geplanten Google Chat-Versand
Für den geplanten Google Chat-Versand gelten die folgenden Einschränkungen:
- Der geplante Versand per Google Chat ist nur für Looker Studio Pro-Nutzer verfügbar.
- Sie müssen Inhaber oder Bearbeiter des Berichts sein, für den Sie einen Zeitplan erstellen möchten.
- Sie können geplante Berichte nur an Google Chat-Gruppenbereiche senden, in denen Sie Mitglied sind.
- Sie können geplante Berichte nur an Google Chat-Nutzer senden, die zu Ihrem Unternehmen gehören.
- Geplante Berichte können per Google Chat an maximal 10 einzelne Nutzer und 10 Chat-Gruppenbereiche versendet werden. Wenn Sie sie an mehr Empfänger senden möchten, müssen Sie zusätzliche Zeitpläne erstellen.
- Beim Versand per Google Chat können Sie nicht nach der E-Mail-Adresse des Empfängers filtern.
Warum wurde mein Bericht nicht zugestellt?
Wenn Ihre Berichte nicht gemäß dem von Ihnen festgelegten Zeitplan zugestellt werden, kann eines der folgenden Probleme vorliegen.
- Wenn der heruntergeladene Bericht einen Fehler enthält, wird er nicht gesendet. Prüfen Sie, ob er sich manuell herunterladen lässt.
- Wenn Sie Looker Studio Pro verwenden, kann Ihr Administrator die Empfänger einschränken, an die Sie Inhalte senden dürfen. Wenn für mindestens einen Empfänger eines Zeitplans eine Einschränkung gilt, wird der Zeitplan nicht gesendet. In Looker Studio wird im Dialogfeld Zeitplan ansehen ein Fehler angezeigt und eine E-Mail-Warnung an den Nutzer gesendet, der den Zeitplan zuletzt bearbeitet hat. Entfernen Sie alle von der Einschränkung betroffenen Empfänger, um die Zustellung des Zeitplans fortzusetzen.