עדכון של מספר הזמנת הרכש

מספר הזמנת רכש (נקרא גם מספר PO, מספר IO, קוד CPE או קוד לקוח) הוא מספר זיהוי שמופיע בכותרת של החשבוניות. כאן מוסבר איך מגדירים או מעדכנים את מספר הזמנת הרכש שמשויך לחשבון שמחויב בחשבונית החודשית.

ההרשאות שנדרשות לניהול של מספרי הזמנות רכש

כדי להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש בחשבון שמחויב בחשבונית חודשית, צריך תפקיד שכולל את ההרשאה הבאה בחשבון לחיוב ב-Cloud:

כדי לקבל את ההרשאה הזו, צריך לבקש מהאדמין להקצות לכם את התפקיד אדמין של חשבון לחיוב בחשבון לחיוב ב-Cloud.

למידע נוסף על הרשאות חיוב:

הצגת הזמנת הרכש שמשויכת לחשבון שמוגדר לתשלום בחשבונית

כדי להציג את הזמנת הרכש שמופיעה בכל חשבונית:

  1. נכנסים לדף Documents במסוף Google Cloud .

    כניסה לדף Documents

  2. בהודעה שמופיעה, בוחרים את החשבון לחיוב ב-Cloud שרוצים להציג.

  3. בטבלה Documents מחפשים את העמודה Purchase order. אם הערך ריק לגבי חשבונית מסוימת, המשמעות היא שלא הוגדר מספר הזמנת רכש בחשבון לחיוב ב-Cloud בזמן הנפקת החשבונית.

הגדרה ועדכון של מספר הזמנת רכש

כדי להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש שמשויך לחשבון לחיוב ב-Cloud שמוגדר לתשלום בחשבונית:

  1. נכנסים לדף Documents במסוף Google Cloud .

    כניסה לדף Documents

  2. בהודעה שמופיעה, בוחרים את החשבון לחיוב ב-Cloud שרוצים להציג.

  3. בדף Documents לוחצים על ‏ Set purchase order number.

  4. מזינים את מספר הזמנת הרכש החדש.

  5. לוחצים על OK.

המספר החדש של הזמנת הרכש ישויך לחשבוניות הבאות בזמן הנפקתן. כדי לעדכן את מספר הזמנת הרכש בחשבונית שכבר הונפקה, צריך להנפיק מחדש את החשבונית.

אם אתם נמצאים בדף Documents בחשבון לחיוב ב-Cloud, והלחצן Set purchase order number לא מוצג או שאי אפשר ללחוץ עליו, יכולות להיות לזה כמה סיבות (למשל):

  • החשבון לחיוב ב-Cloud שמוצג לא מוגדר לתשלום באמצעות חשבונית, אלא כחשבון אונליין בניהול עצמי לתשלום אוטומטי. אפשר להגדיר מספרי הזמנות רכש רק בחשבון לחיוב ב-Cloud שמוגדר לחיוב בחשבונית.
  • אין לכם בחשבון לחיוב ב-Cloud את ההרשאות שדרושות כדי להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש שמשויך לחשבון לחיוב בחשבונית. צריך לפנות לאדמין של החשבון לחיוב ב-Cloud.

עדכון של מספר הזמנת הרכש בחשבוניות שכבר הונפקו

כדי לשנות את מספר הזמנת הרכש בחשבוניות שכבר הונפקו, אחרי הגדרת מספר חדש להזמנת הרכש צריך להנפיק מחדש בנפרד כל חשבונית שרוצים לעדכן.

עושים זאת כך:

  1. בטבלה Documents, לוחצים על השורה של החשבונית הרצויה כדי להציג את הפרטים שלה. נפתחת תיבת דו-שיח עם פרטים מכותרת המסמך, כולל מספר החשבונית או התעודה, הסכום, הסטטוס, מספר הזמנת הרכש, פרטי החשבון ועוד.
  2. בחלק הימני העליון של תיבת הדו-שיח של החשבונית, בוחרים באפשרות Actions.
  3. כדי לבקש עדכון לחשבונית, כולל עדכון של מספר הזמנת הרכש, בוחרים באפשרות Regenerate invoice with updated information.
  4. קוראים את הודעת האישור Request status, ואז לוחצים על Got it כדי לחזור לטבלה Documents. שימו לב שלכל חשבונית שאתם בוחרים להנפיק מחדש, תצטרכו לחכות 48 שעות לפני שתוכלו להגיש בקשת שינוי נוספת לאותה חשבונית.

כדי לעדכן את מספר הזמנת הרכש בחשבונית נוספת, צריך לחזור על הפעולות הקודמות אחרי שהחשבונית האחרונה הונפקה.