使用团队工作区的最佳实践和提示

本页介绍了使用团队工作区的最佳实践、提示和常见使用情形。本页面的信息将帮助您高效、自信地创建和使用团队工作区，并仅在必要时分享内容。本页面还提供了常见命名惯例和场景的示例。

创建具有特定用途或焦点的团队工作区

创建和整理团队工作区时，请考虑特定的重点或用途。这有助于您实现以下目标：

  • 让团队工作区井然有序、高效且易于维护。
  • 帮助用户更快速便捷地访问所需信息。

例如，您可以实现以下结构，以确保团队工作区井然有序且高效：

  • 每个包含共享资产的跨职能项目对应一个团队工作区
  • 为每个团队或地理位置（例如亚太地区的营销团队）创建单独的团队工作区，其中包含每个团队的特定资产
  • 用于报告环境（例如开发、预演或生产报告）的单独团队工作区

如需更具体的指导，请参阅团队工作区的常见使用场景中的示例。

通过 Google 群组管理成员资格

Google 群组可以帮助您管理团队工作区成员资格，方法是自动向群组成员授予对群组有权访问的团队工作区的访问权限。这种方法有两大优势：

  • 新群组成员对报告和数据源的访问权限与现有群组成员相同。
  • 您无需为每位新成员手动配置访问权限。

有选择地分享内容

以下提示可帮助您有目的地在团队工作区内共享内容。

  • 仅向每个用户授予必要的权限。

    将用户或群组添加到团队工作区后，这些用户将能够在相应团队工作区中创建、添加和查看资源。对于还需要能够添加和移除团队工作区成员的用户，请根据需要为其分配“内容管理员”或“管理员”角色。

  • 分享单个资产以供有限访问。

    如果有人只需访问团队工作区中的某个报告或数据源，则您可以仅共享相应资源，而无需授予其团队工作区成员权限。

如需详细了解 Looker Studio 中的不同团队工作区角色，请参阅角色和权限。

使用命名惯例

为帮助用户查找团队工作区，并避免团队工作区中的命名冲突，请统一整个组织的命名惯例。例如：

  • 您的公司在不同区域都有销售部门，您可以为各个销售区域分别创建团队工作区。要区分这些团队工作区，请将区域或区域缩写作为它们的前缀。
  • 您可以通过添加前缀来指示状态，例如向已完成的项目添加 [归档]，或向正在进行的项目添加 [进行中]。
  • 若要区分与外部人员共享的团队工作区和与内部人员共享的团队工作区，请添加前缀 [外部] 或 [内部]。
  • 使用标签指明团队工作区的用途，例如，对于包含预制作资源的团队工作区，使用 [预制作]；对于包含制作资源的团队工作区，使用 [制作]。标签可帮助团队成员了解工作区的用途以及每个团队工作区包含的资源类型。

团队工作区的常见使用场景

本部分包含一些示例，说明如何使用本文档中概述的原则来有效且高效地利用团队工作区。

示例：团队协作

假设您希望营销团队的所有成员都能拥有一个共享空间，以便他们可以在其中创建和访问报告和数据源等营销内容。如需为团队创建此协作空间，请按以下步骤操作：

  1. 创建一个专门用于存放营销团队资产的团队工作区。
  2. 将营销团队的成员添加到该团队工作区。
  3. 为团队工作区中的团队成员提供贡献者角色。获得此访问权限后，他们便可在团队工作区内添加新内容和更新现有资源。
  4. 为需要能够添加或移除团队工作区成员的潜在客户和其他人提供“内容管理器”角色。

示例：生产环境

在此示例中，假设您有一个中央数据团队，负责创建要与整个公司共享的内容。

如需让团队控制其内容在开发过程中以及准备好投入生产时如何共享，请按以下步骤操作：

  1. 创建一个团队工作区，并为其指定一个标题，例如 Dev 或 Pre-prod，用于存放正在开发的内容。中央数据团队开发的预制作内容可以存储在此工作区中。
  2. 内容准备好分享后，团队工作区中具有“管理员”角色的用户可以将其移至生产工作区。此工作区可以具有“Prod”或“Production-specific”之类的标题。

示例：广告系列

假设您正在为特定客户制作广告系列，并且希望在一个位置管理所有与客户相关的内容。

请按以下步骤进行此操作：

  1. 创建一个专门用于客户广告系列的团队工作区。
  2. 将负责广告系列的人员添加到团队工作区，并根据以下条件分配角色：
    • Contributor 角色：需要能够为项目做出贡献但不需要能够管理成员访问权限的成员
    • 内容管理员角色或管理员角色：需要能够管理访问权限的用户，例如团队主管

这样可确保所有相关信息都集中在一处，并且只有需要查看这些信息的人员才能访问。

示例：标准模板

假设贵公司已发布各种分析的报告和指标，例如客户支持报告、营销活动报告、全公司范围内的 OKR 报告和项目更新。

您可以创建模板，供用户复制和自定义，以便他们更轻松地构建自己的自定义报告。如需创建专门用于标准模板的团队工作区，请按以下步骤操作：

  1. 创建一个专门用于标准模板的团队工作区。
  2. 将关键报告、已发布的报告或数据源移至此工作区。
  3. 将负责更新和维护模板的关键人员添加为内容管理员。
  4. 将公司范围的 Google 群组添加为报告的查看者。这样一来，公司中的每个人都可以查看这些报告，而无需修改模板，还可以使用和自定义报告副本。

这样可确保每个人都能访问模板，并且不会意外做出任何更改。

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